Atlikite „QuickBooks“ sąrankos auditą ir atsakykite į klausimus apie mokėjimus tiekėjams

Apžvalga

Computer gali nuskaityti „QuickBooks“ eksportuotą failą arba prisijungti tiesiogiai ir vienu metu atlikti išsamų sąrankos auditą bei atsakyti į konkrečius finansinius klausimus. Sistema kryžminiu būdu patikrina sąskaitų planą, tiekėjų duomenų bazę, sąskaitas faktūras, mokėjimus ir didžiąją knygą, kad aptiktų neatitikimus, trūkstamus įrašus bei struktūrines spragas, o tuomet pateikia atsakymus su tiksliomis pinigų sumomis ir operacijų detalėmis.

Pagrindiniai rezultatai

Computer išanalizavo „QuickBooks“ duomenis (sąskaitų planą, tiekėjus, sąskaitas faktūras, sąskaitų apmokėjimus, didžiosios knygos detales) ir pateikė du dalykus: tiesioginį atsakymą į klausimą dėl mokėjimų tiekėjui ir išsamų sąrankos auditą.

Atsakydama į klausimą dėl mokėjimų tiekėjui, sistema nustatė statybų tiekėją („Skyline Construction LLC“) ir aiškioje lentelėje pateikė du mokėjimus nuo metų pradžios (YTD), kurių bendra suma yra 1 350 000 USD, nurodydama datas, mokėjimų ID, sumas bei mokėjimo paskirties aprašymus.

Atlikdama sąrankos auditą, sistema atliko septynių dalių patikrinimą, apimantį sąskaitų plano užbaigtumą, tiekėjų duomenų bazės vientisumą, sąskaitų būsenos tikslumą, sąskaitų ir mokėjimų suderinimą, didžiosios knygos likučių patikrinimą bei trūkstamų įrašų aptikimą. Ji išaiškino penkias konkrečias problemas, įskaitant du didžiojoje knygoje trūkstamus mokėjimus (281 tūkst. USD vaiduoklinio kreditorių įsiskolinimo), sąskaitos būsenos neatitikimą, akivaizdų permokėjimą dėl neteisingai paskirstyto mokėjimo bei dvi trūkstamas sąskaitų kategorijas (nuosavybę ir ilgalaikius įsipareigojimus). Ji taip pat patvirtino, kas veikia gerai: visos didžiosios knygos operacijos sutampa, visi tiekėjų ID atitinka, pagrindiniai sąskaitų tipai yra prieinami, o sąlygos išlieka nuoseklios.

Rezultatai suformuoti taip, kad problemų sąrašą būtų galima tiesiogiai perduoti buhalteriui ar apskaitininkui, pateikiant aiškius tolesnius žingsnius kiekvienai klaidai ištaisyti.

Padidinti

Patarimai

• Vienoje užklausoje pateikite ir „patikrinkite“, ir „papasakokite“: Computer vienu metu apdoroja diagnostines ir paieškos užklausas, todėl nereikia kurti atskirų užduočių klausimams „ar viskas teisingai nustatyta?“ ir „kiek išleidau?“
• Nurodykite konkrečius tiekėjus arba kategorijas: Jei turite kelis statybų sektoriaus tiekėjus, kad išvengtumėte dviprasmiškumo, klauskite: „Kiek šiais metais sumokėjau „Skyline Construction“?“ Arba paklauskite plačiau: „Pateikite visų mokėjimų tiekėjams pasiskirstymą pagal kategorijas už pirmąjį ketvirtį.“
• Pateikite tolesnes užklausas klaidų taisymui: Peržiūrėję problemas, paprašykite Computer „parengti korekcinius žurnalo įrašus už du trūkstamus didžiosios knygos mokėjimus“ arba „perkategorizuoti P-2002 tarp B-1001 ir B-1002“, kad gautumėte praktinius įrašus, kuriuos galėtumėte iškart užregistruoti.