Sjena AI: Zašto zaposlenici zaobilaze IT i što je prekida

AI je sada dio svakodnevnog rada mnogih zaposlenika, često više puta dnevno. No alati za kojima posežu nisu uvijek službeni alati koje im IT daje.

„Sjena AI” je upotreba neodobrenih AI proizvoda na poslu, uključujući:

• Osobni chatbot
• AI agenti
• Računi AI asistenta

Otprilike polovica zaposlenika kaže da je koristila AI na načine koji krše politike i smjernice njihove organizacije, prema KPMG-ovom istraživanju koje je obuhvatilo više od 48 000 ljudi u 47 zemalja. Često lijepe osjetljive podatke tvrtke u javne AI alate.

Radno rješenje postalo je upozorenje. Istraživanje BCG-a koje je obuhvatilo više od 10 000 zaposlenika, menadžera i lidera pokazalo je da gotovo četvero od desetero njih kaže da njihova tvrtka ne isporučuje prave alate.

Zaposlenici koriste odobrenim alatima nedužne alate kada:

• Ograničeno
• Ograničeno
• Gore od onoga što mogu dobiti sami po sebi

Kada su odobreni alati dovoljno dobri, većina zaposlenika prestaje zaobilaziti IT. Pouka: Potražnja za AI-jem je velika, ali sjena AI je često znak problema s opskrbom.

Što je sjena AI?

Sjena AI znači da zaposlenici na poslu koriste vlastite AI alate umjesto onih koje im organizacija osigurava. To uključuje:

• Chatbotovi koji odgovaraju na pitanja
• Agenti koji obavljaju rutinske zadatke
• Botovi koji snimaju i prepisuju sastanke
• Asistenti koji rješavaju cijele radne rutine

Alati se mogu povezati s radnim sustavima i aplikacijama. Neki su samostalni proizvodi, dok su drugi AI značajke ugrađene u alate, uređaje i platforme koje zaposlenici već imaju, poput Copilota, Geminija i Apple Intelligencea.

U istraživanju 2000 zaposlenika koje je naručio BlackFog, sigurnosna tvrtka, 58% korisnika sjene AI izjavilo je da se oslanja na besplatne verzije kojima često nedostaju:

• Sigurnost na razini poduzeća
• Upravljanje podacima
• Zaštita privatnosti

uglavnom zato što su cijenili brzinu. Viši rukovoditelji izvijestili su da koriste sjenu AI gotovo dvostruko češće nego niže osoblje.

Korištenje od strane zaposlenika može biti teško otkriti. Istraživanje Cloud Security Alliancea otkrilo je sljedeće:

• 82% ispitanika izjavilo je da njihove organizacije imaju nepoznate agente koji rade na njihovim sustavima
• 65% je doživjelo incidente povezane s agentima, uključujući izloženost podataka, operativne poremećaje i financijske gubitke

Sjena AI vs. sjena IT

Sjena IT je došla prva. Aditya Patel, stručnjak za sigurnost u oblaku u AWS-u, naziva sjenu AI njezinim „buntovnim rođakom”.

Sjena IT opisuje situaciju kada radnici zaobilaze željene tehnološke proizvode korporativnog IT-ja i koriste vlastite, ponekad namjerno, a ponekad ne znajući pravila. Zaposlenik se prijavljuje na osobni Google, Dropbox, WhatsApp ili Trello račun u internetskom pregledniku na radnom uređaju ili e-poštom šalje dokument na osobnu adresu kako bi ga dovršio kod kuće.

Ono što je novo kod sjene AI jest razmjer i postojanost. Neki primjeri:

• Podaci zalijepljeni u javni alat mogu ostati u sustavima dobavljača na neodređeno vrijeme
• Agenti i asistenti nastavljaju raditi dok zaposlenik radi nešto drugo, radeći u pozadini u aplikacijama, e-pošti i na platformama

Tradicionalni softver za sigurnosni nadzor nije napravljen da ih vidi. Zatvaranje kartice preglednika ne zaustavlja rad, koji je često nevidljiv svima osim osobi koja je unijela upit.

