L'IA sul lavoro: una guida pratica per gli esecutori della conoscenza

Questo articolo spiega in dettaglio come gli operatori della conoscenza possono utilizzare l'IA per le attività ricorrenti che sottraggono tempo ogni settimana, non solo per domande estemporanee e attività di scrittura. Include prompt pronti all'uso, linee guida per l'utilizzo sicuro dell'IA e passaggi per integrare rapidamente e semplicemente l'IA nei propri flussi di lavoro.

Come usare l'IA sul lavoro

Gran parte del lavoro di conoscenza comporta un sovraccarico operativo che non è incluso nella descrizione della mansione: riunioni, amministrazione, rimanere informati, gestire le relazioni.

Queste attività sono spesso il punto di partenza ideale per iniziare a utilizzare l'IA, poiché l'output è facile da verificare e la posta in gioco in caso di errore è bassa.

Di seguito sono riportate 10 di queste attività e le modalità per sollecitare l'IA a fornire supporto per ciascuna di esse.

Nota: Alcuni strumenti di IA richiedono che il materiale di origine venga allegato o incollato direttamente. Altri possono recuperarlo autonomamente da una casella di posta connessa, da un drive o da schede del browser aperte. I prompt seguenti funzionano in entrambi i casi.

1) Rimanere informati

Nuovi articoli e note aggiornate si accumulano sullo stesso argomento e può essere una vera sfida tenersi al passo con gli eventi.

Gli strumenti di IA possono aiutarti a:

• Riconciliare fonti frammentate in un'unica risposta
• Rilevare contraddizioni o scostamenti di versione tra i documenti
• Riassumere ciò che è cambiato dall'ultimo aggiornamento
• Segnalare i punti di disaccordo tra le fonti

2) Comunicazione

Un aggiornamento di stato, un riepilogo, un check-in: la maggior parte delle comunicazioni di lavoro ripete sempre le stesse poche strutture, il che rende facile per l'IA scrivere una prima bozza decente.

Gli strumenti di IA possono aiutarti a:

• Bozzare email, aggiornamenti o documenti partendo da elenchi puntati
• Regolare il tono o la lunghezza per un pubblico diverso
• Riscrivere lo stesso aggiornamento per lettori diversi
• Individuare formulazioni poco chiare prima dell'invio

3) Riunioni

L'IA può aiutare a trasformare una conversazione in un registro tangibile di azioni successive e decisioni.

Gli strumenti di IA possono aiutarti a:

• Estrapolare azioni da intraprendere e responsabili da note o trascrizioni
• Bozzare il riepilogo subito dopo una chiamata
• Individuare impegni a cui nessuno è stato effettivamente assegnato
• Preparare un'agenda partendo dai punti aperti dell'ultima riunione

4) Pianificazione e definizione delle priorità

L'IA può facilitare l'organizzazione di un programma settimanale complesso, la gestione di molteplici impegni e una stima più accurata dei tempi.

Gli strumenti di IA possono aiutarti a:

• Trasformare scadenze in concorrenza in un ordine di operazioni
• Segnalare conflitti di programmazione prima che diventino un problema
• Separare ciò che è genuinamente urgente da ciò che sembra tale
• Verificare la plausibilità di un piano per accertarne il realismo

5) Analisi e processo decisionale

L'IA non sostituisce il giudizio umano, ma eccelle nell'aggregare, ordinare e confrontare informazioni complesse per semplificare il processo decisionale.

Gli strumenti di IA possono aiutarti a:

• Aggregare le informazioni rilevanti per prendere una decisione
• Rilevare i punti di accordo o disaccordo nel ragionamento
• Sottoporre a stress test un'ipotesi prima di basarvisi
• Organizzare i fattori in gioco

6) Produzione di deliverable

Gli strumenti di IA più sofisticati di oggi possono andare oltre la semplice risposta alle domande per creare diapositive, report, documenti o fogli di calcolo.

Gli strumenti di IA possono aiutarti a:

• Trasformare ricerche o note in una prima bozza di presentazione, foglio di calcolo o report
• Passare direttamente dal materiale grezzo a un documento formattato
• Strutturare un deliverable prima di dedicare tempo alla rifinitura
• Raccogliere le fonti contestualmente alla creazione

7) Sovraccarico amministrativo

L'IA può ridurre le attività manuali tediose, come l'inserimento o la categorizzazione di dati, l'etichettatura di file o la copia e incolla di informazioni da uno strumento all'altro in modo automatico.

Gli strumenti di IA possono aiutarti a:

• Categorizzare le spese e segnalare duplicati o voci mancanti
• Bozzare email di routine
• Trasformare una nota approssimativa in un documento condivisibile
• Compilare moduli ripetitivi utilizzando informazioni già in tuo possesso

8) Revisione e controllo qualità

L'IA è utile per individuare incongruenze all'interno di un singolo documento e riconciliare affermazioni tra più fonti, ad esempio segnalando quando una bozza si discosta dalla guida di stile.

