Ēnas AI: Kāpēc darbinieki apiet IT un kas to izbeidz

AI tagad ir daudziem darbiniekiem ikdienas darba sastāvdaļa, bieži vien vairākas reizes dienā. Bet rīki, ko viņi izvēlas, ne همیشه ir oficiālie, ko viņiem sniedz IT.

"Ēnas AI" ir neapstiprinātu AI produktu izmantošana darbā, tostarp:

• Personīgais tērzēšanas robots
• AI aģenti
• AI asistenta konti

Aptuveni puse darbinieku norāda, ka ir izmantojuši AI veidos, kas pārkāpj viņu organizācijas politikas un vadlīnijas, saskaņā ar KPMG aptauju, kurā piedalījās vairāk nekā 48,000 cilvēku 47 valstīs. Bieži vien viņi ielīmē sensitīvu uzņēmuma informāciju publiskajos AI rīkos.

Apvedceļš ir kļuvis par brīdinājumu. BCG aptauja, kurā piedalījās vairāk nekā 10,000 darbinieku, vadītāju un līderu, atklāja, ka gandrīz četri no desmit norāda, ka viņu uzņēmums nenodrošina pareizos rīkus.

Kad darbinieki izmanto neapstiprinātus rīkus, viņi:

• Normēti
• Ierobežots
• Sliktāk nekā tas, ko viņi var iegūt paši

Kad apstiprinātie rīki ir pietiekami labi, vairākums darbinieku pārstāj apiet IT. Mācība: Pieprasījums pēc AI ir spēcīgs, bet ēn-AI bieži ir zīme par piegādes problēmu.

Kas ir ēn-AI?

Ēnas AI nozīmē, ka darbinieki darbā izmanto savus AI rīkus, nevis tos, ko nodrošina viņu organizācija. Tas ietver:

• Tērzēšanas roboti, kas atbild uz jautājumiem
• Aģenti, kas veic ikdienas uzdevumus
• Boti, kas ieraksta un atšifrē sanāksmes
• Asistenti, kas risina veselas darba rutīnas

Rīki var savienoties ar darba sistēmām un lietotnēm. Daži ir atsevišķi produkti, savukārt citi ir AI funkcijas, kas iebūvētas rīkos, ierīcēs un platformās, kuras darbiniekiem jau ir, piemēram, Copilot, Gemini un Apple Intelligence.

Drošības uzņēmuma BlackFog pasūtītā aptaujā, kurā piedalījās 2,000 darbinieku, 58% ēn-AI lietotāju norādīja, ka paļaujas uz bezmaksas versijām, kurām bieži trūkst:

• Uzņēmuma līmeņa drošība
• Datu pārvaldība
• Konfidencialitātes aizsardzība

galvenokārt tāpēc, ka viņi novērtēja ātrumu. Augstākā līmeņa vadītāji ziņoja par ēn-AI izmantošanu gandrīz divreiz biežāk nekā jaunākais personāls.

Darbinieku lietojumu var būt grūti atklāt. Cloud Security Alliance aptauja atklāja, ka:

• 82% respondentu norādīja, ka viņu organizācijās uz sistēmām darbojas nezināmi aģenti
• 65% bija piedzīvojuši ar aģentiem saistītus incidentus, tostarp datu noplūdi, darbības traucējumus un finansiālus zaudējumus

Ēnas AI pret ēnas IT

Ēnas IT bija pirmais. Aditya Patel, mākoņdrošības speciālists AWS, to sauc par ēn-AI "dumpīgo brālēnu".

Ēnas IT apraksta situāciju, kad darbinieki apiet korporatīvās IT vēlamos tehnoloģiju produktus un izmanto savus, dažkārt apzināti un dažkārt nezinot noteikumus. Darbinieks piesakās personīgajā Google, Dropbox, WhatsApp vai Trello kontā tīmekļa pārlūkprogrammā darba ierīcē vai nosūta dokumentu pa e-pastu uz personīgo adresi, lai pabeigtu mājās.

Jaunais ēn-AI ir mērogā un neatlaidībā. Daži piemēri:

• Publiskajā rīkā ielīmētie dati var palikt piegādātāja sistēmās nenoteiktu laiku
• Aģenti un asistenti turpina darboties, kamēr darbinieks dara kaut ko citu, strādājot visās lietojumprogrammās, e-pastos un platformās

Tradicionālā drošības uzraudzības programmatūra nebija izveidota, lai tos redzētu. Pārlūkprogrammas cilnes aizvēršana nepārtrauc darbu, kas bieži vien ir neredzams visiem, izņemot personu, kas to rosināja.

Izvērst

Ēnas AI piemēri darbā

Ēnas AI parasti parādās dažās galvenajās situācijās:

Kāpēc darbinieki izmanto neapstiprinātu AI

Darbiniekiem ir daudz iemeslu, lai izmantotu neapstiprinātu IT.

