Transformez vos fichiers budgétaires en résumé hebdomadaire des écarts

Aperçu

Computer utilise une automatisation hebdomadaire pour examiner les fichiers budgétaires, les dépenses réelles et les notes financières, aidant ainsi l'équipe Finance à anticiper les dépassements. Chaque examen compare les dépenses avec la semaine précédente, distingue les nouveaux problèmes des exceptions connues et produit un bref résumé contenant des questions destinées aux responsables du budget.

Délai d'obtention du premier résultat : lors du prochain examen hebdomadaire prévu le lundi ; demandez une exécution immédiate pour un premier exemple.

Difficulté : nécessite une configuration

Ce dont vous avez besoin

• Microsoft 365 connecté, afin que Computer puisse lire le classeur budgétaire, le suivi des dépenses réelles et les notes financières dans SharePoint.
• Un suivi des dépenses réelles pour la période d'examen ; connectez Snowflake pour une source d'entrepôt de données en direct, ou fournissez un export actuel.
• Des notes financières avec les responsables du budget et des explications pour les exceptions antérieures, afin que les questions de suivi reflètent ce qui est déjà connu.
• L'examen précédent, afin que Computer puisse identifier les problèmes nouveaux, aggravés, résolus et inchangés ; sans cela, le premier résumé établit une référence de base.
• Un seuil de matérialité, tel que 5 % ou 100 000 $, afin que le résumé se concentre sur les écarts qui méritent d'être examinés.

La requête

Ce que vous obtenez

Résumé hebdomadaire des écarts budgétaires

Extrait de la sortie de démonstration : Questions pour les responsables du budget

Prévoyez-vous des paiements anticipés supplémentaires pour le T4 en septembre ? Si c'est le cas, veuillez les ajouter à la prévision révisée.

Quelle est votre estimation révisée de l'atterrissage pour le T3, et le budget du T4 tient-il toujours ?

Devons-nous ouvrir un projet dédié ou continuer à imputer les coûts aux frais généraux (G&A) ?

Ouvrez le résumé d'exemple et la tâche initiale. L'exemple utilise des données d'entreprise fictives et des chiffres illustratifs.

• Résumé global : La position globale des dépenses et les problèmes nécessitant une attention particulière avant la prochaine prévision.
• Tableau des écarts : Budget, dépenses réelles, écart en dollars et en pourcentage, responsable et statut pour huit centres de coûts.
• Examen d'une semaine sur l'autre : Nouveaux problèmes, exceptions aggravées, éléments résolus et écarts précédemment expliqués.
• Questions aux responsables : Suivis spécifiques regroupés par responsable du budget, avec une date de réponse limite.
• Actions recommandées : Modifications de prévisions proposées, examens des dépenses et mises à jour de la liste de surveillance à approuver par l'équipe Finance.

Fourni sous forme de bref résumé écrit à examiner avec l'équipe Finance et à utiliser pour préparer les suivis auprès des responsables du budget ; le prochain examen prévu effectue une comparaison par rapport au résumé précédent.

Améliorer le résultat

• Ajouter du contexte : Incluez le dernier examen et les réponses des responsables afin que les problèmes résolus ne deviennent pas de nouvelles questions.
• Connecter plus de sources : Ajoutez Snowflake pour utiliser les données réelles de l'entrepôt de données au lieu d'un suivi actualisé manuellement.
• Préciser les éléments : Nommez les fichiers, la période de reporting et le seuil d'écart afin que la comparaison utilise une base cohérente.
• Demander le format souhaité : Spécifiez un résumé d'une page avec un tableau des écarts et des questions regroupées par responsable.
• Rendre l'opération récurrente : Programmez l'examen avant la réunion financière hebdomadaire et conservez chaque résumé pour la comparaison suivante.

Essayer une variante

• Examine le [budget, les dépenses réelles et les notes financières du département Marketing] par rapport au [résumé de la semaine dernière] et crée un résumé d'une page sur les nouveaux dépassements et les questions destinées au [responsable du budget du Marketing].
• Compare [le budget et les dépenses réelles de ce mois-ci] avec [l'examen du mois dernier] et crée un tableur des écarts matériels, des explications, des responsables et des questions ouvertes.
• Examine [le classeur budgétaire], le [suivi des dépenses réelles] et les [réponses des responsables] et crée une mise à jour de direction en deux diapositives sur les nouveaux risques et les décisions nécessaires avant [le verrouillage des prévisions].

Cas d'utilisation associés

• Préparer une mise à jour mensuelle des prévisions : Utilisez le résumé des écarts et les réponses des responsables pour identifier les hypothèses qui doivent être révisées.
• Auditer les dépenses fournisseurs : Enquêtez sur les fournisseurs et les factures à l'origine des centres de coûts signalés dans le résumé.
• Créer un tableau de bord de direction financière : Intégrez les exceptions budgétaires dans une vue plus large de la performance financière.