Alakítsa a költségvetési fájlokat heti eltérési összefoglalóvá

Áttekintés

A Computer heti automatizálás segítségével áttekinti a költségvetési fájlokat, a tényleges kiadásokat és a pénzügyi jegyzeteket, így a Pénzügy megelőzheti a túllépéseket. Minden áttekintés összehasonlítja a kiadásokat az előző héttel, elválasztja az új problémákat az ismert kivételektől, és rövid összefoglalót készít a költségvetési felelősöknek szóló kérdésekkel.

Idő az első eredményig: A következő ütemezett hétfői áttekintéskor; kérjen azonnali futtatást az első példához.

Nehézség: beállítást igényel

Amire szüksége van

• Csatlakoztatott Microsoft 365, hogy a Computer olvashassa a SharePointban lévő költségvetési munkafüzetet, a tényleges kiadások követőjét és a pénzügyi jegyzeteket.
• A vizsgált időszakra vonatkozó tényleges kiadások követője; csatlakoztassa a Snowflake-et élő adatelemzési forrásként, vagy adja meg az aktuális exportot.
• Pénzügyi jegyzetek a költségvetési felelősökkel és a korábbi kivételek magyarázataival, így a követő kérdések a már ismert információkat tükrözik.
• Az előző áttekintés, hogy a Computer azonosítani tudja az új, súlyosbodó, rendezett és változatlan problémákat; ennek hiányában az első összefoglaló határozza meg az alapszintet.
• Lényegességi küszöbérték, például 5% vagy 100 000 USD, hogy az összefoglaló a felülvizsgálatot igénylő eltérésekre fókuszáljon.

A lekérdezés

Amit visszakap

Heti költségvetési eltérési összefoglaló

Részlet a demó kimenetéből: Kérdések a költségvetési felelősök számára

Számít további Q4-es előre fizetésekre szeptemberben? Ha igen, kérjük, adja hozzá ezeket az újrafelosztáshoz.

Mennyi a módosított Q3-as zárási becslése, és érvényes még a Q4-es költségvetés?

Nyissunk meg egy erre a célra szolgáló projekt kódot, vagy könyveljünk továbbra is az általános és adminisztratív (G&A) költségekre?

Nyissa meg a példa összefoglalót és az eredeti feladatot. A példa fiktív vállalati adatokat és szemléltető számokat használ.

• Főcímes összefoglaló: Az általános kiadási pozíció és a következő előrejelzés előtt figyelmet igénylő problémák.
• Eltérési táblázat: Költségvetés, tényleges kiadások, dollárban és százalékban kifejezett eltérés, felelős és státusz nyolc költséghelyen keresztül.
• Hétről hétre történő áttekintés: Új problémák, súlyosbodó kivételek, lezárt tételek és a korábban megmagyarázott eltérések.
• Felelősöknek szóló kérdések: Költségvetési felelősenként csoportosított, specifikus utókövetések válaszadási határidővel.
• Javasolt intézkedések: Javasolt előrejelzés-módosítások, kiadás-áttekintések és figyelőlistás frissítések a Pénzügy általi jóváhagyásra.

Rövid, írásos összefoglalóként kerül kézbesítésre a Pénzüggyel való áttekintéshez és a költségvetési felelősök utókövetésének előkészítéséhez; a következő ütemezett áttekintés az előző összefoglalóhoz viszonyítva történik.

Tegye még jobbá

• Adjon hozzá kontextust: Tartalmazza az utolsó áttekintést és a felelősök válaszait, hogy a megoldott problémák ne váljanak új kérdésekké.
• Csatlakoztasson többet: Adja hozzá a Snowflake-et, hogy kézzel frissített követő helyett a raktár adatait használja.
• Mutasson a részletekre: Nevezze meg a fájlokat, a jelentéstételi időszakot és az eltérési küszöböt, hogy az összehasonlítás konzisztens alapon történjen.
• Kérje meg a formátumot: Határozzon meg egy egyoldalas összefoglalót eltérési táblázattal és felelősök szerint csoportosított kérdésekkel.
• Tegye ismétlődővé: Ütemezze be az áttekintést a heti pénzügyi megbeszélés elé, és őrizze meg az egyes összefoglalókat a következő összehasonlításhoz.

Próbáljon ki egy variációt

• Tekintse át [a Marketing költségvetését, a tényleges adatait és a pénzügyi jegyzeteit] [a múlt heti összefoglaló] alapján, és készítsen egy egyoldalas összefoglalót az új túllépésekről és [a Marketing költségvetési felelősének] szóló kérdésekről.
• Hasonlítsa össze [a e havi költségvetést és a tényleges adatokat] [az előző havi áttekintéssel], és készítsen táblázatot a lényeges eltérésekről, magyarázatokról, felelősökről és nyitott kérdésekről.
• Tekintse át [a költségvetési munkafüzetet], [a tényleges kiadások követőjét] és [a felelősök válaszait], és készítsen egy két diás vezetőségi frissítést az új kockázatokról és a [zárás] előtt szükséges döntésekről.

Kapcsolódó felhasználási eseteink

• Készítsen havi előrejelzés-frissítést: Használja az eltérési összefoglalót és a felelősök válaszait a felülvizsgálatot igénylő feltételezések azonosításához.
• Vizsgálja felül a szállítói kiadásokat: Vizsgálja meg az összefoglalóban megjelölt költséghelyek mögött álló beszállítókat és számlákat.
• Építsen ki pénzügyi vezetői irányítópultot: Hozza be a költségvetési kivételeket a pénzügyi teljesítmény átfogóbb nézetébe.