• Daži saskaras ar spiedienu izmantot AI, tostarp sliktiem snieguma novērtējumiem vai darba zaudēšanu, kamēr rīki, ko nodrošina darba devējs, darbojas sliktāk nekā tie, ko viņi izmanto mājās.
• Viņi izvēlas labāko, lai darbu paveiktu pareizi.
• Citi uzskata, ka apstiprinātais rīks ir pārāk lēns, lai nonāktu, pārāk sarežģīts, pārāk neelastīgs vai pārāk bieži kļūdās.

Liela AI lietošana var kļūt dārga, kas ir likusi vairākiem pazīstamiem uzņēmumiem ierobežot "tokenmaxxing" lietotājus. 2026. gada jūnijā Uber ierobežoja darbinieku tēriņus līdz 1,500 ASV dolāriem mēnesī katram aģentu kodēšanas rīkam pēc tam, kad četros mēnešos bija iztērējis savu ikgadējo AI budžetu.

Normēšana spiež dažus darbiniekus pašiem maksāt par patērētāju versiju, nevis saskarties ar "tokenpokalipsi." Daži no tiem pašiem uzņēmumiem, kas saka darbiniekiem izmantot AI, arī ierobežo piekļuvi tam.

Darbinieki apiet ierobežojumus.

• Viņi ielīmē uzņēmuma datus publiskajā tērzēšanas robotā, lai sagatavotu pārskatu.
• Viņi izmanto AI personīgo asistentu vai kodēšanas rīku, lai paātrinātu ikdienas uzdevumus.

Daži pētnieki to raksturo kā "ēnas lietotāju inovāciju." Daudzi darbinieki nekad neapzinās, ka pārkāpj uzņēmuma politiku. Un starp darbiniekiem, kuri izmantoja AI pret noteikumiem, saskaņā ar PagerDuty aptauju tiek pieķerti tikai aptuveni puse.

Kas var noiet greizi ar ēn-AI

Riski iedalās vismaz piecās grupās:

1. Drošības pārkāpumi: Neapstiprināts rīks var dot uzbrucējiem ceļu uz iekšējajām sistēmām. Tīmekļa infrastruktūras nodrošinātājs Vercel 2026. gada aprīlī atklāja, ka sarežģīti hakeri ielauzās tā sistēmās pēc tam, kad darbinieks pievienoja trešās puses lietotni no Context.ai uzņēmuma Google kontam. Uzbrucēji aiznesa klientu akreditācijas datus, un nozagtie dati vēlāk tika piedāvāti par 2 miljoniem dolāru.

2. Intelektuālā īpašuma noplūde: Īpašumtiesību dati var pamest uzņēmuma kontrolētos serverus ar vienu ielīmēšanu tērzēšanas robotā. 2023. gada martā Samsung darbinieki ielīmēja pirmkodu un konfidenciālus iekšējos atšifrējumus ChatGPT. Bažas bija par to, ka citi lietotāji varētu būt piekļuvuši datiem. Samsung dažas nedēļas vēlāk aizliedza ģeneratīvā AI rīkus.

3. Normatīvā ietekme: Pārkāpums vai AI izdomāts fakts var radīt regulējošo iestāžu uzmanību, naudas sodus un reputācijas kaitējumu. CB Financial Services, Community Bank mātesuzņēmums, 2026. gada maijā iesniedza 8-K veidlapu Vērtspapīru un biržu komisijā, kurā atklāja iekšēju incidentu, kas saistīts ar sensitīvu klientu informāciju, izmantojot neautorizētu AI lietotni. Tā bija pirmā zināmā 8-K veidlapa, kas iesniegta kā atbilde uz ēn-AI lietojumu.

4. Juridiskas sarežģītības: Konfidenciālas informācijas ielīmēšana patērētāju tērzēšanas robotā var apdraudēt uzņēmuma komercnoslēpuma aizsardzību. 2026. gada aprīļa lēmumā federālais tiesnesis Kalifornijā noraidīja komercnoslēpuma prasību "ar aizspriedumiem", jo prasītājs bija izstrādājis materiālu ar ChatGPT un nebija veicis saprātīgus pasākumus, lai saglabātu to konfidenciālu. Atsevišķā spriedumā tiesa noraidīja, ka atbildētāja personīgie AI tērzēšanas žurnāli nebija aizsargāti ar advokāta un klienta privilēģiju vai darba produkta doktrīnu, padarot tos atklājamus tiesā.

