Shadow AI: Dlaczego pracownicy omijają IT i co z tym zrobić

Sztuczna inteligencja jest obecnie częścią codziennej pracy wielu pracowników, często wiele razy dziennie. Jednak narzędzia, po które sięgają, nie zawsze są oficjalnymi rozwiązaniami przekazanymi przez dział IT.

„Shadow AI” to korzystanie w pracy z nieautoryzowanych produktów sztucznej inteligencji, w tym:

• Osobisty chatbot
• Agenci AI
• Konta asystentów AI

Około połowa pracowników twierdzi, że korzystała z AI w sposób naruszający zasady i wytyczne ich organizacji – wynika z badania KPMG obejmującego ponad 48 000 osób w 47 krajach. Często wklejają oni poufne informacje firmowe do publicznych narzędzi sztucznej inteligencji.

Obchodzenie zasad stało się ostrzeżeniem. Badanie BCG obejmujące ponad 10 000 pracowników, menedżerów i liderów wykazało, że prawie czterech na dziesięciu twierdzi, iż ich firma nie zapewnia odpowiednich narzędzi.

Gdy pracownicy korzystają z nieautoryzowanych narzędzi:

• Wydzielone
• Z limitami
• Gorsze niż to, co mogą zdobyć sami

Gdy zatwierdzone narzędzia są wystarczająco dobre, większość pracowników przestaje omijać dział IT. Wniosek: Popyt na AI jest silny, ale shadow AI jest często oznaką problemu z podażą.

Czym jest shadow AI?

Shadow AI oznacza, że pracownicy korzystają w pracy z własnych narzędzi AI zamiast tych, które zapewnia organizacja. Obejmuje to:

• Chatboty odpowiadające na pytania
• Agenci wykonujący rutynowe zadania
• Boty, które nagrywają i transkrybują spotkania
• Asystenci radzący sobie z całymi rutynowymi czynnościami w pracy

Narzędzia te mogą łączyć się z systemami i aplikacjami służbowymi. Niektóre to produkty samodzielne, podczas gdy inne to funkcje sztucznej inteligencji wbudowane w narzędzia, urządzenia i platformy, z których pracownicy już korzystają, takie jak Copilot, Gemini czy Apple Intelligence.

W badaniu przeprowadzonym wśród 2 000 pracowników na zlecenie firmy zajmującej się bezpieczeństwem BlackFog, 58% użytkowników shadow AI stwierdziło, że polega na darmowych wersjach, którym często brakuje:

• Bezpieczeństwo klasy korporacyjnej
• Ład danych
• Ochrona prywatności

głównie dlatego, że cenzurowali szybkość. Wyższa kadra zarządzająca deklarowała korzystanie z shadow AI prawie dwukrotnie częściej niż personel niższy szczeblem.

Korzystanie przez pracowników bywa trudne do wykrycia. Badanie Cloud Security Alliance wykazało, że:

• 82% respondentów stwierdziło, że w ich systemach działają nieznani agenci
• 65% doświadczyło incydentów związanych z agentami, w tym ujawnienia danych, zakłóceń operacyjnych i strat finansowych

Shadow AI a shadow IT

Najpierw pojawiło się shadow IT. Aditya Patel, specjalista ds. bezpieczeństwa w chmurze w AWS, nazywa shadow AI jego „buntowniczym kuzynem”.

Shadow IT opisuje sytuację, w której pracownicy omijają preferowane produkty technologiczne korporacyjnego działu IT i korzystają z własnych, czasem celowo, a czasem nie znając zasad. Pracownik loguje się na osobiste konto Google, Dropbox, WhatsApp lub Trello w przeglądarce internetowej na urządzeniu służbowym albo wysyła dokument e-mailem na adres prywatny, aby dokończyć pracę w domu.

Nowością w przypadku shadow AI są skala i uporczywość. Przykłady:

• Dane wklejone do publicznego narzędzia mogą pozostać w systemach dostawcy na czas nieokreślony
• Agenci i asystenci działają w tle, podczas gdy pracownik zajmuje się czymś innym, pracując w aplikacjach, poczcie e-mail i na platformach

Tradycyjne oprogramowanie monitorujące bezpieczeństwo nie zostało stworzone do ich wykrywania. Zamknięcie karty przeglądarki nie zatrzymuje pracy, która jest często niewidoczna dla nikogo poza osobą, która wydała polecenie.

Powiększ

Przykłady shadow AI w pracy

Shadow AI zazwyczaj pojawia się w kilku kluczowych sytuacjach:

Dlaczego pracownicy korzystają z nieautoryzowanej sztucznej inteligencji

Pracownicy mają wiele powodów, by korzystać z nieautoryzowanego ocretu IT.

