Теневой ИИ: почему сотрудники обходят ИТ и как с этим бороться

ИИ теперь стал частью повседневной работы для многих сотрудников, часто по несколько раз в день. Но инструменты, к которым они обращаются, не всегда являются официальными инструментами ИТ-отдела.

«Теневой ИИ» — это использование несанкционированных продуктов ИИ на работе, в том числе:

• Персональный чат-бот
• Агенты ИИ
• Учетные записи помощников ИИ

Около половины сотрудников заявляют, что использовали ИИ способами, которые нарушают политику и рекомендации их организации, согласно опросу KPMG, в котором приняли участие более 48 000 человек в 47 странах. Часто они вставляют конфиденциальные данные компании в публичные инструменты ИИ.

Обходное решение стало предупреждением. Опрос BCG, в котором приняли участие более 10 000 сотрудников, менеджеров и руководителей, показал, что почти четыре из десяти опрошенных заявляют, что их компания не предоставляет нужные инструменты.

Когда сотрудники обходят утвержденные инструменты, они:

• Нормированный
• С лимитом
• Хуже того, что они могут получить самостоятельно

Когда утвержденные инструменты достаточно хороши, большинство сотрудников перестают обходить ИТ. Урок: спрос на ИИ высок, но теневой ИИ часто является признаком проблемы с предложением.

Что такое теневой ИИ?

Теневой ИИ означает, что сотрудники используют собственные инструменты ИИ на работе вместо тех, которые предоставляет их организация. Он включает в себя:

• Чат-боты, отвечающие на вопросы
• Агенты, выполняющие рутинные задачи
• Боты, записывающие и расшифровывающие встречи
• Помощники, решающие целые рабочие задачи

Инструменты могут подключаться к рабочим системам и приложениям. Некоторые из них являются автономными продуктами, в то время как другие представляют собой функции ИИ, встроенные в инструменты, устройства и платформы, которые уже есть у сотрудников, такие как Copilot, Gemini и Apple Intelligence.

В ходе опроса 2000 сотрудников, заказанного охранной компанией BlackFog, 58% пользователей теневого ИИ сообщили, что полагаются на бесплатные версии, в которых часто отсутствуют:

• Безопасность корпоративного уровня
• Управление данными
• Защита конфиденциальности

в основном потому, что они ценили скорость. Высшее руководство сообщало об использовании теневого ИИ почти в два раза чаще, чем рядовой персонал.

Использование сотрудниками может быть труднообнаружимым. Опрос Cloud Security Alliance показал, что:

• 82% респондентов заявили, что в их системах работают неизвестные агенты
• 65% столкнулись с инцидентами, связанными с агентами, включая утечку данных, сбои в работе и финансовые потери

Теневой ИИ против теневых ИТ

Сначала появились теневые ИТ. Адитья Пател, специалист по облачной безопасности в AWS, называет теневой ИИ их «бунтарским кузеном».

Теневые ИТ — это ситуация, когда работники обходят предпочтительные технологические продукты корпоративного ИТ-отдела и используют собственные, иногда намеренно, а иногда не зная правил. Сотрудник входит в личную учетную запись Google, Dropbox, WhatsApp или Trello в веб-браузере на рабочем устройстве либо отправляет документ по электронной почте на личный адрес, чтобы закончить работу дома.

Что нового в теневом ИИ, так это масштабы и постоянство. Некоторые примеры:

• Данные, вставленные в публичный инструмент, могут оставаться в системах поставщика бесконечно долго
• Агенты и помощники продолжают работать, пока сотрудник занят чем-то другим, выполняя задачи в приложениях, электронной почте и на платформах.

Традиционное ПО для мониторинга безопасности не было создано для их отслеживания. Закрытие вкладки браузера не останавливает работу, которая часто остается невидимой для всех, кроме человека, который инициировал запрос.

