IA fantôme : pourquoi les employés contournent l'IT

L'IA fait désormais partie du travail quotidien de nombreux employés, souvent plusieurs fois par jour. Mais les outils vers lesquels ils se tournent ne sont pas toujours ceux officiellement fournis par le service informatique.

L'« IA fantôme » désigne l'utilisation de produits d'IA non autorisés au travail, notamment :

• Chatbot personnel
• Agents IA
• Comptes d'assistants IA

Environ la moitié des employés déclarent avoir utilisé l'IA d'une manière qui enfreint les politiques et directives de leur organisation, selon une enquête KPMG menée auprès de plus de 48 000 personnes dans 47 pays. Souvent, ils collent des informations d'entreprise sensibles dans des outils d'IA publics.

La solution de contournement est devenue un avertissement. Une étude BCG menée auprès de plus de 10 000 employés, gestionnaires et dirigeants a révélé que près de quatre sur dix estiment que leur entreprise ne fournit pas les bons outils.

Lorsque les employés utilisent des outils non approuvés, ils le font dans les situations suivantes :

• Rationné
• Plafonné
• Pire que ce qu'ils peuvent obtenir par eux-mêmes

Lorsque les outils approuvés sont suffisamment performants, la plupart des employés cessent de contourner le service informatique. La leçon à en tirer : la demande d'IA est forte, mais l'IA fantôme est souvent le signe d'un problème d'approvisionnement.

Qu'est-ce que l'IA fantôme ?

L'IA fantôme signifie que les employés utilisent leurs propres outils d'IA au travail au lieu de ceux fournis par leur organisation. Elle comprend :

• Des chatbots qui répondent aux questions
• Des agents qui effectuent des tâches de routine
• Des robots qui enregistrent et retranscrivent les réunions
• Assistants qui prennent en charge des routines de travail entières

Ces outils peuvent se connecter à des systèmes et applications de travail. Certains sont des produits autonomes, tandis que d'autres sont des fonctionnalités d'IA intégrées dans des outils, des appareils et des plateformes que les employés possèdent déjà, comme Copilot, Gemini et Apple Intelligence.

Dans une enquête menée auprès de 2 000 employés et commandée par BlackFog, une entreprise de sécurité, 58 % des utilisateurs d'IA fantôme ont déclaré s'appuyer sur des versions gratuites qui manquent souvent de :

• Sécurité de niveau entreprise
• Gouvernance des données
• Protections de la vie privée

principalement parce qu'ils privilégiaient la vitesse. Les hauts dirigeants ont déclaré utiliser l'IA fantôme près de deux fois plus souvent que le personnel subalterne.

L'utilisation par les employés peut être difficile à détecter. Une enquête de la Cloud Security Alliance a révélé que :

• 82 % des répondants ont déclaré que leurs organisations avaient des agents inconnus en cours d'exécution sur leurs systèmes
• 65 % avaient connu des incidents liés à des agents, notamment des expositions de données, des perturbations opérationnelles et des pertes financières

IA fantôme vs informatique fantôme

L'informatique fantôme est arrivée en premier. Aditya Patel, spécialiste de la sécurité cloud chez AWS, la qualifie de « cousine rebelle » de l'IA fantôme.

L'informatique fantôme désigne le moment où les employés contournent les produits technologiques préférés du service informatique de l'entreprise pour utiliser les leurs, parfois délibérément et parfois sans connaître les règles. Un employé se connecte à un compte personnel Google, Dropbox, WhatsApp ou Trello dans un navigateur Web sur un appareil professionnel, ou envoie par e-mail un document à une adresse personnelle pour le terminer chez lui.

Ce qui est nouveau avec l'IA fantôme, c'est son ampleur et sa persistance. Quelques exemples :

• Les données collées dans un outil public peuvent rester indéfiniment dans les systèmes d'un fournisseur
• Les agents et les assistants continuent de fonctionner pendant qu'un employé fait autre chose, travaillant sans relâche à travers les applications, les e-mails et les plateformes.

Les logiciels de surveillance de la sécurité traditionnels n'ont pas été conçus pour les repérer. Fermer un onglet de navigateur n'arrête pas le travail, qui est souvent invisible pour tout le monde, sauf pour la personne qui a formulé la requête.