Gli strumenti di IA possono aiutarti a:

• Rilevare numeri o affermazioni incoerenti in un documento
• Segnalare formulazioni poco chiare prima della pubblicazione
• Controllare una bozza rispetto a una checklist o a una guida di stile
• Individuare lacune tra una sezione iniziale e una successiva

9) Apprendimento

Acquisire familiarità con un argomento sconosciuto un tempo richiedeva una lettura lenta o un favore da parte di un collega impegnato.

Gli strumenti di IA possono aiutarti a:

• Ottenere rapidamente una comprensione operativa di uno strumento, un processo o un argomento non familiare
• Preparare domande a cui dovresti essere pronto a rispondere
• Spiegare un concetto al livello di cui hai bisogno
• Integrare le informazioni di base prima di parlare con un esperto

10) Gestione delle relazioni

Il contesto frammentato in email e note passate può essere difficile da ricostruire con poco preavviso, subito prima di una chiamata.

Gli strumenti di IA possono aiutarti a:

• Raccogliere il contesto prima di una conversazione: cosa è stato discusso, promesso o lasciato in sospeso
• Preparare un briefing prima di una chiamata con un cliente o uno stakeholder
• Monitorare gli elementi aperti nel corso di una relazione continuativa
• Bozzare un check-in che faccia riferimento a un reale contesto precedente

Come iniziare con l'IA senza irritare il team IT

Ogni prompt sopra indicato presuppone che lo strumento abbia accesso a informazioni aziendali reali e talvolta sensibili, quindi l'adozione preventiva di alcune abitudini impedisce che tale accesso diventi un problema in seguito.

• Verifica la presenza di un elenco di strumenti approvati prima di iniziare. La maggior parte delle aziende ne pubblica uno da qualche parte: una wiki IT, un portale di sicurezza, un documento di onboarding. Se non riesci a trovarne uno, chiedi direttamente anziché dare per scontato che non esista.
• Accedi tramite il SSO della tua azienda, non con un account personale. Un login personale non eredita i controlli sui dati, la traccia di audit o il processo di offboarding della tua azienda, pertanto il lavoro rimane al di fuori della visibilità dell'IT anche quando l'attività in sé riguarda il business aziendale.
• Conosci i livelli di dati della tua azienda, non limitarti a "sensibili o meno". La maggior parte delle aziende suddivide i dati in più di due categorie, ad esempio pubblici, interni, confidenziali e riservati, e ciò che può essere incollato in uno strumento potrebbe non esserlo per un altro. Rivolgiti all'IT o alla sicurezza se i livelli non sono documentati in modo evidente.
• Rimuovi gli identificatori prima di incollare, quando possibile. Sostituisci nomi reali, numeri di conto e dettagli dei clienti con segnaposto come {client_name} prima di incollare in uno strumento che non è stato formalmente approvato.
• Disattiva le opzioni di addestramento del modello. La maggior parte degli strumenti di IA dispone di un'impostazione, spesso etichettata come "migliora il modello" o "usa i miei dati per l'addestramento", che per impostazione predefinita include i tuoi input nei dati di addestramento. Controlla il pannello della privacy o delle impostazioni e disattivala a meno che lo strumento non sia stato specificamente approvato senza tale preoccupazione.
• Verifica a cosa può accedere uno strumento prima di connetterlo. Se prenota cose, invia contenuti o accede alla tua casella di posta, controlla quali autorizzazioni sta richiedendo e revoca l'accesso per qualsiasi elemento che non stai utilizzando attivamente.
• Chiedi se non sai se qualcosa è approvato. Un messaggio rapido all'IT o alla sicurezza è solitamente preferibile rispetto a scoprire a posteriori che uno strumento non era stato autorizzato.

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Come usare l'IA sul lavoro in modo più efficace

La maggior parte degli esecutori della conoscenza utilizza già l'IA in modo casuale: una domanda estemporanea, una bozza di email rapida, copia del risultato, fatto. Trattare un'attività come un progetto pilota di due settimane, anziché come una domanda estemporanea, è ciò che trasforma quell'uso occasionale in un significativo risparmio di tempo.

Ecco come iniziare:

1) Traccia un'intera settimana prima di apportare modifiche

Per cinque giorni lavorativi, registra ogni attività ripetitiva, il tempo necessario e il livello di tedio percepito. Esistono molteplici strumenti di tracciamento del tempo disponibili, ma una nota continua va benissimo: "Lunedì, 20 min, ordinato ricevute, leggermente fastidioso". Per venerdì, solitamente emerge spontaneamente un modello.

2) Scegli un'attività

Rivedi le note e scegli quale attività noiosa e dispendiosa in termini di tempo automatizzare per prima.

Ci sono alcuni fattori da considerare:

• L'attività si ripete più volte alla settimana?
• Il processo è relativamente coerente ogni volta?
• È rapido verificare l'output?
• Dipende da valutazioni discrezionali che variano a seconda della situazione?
• Un errore sarebbe facile da individuare e correggere?
• I dati di origine sono completi e affidabili?

Un aggiornamento di stato settimanale o una nota spese ricorrente sono adatti. Una presentazione per il consiglio di amministrazione trimestrale no. La posta in gioco e il tempo di revisione sono entrambi troppo elevati per un primo progetto pilota.