• Niektórzy odczuwają presję, by korzystać z AI, w tym słabe oceny wyników lub utratę pracy, podczas gdy narzędzia dostarczane przez pracodawcę działają gorzej niż te, z których korzystają w domu.
• Sięgają po lepsze narzędzie, aby wykonać zadanie poprawnie.
• Inni uważają, że zatwierdzone narzędzie pojawia się zbyt wolno, jest zbyt złożone, mało elastyczne lub zbyt często się myli.

Intensywne korzystanie z sztucznej inteligencji może stać się kosztowne, co skłoniło wiele znanych firm do ograniczenia użytkowników zużywających zbyt wiele tokenów („tokenmaxxing”). W czerwcu 2026 roku Uber ograniczył wydatki pracowników do 1500 USD miesięcznie na każde narzędzie do kodowania oparte na agentach po tym, jak wyczerpał swój roczny budżet na AI w ciągu czterech miesięcy.

Racjonowanie zmusza niektórych pracowników do samodzielnego opłacania wersji konsumenckiej, zamiast stawiać czoła „tokenokalipsie”. Niektóre z tych samych firm, które nakazują pracownikom korzystanie z AI, jednocześnie ograniczają do niej dostęp.

Pracownicy obchodzą ograniczenia.

• Wklejają dane firmowe do publicznego chatbota, aby sporządzić raport.
• Korzystają z osobistego asystenta AI lub narzędzia do kodowania, aby przyspieszyć rutynowe zadania.

Niektórzy badacze określają to mianem „innowacji użytkowników w cieniu”. Wielu pracowników nigdy nie zdaje sobie sprawy, że łamie politykę firmy. Z kolei spośród pracowników, którzy korzystali z AI wbrew zasadom, przyłapano zaledwie około połowę – wynika z badania PagerDuty.

Co może pójść nie tak z shadow AI

Ryzyka dzielą się na co najmniej pięć grup:

1. Naruszenia bezpieczeństwa: Niezatwierdzone narzędzie może dać napastnikom dostęp do systemów wewnętrznych. Vercel, dostawca infrastruktury internetowej, ujawnił w kwietniu 2026 r., że wyrafinowani hakeri naruszyli bezpieczeństwo jego systemów po tym, jak pracownik połączył aplikację firm trzecich od Context.ai z firmowym kontem Google. Napastnicy ukradli poświadczenia klientów, a skradzione dane zostały później zaoferowane za 2 miliony dolarów.

2. Wycieki własności intelektualnej: Właścicielskie dane mogą opuścić kontrolowane przez firmę serwery za pomocą jednego wklejenia do chatbota. W marcu 2023 roku pracownicy Samsunga wkleili kod źródłowy i poufne transkrypcje wewnętrzne do ChatGPT. Obawiano się, że inni użytkownicy mogliby uzyskać dostęp do tych danych. Kilka tygodni później Samsung zakazał stosowania generatywnych narzędzi sztucznej inteligencji.

3. Wpływ regulacyjny: Naruszenie przepisów lub fakt wymyślony przez sztuczną inteligencję mogą pociągnąć za sobą kontrolę organów regulacyjnych, grzywny i uszczerbek na reputacji. CB Financial Services, spółka matka Community Bank, złożyła w maju 2026 r. formularz 8-K do Komisji Papierów Wartościowych i Giełd (SEC), w którym ujawniła wewnętrzny incydent z udziałem poufnych informacji o klientach przy użyciu nieautoryzowanej aplikacji AI. Był to pierwszy znany formularz 8-K złożony w odpowiedzi na korzystanie z shadow AI.

4. Komplikacje prawne: Wklejanie poufnych informacji do chatbota konsumenckiego może zagrozić ochronie tajemnic handlowych firmy. W decyzji z kwietnia 2026 r. sędzia federalny w Kalifornii odrzucił roszczenie o tajemnicę handlową „ze skutkiem ostatecznym”, ponieważ powód opracował materiał za pomocą ChatGPT i nie podjął rozsądnych kroków, aby zachować jego poufność. W osobnym wyroku sąd uznał, że osobiste logi czatu AI pozwanego nie są chronione przez tajemnicę adwokacką ani doktrynę produktów pracy, co czyni je podlegającymi ujawnieniu przed sądem.

5. Prywatność: Bot na spotkaniu może nagrywać osoby bez ich zgody lub wiedzy. Sprawa w sądzie rejonowym w USA przeciwko Otter.ai dotyczy tego, czy automatyczny notetaker może nagrywać uczestników bez zgody wszystkich stron oraz czy Otter może wykorzystywać rozmowy do trenowania swojego modelu. Niezależnie od tego w 2024 roku badacz Alex Bilzerian powiedział The Washington Post, że wycofał się z umowy po tym, jak Otter wysłał mu e-mailem pełną transkrypcję spotkania, z którego już wyszedł, a na którym inwestorzy omawiali strategiczne potknięcia i zmanipulowane wskaźniki.