5. Privātums: Sanāksmju bots var ierakstīt cilvēkus bez viņu atļaujas vai ziņas. Lieta ASV Apgabaltiesā pret Otter.ai uzdod jautājumu, vai automātisks piezīmju veicējs var ierakstīt dalībniekus bez visu pušu piekrišanas un vai Otter var izmantot sarunas sava modeļa apmācībai. Savukārt 2024. gadā pētnieks Alekss Bilzerians (Alex Bilzerian) pastāstīja The Washington Post, ka viņš atteicās no darījuma pēc tam, kad Otter viņam pa e-pastu nosūtīja pilnu sapulces atšifrējumu, kuru viņš jau bija pametis, kurā investori apsprieda stratēģiskās kļūdas un manipulētus rādītājus.

Izvērst

Kāpēc aizliegumi neizdodas

Uzņēmumi ir aizlieguši konkrētus AI produktus un pēc tam mainījuši savu nostāju.

• Samsung 2023. gadā aizliedza ģeneratīvā AI rīkus un 2026. gadā visā uzņēmumā ieviesa ChatGPT, Gemini un Claude.
• Citigroup ierobežoja ChatGPT 2023. gadā un 2024. gadā ieviesa savus AI rīkus darbiniekiem.
• Pēc tam, kad Itālija 2023. gadā bloķēja ChatGPT, Itālijas programmatūras izstrādātāju izvade uz divām dienām samazinājās uz pusi un pēc tam atjaunojās, savukārt rīku lejupielādes, lai apvedtu bloķēšanu, strauji pieauga, darba dokumentā secināja divi ekonomisti.
• Vietnē Reddit tīkla drošības profesionālis rakstīja, ka pēc tam, kad uzņēmums, kurā viņš strādāja, bloķēja ChatGPT, darbinieki pārgāja uz AI funkcijām apstiprinātajās uzņēmuma lietotnēs, kuras nevarēja izslēgt.

Aizliegumi bieži vien pārvieto darbu uz citām vietām, nevis aptur neautorizētu AI lietošanu.

• Saskaņā ar KPMG aptauju, 67% darbinieku, kas aizliedz publiskos AI rīkus, norādīja, ka ir ievietojuši sensitīvus vai ar autortiesībām aizsargātus materiālus rīkā, salīdzinot ar 33% organizācijās bez oficiālas politikas.
• Agresīva bloķēšana piespiež izmantot AI personīgajās ierīcēs un ierobežo to, ko organizācija var redzēt, secina pētnieki.
• Tīmekļa lapas ekrānuzņēmums vai fotoattēls var apvest failu vadīklas.

Kā izbeigt ēn-AI apvedceļus

Uzņēmumi ar mazāku ēn-AI padara atstāto ceļu par vieglāko. Efektīva AI lietošanas politika, pastāvīga AI pratības apmācība, tehniskie drošības pasākumi un cilvēku atbildība ir pamats. Četraspraksu iet tālāk:

• Izvēlieties rīku, ko darbinieki būtu izvēlējušies jebkurā gadījumā. Aptauja no Recon Analytics atklāja, ka 68% darbinieku, kuriem tika dots tikai Copilot, nosauca to par savu galveno AI rīku, salīdzinot ar 8%, kad tika doti trīs galvenie rīki. Moderna lietotāju testēšanā salīdzināja savu asistentu ar Copilot un ChatGPT Enterprise, pēc tam izvēlējās to, ko darbinieki novērtēja visaugstāk.
• Nodrošiniet alternatīvu pirms apvedceļa ierobežošanas. Austrālijas pētījumā par kritisko infrastruktūru praktiķiem tika konstatēts, ka vairākas organizācijas bloķēja publiskos AI rīkus tikai pēc tam, kad sāka piedāvāt sankcionēto opciju, pieeju, ko autori nosauca par "aizstāšanu pirmajā vietā". "Ja jūs viņiem nedosiet rīkus, viņi atradīs veidu, kā tos iegūt," teica viens dalībnieks. Netskope Threat Labs, mākoņdrošības nodrošinātāja pētniecības nodaļa, ziņoja, ka personīgo AI kontu lietojums tās finanšu pakalpojumu klientiem samazinājās no 76% līdz 36% ar oficiālajiem risinājumiem, kamēr apstiprinātais lietojums pieauga no 33% līdz 79%.
• Nodrošiniet vairākas pielāgotas apmācības iespējas. Austrālijas valdības Copilot izmēģinājumā trīs ceturtdaļas cilvēku, kuri saņēma trīs vai vairākus apmācību veidus, bija pārliecināti par rīka lietošanu, kas ir par 28 procentpunktiem vairāk nekā tiem, kuri saņēma vienu apmācību veidu. BCG aptauja atklāja, ka 18% darbinieku, kuri nesaņēma nekādu apmācību, bija regulāri AI lietotāji, salīdzinot ar 82% no tiem, kuri saņēma piecas līdz desmit stundas ilgas instrukcijas, klātienes sesijas un koučingu. Tikai 36% darbinieku norādīja, ka ir apmierināti ar savu AI apmācību, nosaucot to par pārāk īsu vai virspusēju.
• Sāciet ar cilvēkiem, kuri jau vēlas rīku. Pīters Takers (Peter Tucker), kurš tajā laikā bija IT direktors IK Partners, 250 cilvēku privātā kapitāla firmā, izmantoja uz pieprasījumu balstītu stratēģiju ar nulles pilnvarojumu, lai sasniegtu 190 ChatGPT Enterprise lietotājus. Viņš sāka ar 20 brīvprātīgajiem, kuri kļuva par iekšējiem atbalstītājiem, kad redzēja, kā tas var ietaupīt viņu laiku. Viņš izveidoja savienotājus ar rīkiem, ar kuriem cilvēki jau strādāja, tostarp Exchange, Egnyte un Notion. Un viņš vadīja brīvprātīgas sesijas ar datu zinātnieku, kuras apmeklēja 120 no uzņēmuma 250 darbiniekiem. BBVA palielināja licences no 3,300 līdz 11,000, nodrošinot apmācību 250 vadītājiem, tostarp tā izpilddirektoram, pozicionējot uzņēmuma rīku kā drošāku alternatīvu ēn-AI.