3) Definisci l'aspetto di un risultato "positivo" prima di testarlo

Scrivi una frase che descriva un output corretto o utilizzabile, definita prima di vedere ciò che l'IA produce.

Estrai tre esempi reali di output eseguiti manualmente (tre aggiornamenti di stato, tre note spese) e annota ciò che hanno in comune: lunghezza, struttura, livello di dettaglio.

Quindi chiediti cosa lo renderebbe inutilizzabile. A volte è più facile definire ciò che è buono nominando il fallimento. Includi l'opposto di ciascun fallimento nella definizione di un buon output.

Ad esempio, per un aggiornamento di stato, potrebbe essere: "Copre ciò che è stato spedito e ciò che è bloccato, in due paragrafi, con una riscrittura minima necessaria."

Per una nota spese, potrebbe essere: "Ogni riga ha una categoria e i duplicati sono segnalati."

4) Crea e testa il prompt

Inizia con una descrizione semplice dell'attività e della definizione di "positivo" del passaggio 3, quindi eseguila su due o tre istanze reali.

Dopo ogni esecuzione, confronta l'output con tale definizione e annota ciò che non va: sezione mancante, troppo lungo, tono errato. Aggiungi una riga al prompt che affronti quella specifica carenza, quindi eseguilo di nuovo.

Fermati una volta che l'output richiede solo una modifica minore, non una riscrittura. Salva la versione finale in un luogo facile da ritrovare: un documento aggiunto ai preferiti, un'app di note o una libreria di prompt condivisa, ad esempio.

5) Scegli un controllo di qualità

Scegli un elemento ripetibile da verificare manualmente. Per una nota spese, potrebbe significare confrontare i totali per categoria con l'esportazione grezza prima di inviarla. Esegui lo stesso controllo su ogni output per due settimane, anche quando inizia a sembrare affidabile.

6) Dopo due settimane, confronta con la linea di base.

Per ciascuna istanza, traccia il tempo impiegato dall'inizio alla fine dell'attività, incluso il passaggio di controllo, e confrontalo con il tempo registrato nel passaggio 1. Alla fine di due settimane, somma i dati per decidere se vale la pena mantenere l'automazione così com'è. In caso contrario, regola e riprova, oppure eliminala e scegli un'attività diversa.

Mettere in pratica quanto appreso

Scegli l'attività che consuma più tempo e compare con maggiore regolarità, esegui i passaggi del progetto pilota e annota quanto tempo o sforzo l'IA consente di risparmiare.

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FAQ

Cos'è l'IA sul lavoro?

È l'utilizzo di strumenti di IA, come assistenti connessi e chatbot, per facilitare le parti ricorrenti di un lavoro: rimanere informati, comunicare, pianificare, rivedere e svolgere attività amministrative, oltre alle domande estemporanee che la maggior parte delle persone pone già.

Quali sono esempi di IA sul lavoro?

Estrapolare azioni da intraprendere dalla trascrizione di una riunione, trasformare note grezze in un aggiornamento di stato, categorizzare una nota spese, creare una struttura di presentazione supportata da fonti e preparare una chiamata utilizzando il contesto passato sono cinque esempi comuni.

Quali sono i vantaggi dell'IA sul lavoro?

Il vantaggio più evidente è il tempo recuperato su attività che seguono uno schema prevedibile: riassumere, redigere bozze, categorizzare e rivedere lavori che richiedono tempo reale per essere eseguiti manualmente ma non necessitano di un giudizio approfondito.

Quali sono i pro e i contro dell'IA sul lavoro?

Il vantaggio consiste in prime bozze più rapide e minor tempo dedicato ad attività ripetitive. Lo svantaggio si manifesta quando il passaggio di controllo viene saltato: un riepilogo non verificato trattato come un fatto, una bozza inviata senza revisione o dati sensibili incollati in uno strumento che non è mai stato approvato per tale scopo.

Come si usa l'IA sul lavoro?

Inizia con un'attività ricorrente, traccia le modalità di esecuzione attuali per una settimana, definisci l'aspetto di un buon output, testa un prompt su alcune istanze reali e imposta un controllo fisso da eseguire su ogni output durante un progetto pilota di due settimane.

Quali sono i rischi dell'IA sul lavoro?

I rischi principali sono trattare l'output dell'IA come verificato quando non lo è, inviare dati sensibili attraverso uno strumento non approvato e consentire a un riepilogo generato dall'IA di sostituire una decisione, un'approvazione o un giudizio relazionale che richiede ancora l'intervento umano.

L'IA sostituirà i posti di lavoro?

Per la maggior parte del lavoro di conoscenza, l'IA sta sostituendo specifiche attività ripetitive all'interno di un ruolo piuttosto che il ruolo stesso. Le attività descritte in questa guida, comunicazione, amministrazione, prime bozze, sono quelle più soggette a modifiche, mentre il giudizio, la responsabilità e la costruzione delle relazioni rimangono in capo alla persona che svolge il lavoro.