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Exemples d'IA fantôme au travail

L'IA fantôme apparaît généralement dans quelques situations clés :

Pourquoi les employés utilisent une IA non autorisée

Les employés ont de nombreuses raisons d'utiliser des technologies informatiques non autorisées.

• Certains subissent des pressions pour utiliser l'IA, notamment de mauvaises évaluations de performance ou la perte de leur emploi, tandis que les outils fournis par leur employeur fonctionnent moins bien que ceux qu'ils utilisent chez eux.
• Ils se tournent vers le meilleur outil pour accomplir correctement le travail.
• D'autres trouvent l'outil approuvé trop long à arriver, trop complexe, trop rigide ou trop souvent défaillant.

L'utilisation intensive de l'IA peut s'avérer coûteuse, ce qui a poussé un certain nombre d'entreprises connues à plafonner les utilisateurs excessifs de « jetons ». En juin 2026, Uber a plafonné les dépenses de ses employés à 1 500 dollars par mois pour chaque outil de codage basé sur des agents, après avoir épuisé son budget d'IA annuel en quatre mois.

Le rationnement pousse certains employés à payer eux-mêmes pour la version grand public plutôt que d'affronter une « tokenpocalypse ». Certaines des entreprises qui incitent leurs employés à utiliser l'IA sont également celles qui en restreignent l'accès.

Les employés contournent les limites.

• Ils collent des données d'entreprise dans un chatbot public pour rédiger un rapport.
• Ils utilisent un assistant personnel IA ou un outil de codage pour accélérer les tâches de routine.

Certains chercheurs qualifient cela d'« innovation des utilisateurs de l'ombre ». De nombreux employés ne réalisent jamais qu'ils violent une politique d'entreprise. Et parmi ceux qui ont utilisé l'IA en enfreignant les règles, environ la moitié seulement se font prendre, selon un sondage PagerDuty.

Ce qui peut mal tourner avec l'IA fantôme

Les risques se divisent en au moins cinq catégories :

1. Violations de la sécurité : Un outil non approuvé peut offrir aux attaquants une porte d'entrée vers les systèmes internes. Vercel, un fournisseur d'infrastructure Web, a révélé en avril 2026 que des hackers sophistiqués avaient infiltré ses systèmes après qu'un employé eut connecté une application tierce de Context.ai à un compte Google d'entreprise. Les attaquants se sont emparés des identifiants des clients et les données volées ont ensuite été proposées pour 2 millions de dollars.

2. Fuites de propriété intellectuelle : Des données exclusives peuvent quitter les serveurs contrôlés par l'entreprise par un simple copier-coller dans un chatbot. En mars 2023, des employés de Samsung ont collé du code source et des transcriptions internes confidentielles dans ChatGPT. La crainte était que d'autres utilisateurs puissent avoir accès à ces données. Samsung a interdit les outils d'IA générative quelques semaines plus tard.

3. Impacts réglementaires : Une violation ou un fait inventé par l'IA peut attirer l'attention des autorités de régulation, entraîner des amendes et nuire à la réputation. CB Financial Services, la société mère de Community Bank, a déposé un formulaire 8-K en mai 2026 auprès de la Securities and Exchange Commission, révélant un incident interne impliquant des informations sensibles sur des clients via une application d'IA non autorisée. Il s'agissait du premier dépôt 8-K connu suite à l'utilisation d'une IA fantôme.

4. Complications juridiques : Coller des informations confidentielles dans un chatbot grand public peut compromettre la protection des secrets commerciaux d'une entreprise. Dans une décision rendue en avril 2026, un juge fédéral de Californie a rejeté une plainte relative à un secret commercial « avec préjudice » au motif que le demandeur avait développé le matériel à l'aide de ChatGPT et n'avait pas pris de mesures raisonnables pour le préserver. Dans une autre affaire, un tribunal a jugé que les journaux de discussion d'IA personnels d'un accusé n'étaient pas protégés par le secret professionnel entre un avocat et son client ni par la doctrine du travail d'avocat, les rendant ainsi divulguables en justice.