Povećaj

Primjeri sjene AI na poslu

Sjena AI se obično pojavljuje u nekoliko ključnih situacija:

Zašto zaposlenici koriste neodobreni AI

Zaposlenici imaju mnogo razloga za korištenje neodobrenog IT-ja.

• Neki se suočavaju s pritiskom da koriste AI, uključujući loše ocjene radnog učinka ili gubitak posla, dok alati koje im poslodavac osigurava rade lošije od onih koje koriste kod kuće.
• Posežu za boljim alatom kako bi obavili posao kako treba.
• Drugi smatraju da odobreni alat prečesto sporo stiže, previše je složen, nefleksibilan ili prečesto u krivu.

Intenzivno korištenje AI-ja može postati skupo, što je navelo brojne poznate tvrtke da ograniče korisnike koji „maksimalno troše tokene”. U lipnju 2026. Uber je ograničio potrošnju zaposlenika na 1500 USD mjesečno za svaki alat za kodiranje agenata nakon što je potrošio svoj godišnji AI proračun u četiri mjeseca.

Ograničavanje prisiljava neke zaposlenike da sami plaćaju potrošačku verziju umjesto da se suoče s „tokenokalipsom.” Neke od istih tvrtki koje govore zaposlenicima da koriste AI također ograničavaju pristup njemu.

Zaposlenici zaobilaze ograničenja.

• Lijepe podatke tvrtke u javni chatbot kako bi izradili nacrt izvješća.
• Koriste AI osobnog asistenta ili alat za kodiranje kako bi ubrzali rutinske zadatke.

Neki istraživači ovo opisuju kao „inovaciju korisnika u sjeni.” Mnogi zaposlenici nikada ne shvate da krše politiku tvrtke. A među zaposlenicima koji su koristili AI protivno pravilima, prema PagerDutyjevom istraživanju, samo oko polovica bude uhvaćena.

Što može poći po zlu sa sjenom AI

Rizici se dijele u najmanje pet skupina:

1. Sigurnosni propusti: Neodobreni alat može napadačima dati put do internih sustava. Vercel, pružatelj web infrastrukture, objavio je u travnju 2026. da su sofisticirani hakeri probili njegove sustave nakon što je zaposlenik povezao aplikaciju treće strane s Context.ai na korporativni Google račun. Napadači su pobjegli s korisničkim vjerodajnicama, a ukradeni podaci kasnije su ponuđeni za 2 milijuna dolara.

2. Propuštanja intelektualnog vlasništva: Vlasnički podaci mogu napustiti poslužitelje pod kontrolom tvrtke jednim lijepljenjem u chatbot. U ožujku 2023., zaposlenici Samsunga zalijepili su izvorni kod i povjerljive interne prijepise u ChatGPT. Strah je bio da bi drugi korisnici mogli pristupiti tim podacima. Samsung je nekoliko tjedana kasnije zabranio generativne AI alate.

3. Regulatorni utjecaji: Kršenje pravila ili činjenica koju je izmislio AI mogu privući regulatorni nadzor, novčane kazne i štetu ugledu. CB Financial Services, matična tvrtka Community Banke, podnijela je obrazac 8-K u svibnju 2026. godine Komisiji za vrijednosne papire i burzu (SEC) u kojem je otkrila interni incident koji je uključivao osjetljive podatke kupaca korištenjem neovlaštene AI aplikacije. To je bila prva poznata prijava na obrascu 8-K podnesena kao odgovor na korištenje sjene AI.

4. Pravne komplikacije: Lijepljenje povjerljivih informacija u potrošački chatbot može ugroziti zaštitu poslovne tajne tvrtke. U odluci iz travnja 2026. savezni sudac u Kaliforniji odbacio je tužbu za poslovnu tajnu „uz predrasudu” jer je tužitelj razvio materijal pomoću ChatGPT-a i nije poduzeo razumna korake da ga održi povjerljivim. U zasebnoj presudi, sud je utvrdio da zapisnici osobnih AI razgovora optuženog nisu zaštićeni odvjetničkom tajnom niti doktrinom radnog proizvoda, što ih čini otkrivanima na sudu.

