Paverskite biudžeto failus savaidine nukrypimų suvestine

Apžvalga

Computer naudoja kas savaitę atliekamą automatizavimas, kad peržiūrėtų biudžeto failus, faktines išlaidas ir finansines pastabas, padėdamas finansų skyriui užkirsti kelią lėšų viršijimui. Kiekvienos peržiūros metu išlaidos lyginamos su praėjusia savaite, naujos problemos atskiriamos nuo žinomų išimčių ir parengiama trumpa suvestinė su klausimais biudžeto valdytojams.

Laikas iki pirmojo rezultato: Per kitą suplanuotą pirmadienio peržiūrą; paprašykite neatidėliotinai paleisti pirmajam pavyzdžiui.

Sudėtingumas: reikia sąrankos

Ko reikia

• Prijungtas „Microsoft 365“, kad Computer galėtų skaityti biudžeto darbų knygą, faktinių išlaidų sekiklį ir finansines pastabas „SharePoint“.
• Peržiūros laikotarpio faktinių išlaidų sekiklis; prijunkite „Snowflake“ kaip tiesioginį duomenų sandėlio šaltinį arba pateikite dabartinį eksportą.
• Finansinės pastabos su biudžeto valdytojais ir ankstesnių išimčių paaiškinimais, kad tolesni klausimai atspindėtų tai, kas jau žinoma.
• Ankstesnė peržiūra, kad Computer galėtų nustatyti naujas, prastėjančias, išspręstas ir nepakeistas problemas; be jos pirmoji suvestinė nustato atskaitos tašką.
• Reikšmingumo slenkstis, pvz., 5% arba 100 000 USD, kad suvestinė būtų skirta nukrypimams, kuriuos verta peržiūrėti.

Užklausa

Ką gaunate atgal

Savaitinė biudžeto nukrypimų suvestinė

Ištrauka iš demonstracinės išvesties: Klausimai biudžeto valdytojams

Ar tikitės kokių nors papildomų IV ketvirčio išankstinių apmokėjimų rugsėjo mėnesį? Jei taip, įtraukite juos į prognozės atnaujinimą.

Koks yra jūsų patikslintas III ketvirčio pabaigos įvertinimas ir ar IV ketvirčio biudžetas vis dar galioja?

Ar turėtume atidaryti tam skirtą projektas kodą, ar ir toliau registruoti išlaidas bendrosioms ir administracinėms išlaidoms?

Atidarykite pavyzdinę suvestinę ir pradinę užduotį. Pavyzdyje naudojami išgalvoti įmonės duomenys ir iliustratyvūs skaičiai.

• Pagrindiniai apibendrinimo punktai: Bendra išlaidų padėtis ir problemos, į kurias reikia atkreipti dėmesį prieš kitą prognozę.
• Nukrypimų lentelė: Biudžetas, faktinės išlaidos, piniginė ir procentinė išraiškos nukrypimai, valdytojas ir būsena aštuonifuose išlaidų centruose.
• Savaitės peržiūra: Naujos problemos, prastėjančios išimtys, išspręsti elementai ir anksčiau paaiškinti nukrypimai.
• Klausimai valdytojams: Konkretūs tolesni veiksmai, sugrupuoti pagal biudžeto valdytoją, nurodant atsakymo datą.
• Rekomenduojami veiksmai: Siūlomi prognozių pakeitimai, išlaidų peržiūros ir stebimųjų sąrašo atnaujinimai, kuriuos turi patvirtinti finansų skyrius.

Pateikiama kaip trumpa rašytinė suvestinė, skirta peržiūrėti su finansų skyriumi ir naudoti rengiant tolesnius veiksmus su biudžeto valdytojais; kita suplanuota peržiūra lyginama su ankstesne suvestine.

Patobulinkite

• Pridėkite konteksto: Įtraukite paskutinę peržiūrą ir valdytojo atsakymus, kad išspręstos problemos netaptų naujais klausimais.
• Prijunkite daugiau: Pridėkite „Snowflake“, kad naudotumėte duomenų sandėlio faktinius duomenis vietoj rankiniu būdu atnaujinamo sekiklio.
• Nurodykite konkrečius dalykus: Pavadinkite failus, ataskaitinį laikotarpį ir nukrypimo slenkstį, kad palyginimui būtų naudojamas nuoseklus pagrindas.
• Paprašykite formato: Nurodykite vieno puslapio suvestinę su nukrypimų lentele ir pagal valdytojus sugrupuotais klausimais.
• Padarykite pasikartojančiu: Suplanuokite peržiūrą prieš savaitinį finansų susitikimą ir saugokite kiekvieną suvestinę kitam palyginimui.

Išbandykite variantą

• Peržiūrėkite [rinkodaros biudžetą, faktinius duomenis ir finansines pastabas] palygindami su [praėjusios savaitės suvestine] ir sukurkite vieno puslapio suvestinę apie naujus išlaidų viršijimus bei klausimus [rinkodaros biudžeto valdytojui].
• Palyginkite [šio mėnesio biudžetą ir faktinius duomenis] su [praėjusio mėnesio peržiūra] ir sukurkite reikšmingų nukrypimų, paaiškinimų, valdytojų ir atvirų klausimų skaičiuoklę.
• Peržiūrėkite [biudžeto darbų knygą], [faktinių išlaidų sekiklį] ir [valdytojo atsakymus] bei sukurkite dviejų skaidrių vadovybės atnaujinimą apie naujas rizika ir sprendimus, kurių reikia prieš [prognozės užrakinimą].

Susiję naudojimo atvejai

• Paruoškite mėnesinės prognozės atnaujinimą: Naudokite nukrypimų suvestinę ir valdytojo atsakymus, kad nustatytumėte prielaidas, kurias reikia peržiūrėti.
• Patikrinkite tiekėjų išlaidas: Ištirkite tiekėjus ir sąskaitas faktūras, slypinčius už suvestinėje pažymėtų išlaidų centrų.
• Sukurkite finansų vadovybės skydelį: Perkelkite biudžeto išimtis į platesnę finansinių rezultatų apžvalgą.