5. Vie privée : Un robot de réunion peut enregistrer des personnes sans leur autorisation ni leur connaissance. Une affaire portée devant un tribunal de district américain contre Otter.ai se demande si un preneur de notes automatique peut enregistrer des participants sans le consentement de toutes les parties, et si Otter peut utiliser les conversations pour entraîner son modèle. Par ailleurs, en 2024, le chercheur Alex Bilzerian a déclaré au Washington Post qu'il avait renoncé à un accord après qu'Otter lui eut envoyé par e-mail la transcription complète d'une réunion qu'il avait déjà quittée, au cours de laquelle des investisseurs avaient discuté de faux pas stratégiques et de mesures manipulées.

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Pourquoi les interdictions échouent

Des entreprises ont interdit des produits d'IA spécifiques avant de faire marche arrière.

• Samsung a interdit les outils d'IA générative en 2023 et a adopté ChatGPT, Gemini et Claude à l'échelle de l'entreprise en 2026.
• Citigroup a restreint l'utilisation de ChatGPT en 2023 et a déployé ses propres outils d'IA auprès de ses employés en 2024.
• Après que l'Italie a bloqué ChatGPT en 2023, la production des développeurs de logiciels italiens a chuté de moitié environ pendant deux jours avant de se redresser, tandis que les téléchargements d'outils pour contourner le blocage ont fortement augmenté, ont découvert deux économistes dans un document de travail.
• Sur Reddit, un professionnel de la sécurité réseau a écrit qu'après que l'entreprise où il travaillait a bloqué ChatGPT, les employés se sont tournés vers les fonctionnalités d'IA intégrées aux applications professionnelles approuvées, qu'il était impossible de désactiver.

Les interdictions déplacent souvent le travail vers d'autres endroits au lieu d'arrêter l'utilisation non autorisée de l'IA.

• Dans le sondage KPMG, 67 % des employés interdisant les outils d'IA publics ont déclaré avoir introduit des informations sensibles ou protégées par le droit d'auteur dans un outil, contre 33 % dans les organisations sans politique officielle.
• Un blocage agressif pousse l'utilisation de l'IA vers les appareils personnels et limite ce que l'organisation peut voir, selon des recherches.
• Une capture d'écran ou une photo d'une page Web peut contourner les contrôles basés sur les fichiers.

Comment mettre fin aux solutions de contournement de l'IA fantôme

Les entreprises comptant moins d'IA fantôme font du chemin officiel le plus simple. Les politiques d'utilisation efficace de l'IA, la formation continue à l'alphabétisation en IA, les mesures de protection techniques et la responsabilité humaine constituent la base. Quatre pratiques vont plus loin :

• Choisissez l'outil que les employés auraient choisi de toute façon. Une étude de Recon Analytics a révélé que 68 % des employés disposant uniquement de Copilot le désignent comme leur principal outil d'IA, contre 8 % lorsqu'ils disposent de trois grands outils. Moderna a comparé son propre assistant à Copilot et ChatGPT Enterprise lors de tests utilisateurs, puis a choisi celui que les employés avaient le mieux noté.
• Fournissez l'alternative avant de restreindre la solution de contournement. Une étude australienne sur les professionnels des infrastructures critiques a révélé que plusieurs organisations n'avaient bloqué les outils d'IA publics qu'après avoir commencé à proposer l'option approuvée, une approche que les auteurs ont qualifiée de « priorité à la substitution ». « Si vous ne leur donnez pas les outils, ils trouveront un moyen de les obtenir », a déclaré un participant. Netskope Threat Labs, la division de recherche du fournisseur de sécurité cloud, a indiqué que l'utilisation de comptes d'IA personnels chez ses clients des services financiers était passée de 76 % à 36 % grâce à des solutions officielles, tandis que l'utilisation approuvée est passée de 33 % à 79 %.
• Proposez une gamme d'options de formation adaptées. Lors du projet pilote Copilot du gouvernement australien, trois quarts des personnes ayant reçu trois formes de formation ou plus se sont senties confiantes dans l'utilisation de l'outil, soit 28 points de pourcentage de plus que celles n'ayant reçu qu'une seule forme de formation. Une étude BCG a révélé que 18 % des employés n'ayant reçu aucune formation étaient des utilisateurs réguliers d'IA, contre 82 % de ceux ayant reçu entre cinq et dix heures d'instruction, de sessions en personne et de coaching. Seuls 36 % des employés se sont déclarés satisfaits de leur formation en IA, la jugeant trop courte ou superficielle.
• Commencez par les personnes qui souhaitent déjà un outil. Peter Tucker, alors directeur informatique chez IK Partners, une société de capital-investissement de 250 personnes, a utilisé une stratégie axée sur la demande sans aucun mandat pour atteindre 190 utilisateurs de ChatGPT Enterprise. Il a commencé avec 20 volontaires, qui sont devenus des défenseurs internes lorsqu'ils ont vu comment cela pouvait leur faire gagner du temps. Il a créé des connecteurs avec les outils avec lesquels les gens travaillaient déjà, notamment Exchange, Egnyte et Notion. Et il a animé des sessions volontaires avec un data scientist auxquelles 120 des 250 employés de l'entreprise ont assisté. BBVA est passé de 3 300 à 11 000 licences grâce à une formation dispensée à 250 dirigeants, dont son PDG, présentant l'outil de l'entreprise comme une alternative plus sûre à l'IA fantôme.

