Превратите бюджетные файлы в еженедельную сводку отклонений

Обзор

Computer использует еженедельную автоматизацию для проверки бюджетных файлов, фактических расходов и финансовых заметок, помогая финансовому отделу предотвращать перерасход средств. Каждая проверка сравнивает расходы с предыдущей неделей, отделяет новые проблемы от известных исключений и создает краткую сводку с вопросами для владельцев бюджетов.

Время до получения первого результата: Во время следующего запланированного в понедельник обзора; запросите немедленный запуск для первого примера.

Сложность: требуется настройка

Что вам нужно

• Подключение к Microsoft 365, чтобы Computer мог читать бюджетную книгу, трекер фактических расходов и финансовые заметки в SharePoint.
• Трекер фактических расходов за период проверки; подключите Snowflake для получения актуальных данных из хранилища или предоставьте текущий экспорт.
• Финансовые заметки с указанием владельцев бюджетов и пояснениями к предыдущим исключениям, чтобы последующие вопросы отражали уже известную информацию.
• Предыдущая проверка, чтобы Computer мог выявить новые, усугубляющиеся, устраненные и неизменные проблемы; без нее первая сводка устанавливает базовый уровень.
• Порог существенности, например 5% или 100 000 $, чтобы сводка была сосредоточена на отклонениях, требующих рассмотрения.

Запрос

Что вы получаете

Еженедельная сводка отклонений бюджета

Выдержка из демонстрационного результата: Вопросы для владельцев бюджетов

Ожидаете ли вы какие-либо дополнительные предоплаты за 4-й квартал в сентябре? Если да, пожалуйста, добавьте их в перепрогноз.

Какова ваша пересмотренная оценка итогов 3-го квартала, и сохраняет ли силу бюджет на 4-й квартал?

Стоит ли нам открыть выделенный проектный код или продолжать относить расходы на общехозяйственные расходы (G&A)?

Откройте пример сводки и исходную задачу. В примере используются вымышленные данные компании и иллюстративные цифры.

• Сводка заголовков: Общее состояние расходов и проблемы, требующие внимания до следующего прогноза.
• Таблица отклонений: Бюджет, фактические расходы, отклонение в долларах и процентах, владелец и статус по восьми центрам затрат.
• Обзор изменений за неделю: Новые проблемы, усугубляющиеся исключения, устраненные пункты и ранее объясненные отклонения.
• Вопросы владельцам: Конкретные последующие действия, сгруппированные по владельцам бюджета, с указанием даты ответа.
• Рекомендуемые действия: Предлагаемые изменения прогноза, проверки расходов и обновления списка наблюдения для утверждения финансовым отделом.

Предоставляется в виде краткой письменной сводки для рассмотрения совместно с финансовым отделом и использования при подготовке последующих действий с владельцами бюджетов; следующая запланированная проверка сопоставляется с предыдущей сводкой.

Улучшить

• Добавьте контекст: Включите последний обзор и ответы владельцев, чтобы решенные проблемы не превращались в новые вопросы.
• Подключите больше источников: Добавьте Snowflake для использования фактических данных из хранилища вместо вручную обновляемого трекера.
• Укажите конкретные детали: Назовите файлы, отчетный период и порог отклонений, чтобы сравнение происходило на основе единых критериев.
• Запросите формат: Укажите необходимость одностраничной сводки с таблицей отклонений и вопросами, сгруппированными по владельцам.
• Сделайте это регулярным: Запланируйте проверку перед еженедельной финансовой встречей и сохраняйте каждую сводку для следующего сравнения.

Попробовать другой вариант

• Проверьте [бюджет, фактические показатели и финансовые заметки отдела маркетинга] по сравнению с [сводкой за прошлую неделю] и создайте одностраничную сводку по новому перерасходу и вопросам для [владельца маркетингового бюджета].
• Сравните [бюджет и фактические показатели этого месяца] с [обзором за прошлый месяц] и создайте электронную таблицу с существенными отклонениями, объяснениями, владельцами и открытыми вопросами.
• Проверьте [бюджетную книгу], [трекер фактических расходов] и [ответы владельцев] и подготовьте обновление для руководства из двух слайдов о новых рисках и решениях, необходимых до [фиксации прогноза].

Связанные сценарии использования

• Подготовьте ежемесячное обновление прогноза: Используйте сводку отклонений и ответы владельцев для определения допущений, требующих пересмотра.
• Проведите аудит расходов на поставщиков: Исследуйте поставщиков и счета, стоящие за центрами затрат, отмеченными в сводке.
• Создайте панель мониторинга финансового руководства: Интегрируйте бюджетные исключения в более широкое представление о финансовых результатах.