5. Privatnost: Bot za sastanke može snimati ljude bez njihova dopuštenja ili znanja. Slučaj na Okružnom sudu SAD-a protiv Otter.ai-ja postavlja pitanje može li automatski zapisničar snimati sudionike bez pristanka svih strana, i može li Otter koristiti razgovore za treniranje svog modela. Zasebno je 2024. godine istraživač Alex Bilzerian izjavio za The Washington Post da je odustao od posla nakon što mu je Otter e-poštom poslao cijeli prijepis sastanka s kojeg je već otišao, a na kojem su investitori raspravljali o strateškim pogrešnim koracima i manipuliranim mjernim podacima.

Povećaj

Zašto zabrane propadaju

Tvrtke su zabranile određene AI proizvode, a zatim promijenile smjer.

• Samsung je zabranio generativne AI alate 2023. godine i usvojio ChatGPT, Gemini i Claude na razini cijele tvrtke 2026. godine.
• Citigroup je ograničio ChatGPT 2023. godine i uveo vlastite AI alate za zaposlenike 2024. godine.
• Nakon što je Italija blokirala ChatGPT 2023. godine, produktivnost talijanskih softverskih programera pala je za otprilike pola tijekom dva dana, a zatim se oporavila, dok su preuzimanja alata za zaobilaženje blokade naglo porasla, otkrila su dva ekonomista u radnom dokumentu.
• Na Redditu je stručnjak za mrežnu sigurnost napisao da su se zaposlenici nakon što je tvrtka u kojoj je radio blokirala ChatGPT prebacili na AI značajke unutar odobrenih aplikacija tvrtke, koje se nisu mogle isključiti.

Zabrane često premještaju rad na druga mjesta umjesto da zaustave neovlaštenu upotrebu AI-ja.

• U KPMG-ovom istraživanju, 67% zaposlenika koji zabranjuju javne AI alate izjavilo je da su unijeli osjetljiv ili zaštićeni materijal u alat, u usporedbi s 33% u organizacijama bez službene politike.
• Agresivno blokiranje potiče korištenje AI-ja na osobnim uređajima i ograničava ono što organizacija može vidjeti, pokazuje istraživanje.
• Snimka zaslona ili fotografija web stranice mogu zaobići kontrole temeljene na datotekama.

Kako prekinuti radna rješenja sa sjenom AI

Tvrtke s manje sjene AI čine odobreni put lakšim. Učinkovite politike korištenja AI-ja, stalna obuka za pismenost o AI-ju, tehničke zaštitne mjere i ljudska odgovornost čine osnovu. Četiri praksa idu dalje:

• Odaberite alat koji bi zaposlenici ionako odabrali. Istraživanje Recon Analyticsa pokazalo je da je 68% zaposlenika kojima je dan samo Copilot navelo njega kao svoj glavni AI alat, u usporedbi s 8% kada su im bila dana tri glavna alata. Moderna je usporedila vlastitog asistenta s Copilotom i ChatGPT Enterpriseom u testiranju od strane korisnika, a zatim odabrala onaj koji su zaposlenici ocijenili najbolje.
• Osigurajte alternativu prije ograničavanja radnog rješenja. Australska studija stručnjaka za kritičnu infrastrukturu otkrila je da je nekoliko organizacija blokiralo javne AI alate tek nakon što su počele nuditi odobrenu opciju, pristup koji su autori nazvali „najprije supstitucija”. „Ako im ne date alate, pronaći će način da ih nabave”, rekao je jedan sudionik. Netskope Threat Labs, istraživački odjel pružatelja usluga računalstva u oblaku, izvijestio je da je korištenje osobnih AI računa kod njegovih klijenata u financijskim uslugama palo s 76% na 36% sa službenim rješenjima, dok je odobrena upotreba porasla s 33% na 79%.
• Pružite niz prilagođenih mogućnosti obuke. U testiranju Copilota australske vlade, tri četvrtine ljudi koji su primili tri ili više oblika obuke bili su sigurni u korištenje alata, što je 28 postotnih bodova više od onih koji su primili jedan oblik obuke. BCG-ovo istraživanje pokazalo je da je 18% zaposlenika koji nisu primili nikakvu obuku redovito koristilo AI, u usporedbi s 82% onih koji su primili pet do deset sati poduke, sesija uživo i coachinga. Samo 36% zaposlenika izjavilo je da je zadovoljno svojom obukom o AI-ju, nazivajući je previše kratkom ili površnom.
• Započnite s ljudima koji već žele alat. Peter Tucker, u to vrijeme IT direktor u IK Partnersu, privatnoj investicijskoj tvrtki s 250 zaposlenika, koristio je strategiju vođenu potražnjom bez ikakvog mandata kako bi dosegnuo 190 korisnika ChatGPT Enterprisea. Započeo je s 20 volontera, koji su postali interni zagovornici kada su vidjeli kako im to može uštedjeti vrijeme. Izgradio je konektore s alatima s kojima su ljudi već radili, uključujući Exchange, Egnyte i Notion. I vodio je dobrovoljne sesije s podatkovnim znancem kojima je prisustvovalo 120 od 250 zaposlenika tvrtke. BBVA je prešao s 3300 licenci na 11 000 uz obuku za 250 lidera, uključujući svog izvršnog direktora, predstavljajući alat tvrtke kao sigurniju alternativu sjeni AI.

