Odsúhlasiť rozpočtový zošit v Exceli s faktúrami v SharePointe

Prehľad

Computer stiahne najnovší rozpočtový zošit z programu Excel, porovná ho s faktúrami uloženými v službe SharePoint, označí podstatné odchýlky a uverejní prehľadné zhrnutie v službe Microsoft Teams, aby tímy pre správu financií mohli včas odhaliť nadmerné výdavky a medzery bez toho, aby museli každý týždeň manuálne prechádzať tabuľky a priečinky.

Kľúčový výstup

Computer vytvorí odsúhlasený prehľad rozpočtu a skutočných hodnôt tak, že stiahne najnovší zošit rozpočtu z programu Excel a porovná ho s aktuálnymi faktúrami v službe SharePoint, takže vedúci pracovníci finančného a prevádzkového oddelenia uvidia, kde sú výdavky v poriadku a kde sa odchýlili. Označuje podstatné odchýlky na úrovni položiek alebo kategórií, vyčísľuje, o koľko je ktorá položka nad rozpočtom alebo pod ním, a poukazuje na chýbajúce alebo nekonzistentné položky, ktoré môžu odrážať problémy s načasovaním, nesprávne kódovanie alebo chyby.

Odtiaľ Computer napíše stručné zhrnutie a odošle ho do kanála Microsoft Teams, pričom čísla zhrnie do niekoľkých viet o tom, kde je v tomto období potrebné venovať pozornosť. Toto zhrnutie je sprevádzané jednoduchou tabuľkou najväčších odchýlok, ktorá vedúcim pracovníkom a vlastníkom rozpočtu poskytuje rýchly prehľad v kontexte, na ktorý môžu reagovať bez otvárania tabuliek alebo prechádzania adresárov v službe SharePoint.

Zväčšiť

Zväčšiť

Užitočné tipy

• Udržujte svoje rozpočtové zošity a priečinky s faktúrami štruktúrované a konzistentne pomenované, aby Computer dokázal spoľahlivo a bez zmätkov nájsť „najnovšie“ súbory v programe Excel a službe SharePoint.
• Zadefinujte, čo pre váš tím znamená „podstatná odchýlka“ (napríklad pevný peňažný limit, percentuálny limit alebo samostatné pravidlá pre rôzne kategórie), a uveďte to do pokynov, aby Computer zameral zhrnutie na medzery, na ktorých skutočne záleží.
• Použite zhrnutie v službe Teams ako východiskový bod pre mesačný alebo týždenný rituál – odpovedzte v vlákne s otázkami alebo úpravami a potom postupne upravujte pokyny, aby sa Computer naučil, ktoré odchýlky ignorovať, ktoré eskalovať a ako formátovať výstup pre vaše vedúce publikum.