Kopsavilkums

Kad darbinieki apiet rīkus, ko viņiem sniedz uzņēmums, viņi skaidri parāda, kur šie rīki ir nepietiekami. To bloķēšana šo informāciju paslēpj. Uzņēmumi ar vismazāko ēn-AI lietojumu nodrošina labu rīku, izvēlas to, ko darbinieki būtu izvēlējušies jebkurā gadījumā, un uztver jebkuru atlikušo ēn-AI lietojumu kā sarakstu ar funkcijām, kas joprojām trūkst.

Kā Perplexity var palīdzēt

Perplexity Enterprise sniedz uzņēmumiem drošu rīku, ko darbinieki izvēlas tā priekšrocību dēļ, piedāvājot pieteikšanos ar darba kontu, ko administratori var uzspiest; uz lomām balstītas atļaujas, lai cilvēki redzētu tikai to, ko IT atļauj; audita žurnālus lietotāju ievadstiepra, aģentu soļu un atbilžu līmenī; uzņēmuma informāciju, kas nekad netiek izmantota AI modeļu apmācībai; un saites uz tā avotiem katrā atbildē, lai ikviens varētu pārbaudīt faktu pirms tā nodošanas klientam. Un Comet for Enterprise pārlūkprogramma ievēro drošības standartus un kontroli, kas uzņēmumam jau ir ieviesta.

Bieži uzdotie jautājumi

Kā es varu uzzināt, vai es izmantoju ēn-AI bez nodoma?

Pārbaudiet, vai AI rīks ir uzņēmuma apstiprināto sarakstā. Pārlūkprogrammu pappaplašinājumi, piezīmju veikšanas rīki un automātiskās AI funkcijas – tas viss tiek ņemts vērā, un lielākā daļa cilvēku, kas pārkāpj politiku, to nekad neapzinās.

Kas man jādara, ja es ielīmēju kaut ko sensitīvu personīgā AI rīkā?

Tajā pašā dienā pastāstiet kādam no IT vai drošības komandas un precīzi pastāstiet, kas tika kopīgots. Uzņēmumi un tiesas ir izturējušās pret tūlītēju, brīvprātīgu atklāšanu citādi nekā pret slēpšanu, un praktiskais kaitējums parasti ir atkarīgs no tā, cik ātri var atsaukt piekļuvi un mainīt akreditācijas datus.

Ko darīt, ja kolēģis sapulcē ienes AI piezīmju veicēju?

Pajautājiet pirms sarunas sākuma, jo viena dalībnieka izvēle reģistrē visus. Ierakstīšanas piekrišanas noteikumi atšķiras atkarībā de štata un attiecas uz katru zvana dalībnieku, ne tikai uz rīkotāju, tāpēc runājiet agri vai lūdziet, lai sensitīvās daļas netiek atšifrētas.

Vai apstiprināta AI rīka nodrošināšana liek ēn-AI izzust?

Nē, un daži uzticami pētījumi tieši mēra lietojumu pirms un pēc apstiprināta rīka palaišanas. Efektīvi sankcionētie rīki novērš vienu no lielākajiem iemesliem iet ārpusē, bet daļa cilvēku vienmēr turpinās izmantot abus, un šim signālam ir vērts pievērst uzmanību, nevis sodīt.

Kā vadītājs var atšķirt disciplīnas problēmu no rīku problēmas?

Paskatieties, ko cilvēki izvēlas un kāpēc. Ja darba apvedceļš ietaupa reālu laiku, tas atklāj, kā apstiprinātajam rīkam trūkst. Praktiskākā atbilde ir novērst robu. Slēpšana parasti norāda uz bailēm no sekām, nevis ļaunprātīgu nolūku.