Развернуть

Примеры теневого ИИ на работе

Теневой ИИ обычно проявляется в нескольких ключевых ситуациях:

Почему сотрудники используют несанкционированный ИИ

У сотрудников есть множество причин использовать несанкционированные ИТ.

• Некоторые сталкиваются с давлением с целью использования ИИ, включая плохие результаты аттестации или потерю работы, в то время как инструменты, предоставляемые работодателем, работают хуже, чем те, которые они используют дома.
• Они выбирают лучший вариант, чтобы выполнить работу должным образом.
• Другие считают, что утвержденный инструмент слишком долго внедряется, слишком сложен, слишком негибок или слишком часто ошибается.

Интенсивное использование ИИ может стать дорогим, что заставило ряд известных компаний ограничить пользователей, злоупотребляющих токенами («tokenmaxxing»). В июне 2026 года Uber ограничил расходы сотрудников на уровне 1500 долларов в месяц на каждый инструмент для написания кода с использованием агентов после того, как потратил свой годовой бюджет на ИИ за четыре месяца.

Нормирование заставляет некоторых сотрудников платить за потребительскую версию самостоятельно, чтобы не столкнуться с «токеныпокалипсисом». Некоторые из тех же компаний, которые призывают сотрудников использовать ИИ, также ограничивают доступ к нему.

Сотрудники обходят ограничения.

• Они вставляют данные компании в публичный чат-бот для составления отчета.
• Они используют персональный помощник ИИ или инструмент для написания кода для ускорения рутинных задач.

Некоторые исследователи называют это «инновациями теневых пользователей».t Многие сотрудники даже не осознают, что нарушают корпоративную политику. А среди сотрудников, которые использовали ИИ в нарушение правил, поймана лишь примерно половина, согласно опросу PagerDuty.

Что может пойти не так с теневым ИИ

Риски делятся как минимум на пять групп:

1. Нарушения безопасности: Неутвержденный инструмент может дать злоумышленникам доступ к внутренним системам. Vercel, поставщик веб-инфраструктуры, сообщил в апреле 2026 года, что изощренные хакеры взломали ее системы после того, как сотрудник подключил стороннее приложение от Context.ai к корпоративной учетной записи Google. Злоумышленники похитили учетные данные клиентов, и украденные данные позже были выставлены на продажу за 2 миллиона долларов.

2. Утечка интеллектуальной собственности: Конфиденциальные данные могут покинуть контролируемые компанией серверы после единственной вставки в чат-бот. В марте 2023 года сотрудники Samsung вставили исходный код и конфиденциальные внутренние стенограммы в ChatGPT. Существовало опасение, что к данным могли получить доступ другие пользователи. Несколько недель спустя Samsung запретила инструменты генеративного ИИ.

3. Регуляторные последствия: Нарушение или выдуманный ИИ факт могут повлечь за собой пристальное внимание регулирующих органов, штрафы и репутационный ущерб. CB Financial Services, материнская компания Community Bank, подала форму 8-K в Комиссию по ценным бумагам и биржам в мае 2026 года, в которой раскрыла информацию о внутреннем инциденте с использованием конфиденциальных данных клиентов в неавторизованном приложении ИИ. Это было первое известное заявление по форме 8-K, поданное в ответ на использование теневого ИИ.

4. Юридические сложности: Вставка конфиденциальной информации в потребительский чат-бот может поставить под угрозу защиту коммерческой тайны компании. В решении от апреля 2026 года федеральный судья в Калифорнии отклонил иск о защите коммерческой тайны «с предвзятостью», поскольку истец разработал материал с помощью ChatGPT и не предпринял разумных шагов для сохранения его конфиденциальности. В другом решении суд постановил, что личные журналы чатов ИИ ответчика не защищены привилегией во взаимоотношениях адвоката и клиента или доктриной адвокатской тайны, что делает их доступными для судебного истребования.