Powiększ

Dlaczego zakazy zawodzą

Firmy zakazywały stosowania konkretnych produktów sztucznej inteligencji, po czym wycofywały się z tej decyzji.

• Samsung zakazał generatywnych narzędzi AI w 2023 roku, a w 2026 roku wdrożył ChatGPT, Gemini i Claude w całej firmie.
• Citigroup ograniczył korzystanie z ChatGPT w 2023 roku i wdrożył własne narzędzia AI dla pracowników w 2024 roku.
• Po tym jak Włochy zablokowały ChatGPT w 2023 roku, wydajność włoskich programistów spadła o połowę na dwa dni, po czym wróciła do normy, podczas gdy pobrania narzędzi do ominięcia blokady gwałtownie wzrosły – ustalili dwaj ekonomiści w roboczym artykule.
• Na Reddicie specjalista ds. bezpieczeństwa sieci napisał, że po tym, jak firma, w której pracował, zablokowała ChatGPT, pracownicy przełączyli się na funkcje AI wewnątrz zatwierdzonych aplikacji firmowych, których nie dało się wyłączyć.

Zakazy często przenoszą pracę w inne miejsca zamiast powstrzymywać nieautoryzowane korzystanie z AI.

• W badaniu KPMG 67% pracowników, których firmy zakazują publicznych narzędzi AI, zadeklarowało, że umieściło poufne lub objęte prawami autorskimi materiały w narzędziu sztucznej inteligencji, w porównaniu z 33% w organizacjach bez formalnej polityki.
• Agresywne blokowanie wymusza korzystanie z AI na urządzeniach osobistych i ogranicza to, co organizacja może zobaczyć, wynika z badań.
• Zrzut ekranu lub zdjęcie strony internetowej pozwalają ominąć kontrole oparte na plikach.

Jak położyć kres obchodzeniu zasad w zakresie shadow AI

Firmy z mniejszym udziałem shadow AI sprawiają, że oficjalna ścieżka jest tą łatwiejszą. Podstawę stanowią skuteczne zasady korzystania z AI, ciągłe szkolenia z zakresu cyfryzacji AI, zabezpieczenia techniczne oraz odpowiedzialność ludzi. Cztery praktyki idą o krok dalej:

• Wybierz narzędzie, które pracownicy i tak by wybrali. Badanie przeprowadzone przez Recon Analytics wykazało, że 68% pracowników, którym udostępniono wyłącznie Copilot, wskazało go jako swoje główne narzędzie AI (w porównaniu do 8% w przypadku udostępnienia trzech głównych narzędzi). Moderna porównała swój własny asystent z Copilot i ChatGPT Enterprise w testach użytkowników, a następnie wybrała ten, który pracownicy ocenili najwyżej.
• Zapewnij alternatywę przed wprowadzeniem ograniczeń dla obejścia. Australijskie badanie specjalistów ds. infrastruktury krytycznej wykazało, że kilka organizacji zablokowało publiczne narzędzia AI dopiero po zaoferowaniu sankcjonowanej opcji – podejście to autorzy nazwali „najpierw substytucja”. „Jeśli nie dasz im narzędzi, znajdą sposób, aby je zdobyć” – stwierdził jeden z uczestników. Netskope Threat Labs, ramię badawcze dostawcy zabezpieczeń w chmurze, poinformowało, że korzystanie z osobistych kont AI u jego klientów z sektora usług finansowych spadło z 76% do 36% dzięki oficjalnym rozwiązaniom, podczas gdy zatwierdzone użycie wzrosło z 33% do 79%.
• Zapewnij różnorodne opcje szkoleń dopasowanych do potrzeb. W stypendium rządu australijskiego dotyczącym Copilot trzy czwarte osób, które odbyły trzy lub więcej form szkoleń, czuło się pewnie, korzystając z narzędzia – to o 28 punktów procentowych więcej niż w przypadku osób, które przeszły tylko jedną formę szkolenia. Badanie BCG wykazało, że 18% pracowników, którzy nie przeszli żadnego szkolenia, regularnie korzystało z AI, w porównaniu do 82% tych, którzy spędzili od pięciu do dziesięciu godzin na nauce, sesjach na żywo i coachingu. Zaledwie 36% pracowników stwierdziło, że jest usatysfakcjonowanych szkoleniem z AI, uznając je za zbyt krótkie lub powierzchowne.
• Zacznij od osób, które już chcą korzystać z narzędzia. Peter Tucker, będący wówczas dyrektorem ds. IT w IK Partners – 250-osobowej firmie zajmującej się prywatnym kapitałem – zastosował strategię opartą na popycie bez żadnego odgórnego nakazu, aby dotrzeć do 190 użytkowników ChatGPT Enterprise. Zaczął od 20 wolontariuszy, którzy stali się wewnętrznymi rzecznikami rozwiązania, gdy zobaczyli, jak może ono zaoszczędzić im czasu. Zbudował łączniki z narzędziami, z których ludzie już korzystali, w tym Exchange, Egnyte i Notion. Przeprowadził też dobrowolne sesje z naukowcem zajmującym się danymi, w których wzięło udział 120 z 250 pracowników firmy. BBVA zwiększyła liczbę licencji z 3,300 do 11,000 dzięki szkoleniom dla 250 liderów, w tym dyrektora generalnego (CEO), przedstawiając narzędzie firmowe jako bezpieczniejszą alternatywę dla shadow AI.

