Auditez la configuration QuickBooks et répondez aux questions sur les paiements de fournisseurs

Aperçu

Computer peut importer un export QuickBooks ou se connecter directement pour effectuer un audit complet de la configuration ainsi que des requêtes financières spécifiques en une seule passe. Il recoupe le plan comptable, le fichier des fournisseurs, les factures, les paiements et le grand livre général afin de détecter les divergences, les écritures manquantes et les lacunes structurelles, puis répond aux questions avec des montants exacts et des détails de transactions.

Résultat clé

Computer a analysé QuickBooks (plan comptable, fournisseurs, factures, paiements de factures, détails du grand livre général) et a fourni deux éléments : une réponse directe à la question sur le paiement du fournisseur et un audit complet de la configuration.

Pour la réponse concernant le paiement du fournisseur, il a identifié le fournisseur du secteur de la construction (Skyline Construction LLC), et a répertorié dans un tableau clair deux paiements cumulés depuis le début de l'année (YTD) s'élevant à 1 350 000 $, avec les dates, les identifiants de paiement, les montants et les descriptions de mémo.

Pour l'audit de la configuration, il a exécuté une validation en sept parties couvrant l'exhaustivité du plan comptable, l'intégrité du fichier des fournisseurs, l'exactitude du statut des factures, le rapprochement entre factures et paiements, les contrôles des soldes du grand livre général et la détection des écritures manquantes. Il a mis en évidence cinq problèmes spécifiques, dont deux paiements absents du grand livre général (281 000 $ de dettes fournisseurs fictives), une discordance de statut de facture, un trop-payé apparent causé par une ventilation de paiement mal attribuée, et deux catégories de comptes manquantes (Capitaux propres et Passifs à long terme). Il a également confirmé ce qui fonctionne bien : toutes les transactions du grand livre général s'équilibrent, tous les identifiants de fournisseurs correspondent, les types de comptes principaux sont présents et les conditions sont cohérentes.

Le résultat est structuré de manière à transmettre directement la liste des problèmes à un teneur de livres ou à un comptable, avec des prochaines étapes claires pour chaque correction.

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Conseils

• Posez des questions de « vérification » et de « recherche » dans une seule consigne : Computer traite conjointement les requêtes de diagnostic et de recherche, ce qui vous évite d'avoir à effectuer des tâches séparées pour « est-ce bien configuré ? » et « combien ai-je dépensé ? »
• Soyez précis quant au fournisseur ou à la catégorie : Si vous avez plusieurs fournisseurs dans la construction, dites « Combien ai-je payé Skyline Construction cette année ? » pour éviter toute ambigüité. Ou formulez une demande plus large : « Ventilez tous les paiements aux fournisseurs par catégorie pour le T1. »
• Effectuez un suivi avec des corrections : Après avoir examiné les problèmes, demandez à Computer de « Rédiger les écritures de journal correctives pour les deux paiements manquants dans le grand livre général » ou de « Reclasser P-2002 sur B-1001 et B-1002 » pour obtenir des écritures exploitables que vous pourrez enregistrer directement.