5. Конфиденциальность: Бот для встреч может записывать людей без их разрешения или ведома. Иск в Окружном суде США против Otter.ai ставит вопрос о том, может ли автоматический инструмент для заметок записывать участников без согласия всех сторон и может ли Otter использовать разговоры для обучения своей модели. Отдельно в 2024 году исследователь Алекс Билзериан сообщил The Washington Post, что он отказался от сделки после того, как Otter отправил ему по электронной почте полную стенограмму встречи, которую он уже покинул, на которой инвесторы обсуждали стратегические просчеты и манипулировали показателями.

Развернуть

Почему запреты не работают

Компании запрещали определенные продукты ИИ, а затем меняли решение.

• Samsung запретила инструменты генеративного ИИ в 2023 году и внедрила ChatGPT, Gemini и Claude по всей компании в 2026 году.
• Citigroup ограничила использование ChatGPT в 2023 году и внедрила собственные инструменты ИИ для сотрудников в 2024 году.
• После того как Италия заблокировала ChatGPT в 2023 году, производительность итальянских разработчиков программного обеспечения упала примерно вдвое на два дня, а затем восстановилась, в то время как загрузки инструментов для обхода блокировки резко возросли, как выяснили два экономиста в исследовательской работе.
• На Reddit специалист по сетевой безопасности написал, что после того, как компания, в которой он работает, заблокировала ChatGPT, сотрудники переключились на функции ИИ внутри одобренных приложений компании, которые нельзя было отключить.

Запреты часто переносят работу в другие места, а не останавливают несанкционированное использование ИИ.

• В опросе KPMG 67% сотрудников, выступающих за запрет публичных инструментов ИИ, сообщили, что вносили конфиденциальные или защищенные авторским правом материалы в инструменты, по сравнению с 33% в организациях без официальной политики.
• Агрессивная блокировка переносит использование ИИ на личные устройства и ограничивает видимость для организации, как показывают исследования.
• Снимок экрана или фото веб-страницы могут обойти файловые элементы управления.

Как покончить с обходными путями теневого ИИ

Компании с меньшим количеством теневого ИИ делают санкционированный путь более простым. Базовыми требованиями являются эффективная политика использования ИИ, постоянное обучение грамотности в сфере ИИ, технические средства защиты и индивидуальная ответственность. Четыре метода идут дальше:

• Выбирайте тот инструмент, который сотрудники все равно бы выбрали. Опрос Recon Analytics показал, что 68% сотрудников, которым предоставили только Copilot, назвали его своим основным инструментом ИИ, по сравнению с 8% при предоставлении трех основных инструментов. Moderna сравнила своего собственного ассистента с Copilot и ChatGPT Enterprise во время пользовательского тестирования, а затем выбрала тот, который получил самые высокие оценки от сотрудников.
• Предоставьте альтернативу до ограничения обходного решения. Австралийское исследование специалистов по критической инфраструктуре показало, что несколько организаций заблокировали публичные инструменты ИИ только после того, как начали предлагать санкционированный вариант — подход, который авторы назвали «сначала замещение». «Если вы не дадите им инструменты, они найдут способ их получить», — сказал один из участников. Netskope Threat Labs, исследовательское подразделение поставщика облачной безопасности, сообщило, что использование личных учетных записей ИИ среди его клиентов в сфере финансовых услуг упало с 76% до 36% при использовании официальных решений, в то время как одобренное использование выросло с 33% до 79%.
• Предоставьте разнообразные возможности для индивидуального обучения. В ходе пилотного проекта правительства Австралии по использованию Copilot три четверти людей, прошедших три или более видов обучения, были уверены в использовании инструмента, что на 28 процентных пунктов выше, чем у тех, кто прошел один вид обучения. Опрос BCG показал, что 18% сотрудников, не прошедших никакого обучения, были постоянными пользователями ИИ, по сравнению с 82% тех, кто прошел от пяти до десяти часов инструктажа, очных занятий и коучинга. Только 36% сотрудников заявили, что удовлетворены своим обучением ИИ, назвав его слишком коротким или поверхностным.
• Начните с людей, которым уже нужен инструмент. Питер Такер, в то время ИТ-директор в IK Partners, частной инвестиционной компании с 250 сотрудниками, использовал стратегию, основанную на спросе, без каких-либо обязательных предписаний для привлечения 190 пользователей ChatGPT Enterprise. Он начал с 20 добровольцев, которые стали внутренними адвокатами, когда увидели, как это может сэкономить им время. Он создал коннекторы с инструментами, с которыми люди уже работали, включая Exchange, Egnyte и Notion. И он провел добровольные сеансы со специалистом по работе с данными, которые посетили 120 из 250 сотрудников фирмы. BBVA увеличила количество лицензий с 3300 до 11000, проведя обучение для 250 руководителей, включая генерального директора, и представив корпоративный инструмент как более безопасную альтернативу теневому ИИ.