Podsumowanie

Gdy pracownicy omijają narzędzia udostępniane przez firmę, pokazują dokładnie, w czym te narzędzia niedomagają. Ich blokowanie ukrywa te informacje. Firmy o najmniejszym udziale zjawiska shadow AI udostępniają dobre narzędzie, wybierają to, które pracownicy i tak by wybrali, a wszelkie pozostałe przejawiajoce się shadow AI traktują jako listę wciąż brakujących funkcji.

Jak Perplexity może pomóc

Perplexity Enterprise zapewnia firmom bezpieczne narzędzie, które pracownicy wybierają ze względu na jego zalety, z możliwością logowania przy użyciu konta służbowego, które administratorzy mogą egzekwować; uprawnieniami opartymi na rolach, dzięki którym użytkownicy widzą tylko to, na co zezwala dział IT; rejestrowaniem audytu dla danych wprowadzanych przez użytkowników, kroków agenta i odpowiedzi; informacjami o firmie, które nigdy nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI; oraz linkami do źródeł przy każdej odpowiedzi, aby każdy mógł zweryfikować fakt przed przekazaniem go klientowi. Przeglądarka Comet for Enterprise spełnia również standardy bezpieczeństwa i mechanizmy kontroli, które firma ma już wdrożone.

Często zadawane pytania

Jak mogę sprawdzić, czy nieświadomie korzystam z shadow AI?

Sprawdź, czy narzędzie AI znajduje się na zatwierdzonej przez firmę liście. Liczą się rozszerzenia przeglądarki, narzędzia do robienia notatek i automatyczne funkcje sztucznej inteligencji, a większość osób, które łamią te zasady, nawet o tym nie wie.

Co mam zrobić, jeśli wkleję poufne informacje do osobistego narzędzia sztucznej inteligencji?

Poinformuj kogoś z działu IT lub zespołu ds. bezpieczeństwa tego samego dnia i powiedz dokładnie, czym się podzielono. Firmy i sądy traktują szybkie, dobrowolne ujawnienie inaczej niż ukrywanie faktu, a praktyczne szkody zależą zazwyczaj od tego, jak szybko można cofnąć dostęp i zmienić poświadczenia.

Co jeśli współpracownik przyniesie bota do robienia notatek AI na spotkanie?

Zapytaj przed rozpoczęciem rozmowy, ponieważ wybór jednego uczestnika rejestruje wszystkich. Zasady dotyczące zgody na nagrywanie różnią się w zależności od stanu i dotyczą każdej osoby biorącej udział w połączeniu, a nie tylko gospodarza, więc zgłoś to wcześnie lub poproś, aby poufne fragmenty nie były transkrybowane.

Czy udostępnienie zatwierdzonego narzędzia AI sprawia, że shadow AI znika?

Nie, i niewiele rzetelnych badań bezpośrednio mierzy wykorzystanie przed i po uruchomieniu zatwierdzonego narzędzia. Efektywne usankcjonowane narzędzia usuwają jeden z największych powodów do wychodzenia poza system, ale część osób zawsze będzie nadal korzystać z obu rozwiązań, i na ten sygnał warto zwrócić uwagę zamiast karać.

Jak menedżer może odróżnić problem z dyscypliną od problemu z narzędziami?

Przyjrzyj się, po co sięgają ludzie i dlaczego. Jeśli obchodzenie przepisów pozwala zaoszczędzić realny czas, oznacza to, czego brakuje zatwierdzonemu narzędziu. Najbardziej praktyczną reakcją jest usunięcie tej luki. Ukrywanie działań zazwyczaj sygnalizuje obawę przed konsekwencjami, a nie złe intencje.