QuickBooks-beállítások auditálása és szállítói kifizetési kérdések megválaszolása

Áttekintés

A Computer képes beolvasni egy QuickBooks-exportot, vagy közvetlenül kapcsolódni, és egyetlen menetben elvégezni egy teljes beállítási auditot a specifikus pénzügyi lekérdezések mellett. Kereszthivatkozást készít a Számlatükörre, a szállítói törzsre, a számlákra, a kifizetésekre és a főkönyvre, hogy felszínre hozza az eltéréseket, a hiányzó tételeket és a szerkezeti hiányosságokat, majd pontos összegekkel és tranzakciós részletekkel válaszol a kérdésekre.

Főbb kimenetek

A Computer elemezte a QuickBooks adatait (Számlatükör, Szállítók, Számlák, Szállítói kifizetések, Főkönyv részletei), és két dolgot szállított: egy közvetlen választ a szállítói kifizetéssel kapcsolatos kérdésre és egy átfogó beállítási auditot.

A szállítói kifizetésre adott válasz keretében azonosította az építőipari szállítót (Skyline Construction LLC), és egy áttekinthető táblázatban felsorolt két év elejétől a tárgyidőszak végéig (YTD) szóló kifizetést, amelyek összesen 1 350 000 USD-t tesznek ki, a dátumokkal, a kifizetési azonosítókkal, az összegekkel és a közlemény leírásával együtt.

A beállítási audit részeként egy hétrészes validálást futtatott le, amely kiterjedt a Számlatükör teljességére, a szállítói törzs integritására, a számlaállapot pontosságára, a számla és kifizetés egyeztetésére, a főkönyvi egyenlegellenőrzésekre és a hiányzó tételek felderítésére. Öt specifikus problémát hozott a felszínre, beleértve a főkönyvből hiányzó két kifizetést (281 ezer USD fantom AP), egy számlaállapot-eltérést, egy hibásan allokált kifizetési felosztás által okozott látszólagos túlfizetést, valamint két hiányzó számlakategóriát (Saját tőke és Hosszú lejáratú kötelezettségek). Azt is megerősítette, ami jól működik: az összes főkönyvi tranzakció egyensúlyban van, az összes szállítói azonosító stimmel, az alapszámlatípusok jelen vannak, és a feltételek konzisztensek.

A kimenet úgy van felépítve, hogy a problémák listáját közvetlenül át lehessen adni egy könyvelőnek vagy számviteli szakembernek, az egyes javításokhoz tartozó világos következő lépésekkel.

Nagyítás

Tippek

• Kérdezze egyszerre az „ellenőrzést” és a „lekérdezést” egyetlen promptban: A Computer a diagnosztikai és a keresési lekérdezéseket együtt kezeli, így nincs szükség külön feladatokra a „helyesen van beállítva?” és a „mennyit költöttem?” kérdésekhez.
• Legyen pontos a szállítót vagy a kategóriát illetően: Ha több építőipari szállítója van, mondja azt, hogy „Mennyit fizettem a Skyline Constructionnek idén?”, hogy elkerülje a kétértelműséget. Vagy menjen tágabb körre: „Bontsd le az összes szállítói kifizetést kategóriák szerint az 1. negyedévre.”
• Kövesse nyomon javításokkal: A problémák áttekintése után kérje meg a Computert, hogy „Készítse el a helyesbítő vegyes bizonylatokat a két hiányzó főkönyvi kifizetéshez”, vagy „Sorolja át a P-2002-t a B-1001 és B-1002 között”, hogy olyan végrehajtható tételeket kapjon, amelyeket közvetlenül könyvelhet.