Суть вопроса

Когда сотрудники обходят инструменты, предоставленные компанией, они точно показывают, в чем эти инструменты несовершенны. Блокировка скрывает эту информацию. Компании с минимальным использованием теневого ИИ предоставляют хороший инструмент, выбирают тот, который сотрудники и так бы выбрали, и рассматривают оставшееся использование теневого ИИ как список недостающих функций.

Чем Perplexity может помочь

Perplexity Enterprise предоставляет компаниям безопасный инструмент, который сотрудники выбирают за его достоинства, со входом по рабочей учетной записи, который могут принудительно использовать администраторы; разграничением доступа на основе ролей, чтобы сотрудники видели только то, что разрешает ИТ-отдел; ведением журнала аудита в отношении пользовательских вводов, шагов агента и ответов; информацией компании, которая никогда не используется для обучения моделей ИТ; и ссылками на источники для каждого ответа, чтобы любой мог проверить факт перед передачей клиенту. А браузер Comet for Enterprise соответствует стандартам безопасности и элементам управления, которые уже внедрены в компании.

Часто задаваемые вопросы

Как узнать, использую ли я теневой ИИ непреднамеренно?

Проверьте, входит ли инструмент ИИ в одобренный список компании. Расширения браузера, инструменты для ведения заметок и автоматические функции ИИ — все это учитывается, и большинство людей, нарушающих политику, даже не осознают этого.

Что делать, если я вставил конфиденциальные данные в личный инструмент ИИ?

Сообщите об этом кому-нибудь из ИТ-отдела или службы безопасности в тот же день и уточните, чем именно поделились. Компании и суды по-разному относятся к оперативному добровольному раскрытию информации и ее сокрытию, а реальный ущерб обычно зависит от того, как быстро можно отозвать доступ и изменить учетные данные.

Что делать, если коллега приводит бота для заметок ИИ на встречу?

Спрашивайте до начала разговора, так как выбор одного участника фиксирует всех. Правила согласия на запись различаются в зависимости от штата и распространяются на каждого человека на звонке, а не только на организатора, поэтому заявляйте об этом заранее или просите не расшифровывать конфиденциальные фрагменты.

Исчезает ли теневой ИИ при предоставлении одобренного инструмента?

Нет, и существует мало надежных исследований, напрямую измеряющих использование до и после запуска утвержденного инструмента. Эффективные санкционированные инструменты устраняют одну из главных причин выхода за рамки дозволенного, но часть людей всегда будет продолжать использовать оба варианта, и на этот сигнал стоит обратить внимание, вместо того чтобы наказывать.

Как менеджеру отличить проблему с дисциплиной от проблемы с инструментами?

Посмотрите, к чему тянутся люди и почему. Если обходное решение действительно экономит время, это показывает, чего не хватает утвержденному инструменту. Самое практичное решение — устранить этот пробел. Сокрытие обычно сигнализирует о страхе перед последствиями, а не о злом умысле.