Zaključak

Kada zaposlenici zaobilaze alate koje im tvrtka daje, točno pokazuju gdje ti alati podbacuju. Njihovo blokiranje skriva te informacije. Tvrtke s najmanje upotrebe sjene AI pružaju dobar alat, biraju onaj koji bi zaposlenici ionako odabrali i tretiraju svaku preostalu upotrebu u sjeni kao popis značajki koje još uvijek nedostaju.

Kako Perplexity može pomoći

Perplexity Enterprise pruža tvrtkama siguran alat koji zaposlenici biraju na temelju njegovih kvaliteta, s mogućnošću prijava pomoću radnog računa koju administratori mogu nametnuti; dozvole temeljene na ulogama tako da ljudi vide samo ono što IT dopušta; zapisivanje revizije za unose korisnika, korake agenata i odgovore; podatke tvrtke koji se nikada ne koriste za treniranje AI modela; i poveznice na izvore uz svaki odgovor kako bi svatko mogao provjeriti činjenicu prije nego što je proslijedi klijentu. A preglednik Comet za Enterprise slijedi sigurnosne standarde i kontrole koje tvrtka već ima uspostavljene.

Česta pitanja

Kako mogu znati koristim li sjenu AI bez namjere?

Provjerite nalazi li se AI alat na odobrenom popisu tvrtke. Proširenja preglednika, alati za bilješke i automatske AI značajke – sve se to računa, a većina ljudi koja prekrši pravilo toga uopće nije svjesna.

Što trebam učiniti ako sam zalijepio nešto osjetljivo u osobni AI alat?

Recite nekome u IT-ju ili sigurnosnom timu isti dan i recite im točno što je podijeljeno. Tvrtke i sudovi tretiraju brzo, dobrovoljno otkrivanje drugačije nego skrivanje, a praktična šteta obično ovisi o tome koliko se brzo pristup može opozvati i vjerodajnice promijeniti.

Što ako kolega s posla dovede AI zapisničara na sastanak?

Pitajte prije nego što razgovor počne, jer izbor jednog sudionika snima sve. Pravila o pristanku na snimanje razlikuju se ovisno o saveznoj državi i obuhvaćaju svaku osobu na pozivu, a ne samo domaćina, stoga se rano oglasite ili zatražite da se osjetljivi dijelovi ne prepisuju.

Gubi li se sjena AI pružanjem odobrenog AI alata?

Ne, i malo pouzdanih studija izravno mjeri korištenje prije i nakon pokretanja odobrenog alata. Učinkoviti sankcionirani alati uklanjaju jedan od najvećih razloga za izlazak van, ali dio ljudi će uvijek nastaviti koristiti oboje, i na taj signal se isplati obratiti pozornost umjesto kažnjavanja.

Kako menadžer može razlikovati disciplinski problem od problema s alatima?

Pogledajte za čim ljudi posežu i zašto. Ako radno rješenje štedi stvarno vrijeme, to otkriva što odobrenom alatu nedostaje. Najpraktičniji odgovor je ukloniti taj jaz. Skrivanje obično signalizira strah od posljedica, a ne lošu namjeru.