L'essentiel

Lorsque les employés contournent les outils fournis par leur entreprise, ils mettent en évidence les lacunes de ces derniers. Les bloquer ne fait que masquer cette information. Les entreprises qui affichent le moins d'IA fantôme fournissent un bon outil, choisissent celui que les employés auraient choisi de toute façon, et considèrent l'utilisation fantôme restante comme une liste de fonctionnalités encore manquantes.

Comment Perplexity peut aider

Perplexity Enterprise offre aux entreprises un outil sécurisé que les employés choisissent pour ses mérites, doté d'une connexion par compte professionnel que les administrateurs peuvent imposer ; de permissions basées sur les rôles afin que chacun ne voie que ce que l'informatique autorise ; d'agrumes d'audit à travers les entrées des utilisateurs, les étapes des agents et les réponses ; d'informations d'entreprise qui ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA ; et de liens vers ses sources sur chaque réponse afin que chacun puisse vérifier un fait avant de le transmettre à un client. Et le navigateur Comet for Enterprise respecte les normes de sécurité et les contrôles qu'une entreprise a déjà en place.

FAQ

Comment savoir si j'utilise de l'IA fantôme sans le vouloir ?

Vérifiez si un outil d'IA figure sur la liste approuvée de l'entreprise. Les extensions de navigateur, les outils de prise de notes et les fonctionnalités d'IA automatiques comptent tous, et la plupart de ceux qui enfreignent la politique ne s'en aperçoivent jamais.

Que dois-je faire si j'ai collé des données sensibles dans un outil d'IA personnel ?

Prévenez un membre de l'équipe informatique ou de sécurité le même jour, en lui indiquant précisément ce qui a été partagé. Les entreprises et les tribunaux traitent la divulgation rapide et volontaire différemment de la dissimulation, et les dommages matériels dépendent généralement de la rapidité avec laquelle l'accès peut être révoqué et les identifiants modifiés.

Et si un collègue amène un preneur de notes IA dans une réunion ?

Demandez avant que la conversation ne commence, car le choix d'un participant enregistre tout le monde. Les règles de consentement à l'enregistrement varient selon les États et couvrent toutes les personnes participant à un appel, et pas seulement l'hôte ; exprimez-vous donc rapidement ou demandez à ce que les parties sensibles ne soient pas transcrites.

Le fait de fournir un outil d'IA approuvé fait-il disparaître l'IA fantôme ?

Non, et rares sont les études fiables qui mesurent directement l'utilisation avant et après le lancement d'un outil approuvé. Des outils autorisés efficaces éliminent l'une des principales raisons d'aller voir ailleurs, mais une part de personnes continuera toujours d'utiliser les deux, et il vaut la peine de prêter attention à ce signal plutôt que de le punir.

Comment un manager peut-il faire la différence entre un problème de discipline et un problème d'outils ?

Observez ce que les gens utilisent et pourquoi. Si la solution de contournement fait gagner un temps précieux, elle révèle ce qui manque à l'outil approuvé. La réponse la plus pragmatique est de combler cette lacune. Le camouflage est généralement le signe d'une peur des conséquences, et non d'une mauvaise intention.