Сенка AI: Зашто запослени заобилазе ИТ и шта то окончава

AI је сада део свакодневног рада за многе запослене, често више пута дневно. Али алати за којима посежу нису увек званични које им ИТ даје.

„Сенка AI“ је употреба неодобрених AI производа на послу, укључујући:

• Лични цет-бот
• AI агенти
• Налози AI асистента

Око половина запослених каже да је користила AI на начине који крше политике и смернице њихове организације, према KPMG анкети више од 48.000 људи у 47 земаља. Често лепе осетљиве информације компаније у јавне AI алате.

Решење је постало упозорење. BCG анкета више од 10.000 запослених, менаџера и лидера открила је да скоро четворо од десет каже да њихова компанија не пружа праве алате.

Запослени излазе ван одобрених алата када:

• Нормирано
• Ограничено
• Горе од онога што могу сами да добију

Када су одобрени алати довољно добри, већина запослених престаје да заобилази ИТ. Лекција: Потражња за AI је јака, али сенка AI је често знак проблема са понудом.

Шта је сенка AI?

Сенка AI значи да запослени користе сопствене AI алате на послу уместо оних које им организација обезбеђује. То укључује:

• Цет-ботови који одговарају на питања
• Агенти који обављају рутинске задатке
• Ботови који снимају и преписују састанке
• Асистенти који се хватају у коштац са целим радним рутинама

Алати се могу повезати са радним системима и апликацијама. Неки су самостални производи, док су други AI функције уграђене у алате, уређаје и платформе које запослени већ имају, попут Copilot-а, Gemini-ја и Apple Intelligence-а.

У анкети 2.000 запослених коју је наручио BlackFog, безбедносна компанија, 58% корисника сенке AI изјавило је да се ослања на бесплатне верзије којима често недостаје:

• Безбедност нивоа предузећа
• Управљање подацима
• Заштита приватности

главно зато што су ценили брзину. Виши лидери су изјавили да користе сенку AI скоро двоструко чешће него млађе особље.

Употреба од стране запослених може бити тешка за откривање. Анкета Cloud Security Alliance-а је показала да:

• 82% испитаника изјавило је да њихове организације имају непознате агенте који раде на њиховим системима
• 65% је доживело инциденте повезане са агентима, укључујући излагање података, оперативно ометање и финансијске губитке

Сенка AI наспрам сенке IT

Сенка IT је дошла прва. Aditya Patel, специјалиста за облачну безбедност у AWS-у, назива сенку AI његовим „бунтовним рођаком“.

Сенка IT (Shadow IT) описује када радници заобиђу жељене технолошке производе корпоративног ИТ-а и користе сопствене, понекад намерно, а понекад без познавања правила. Извршилац се пријављује на лични Google, Dropbox, WhatsApp или Trello налог у веб претраживачу на радном уређају, или шаље документ е-поштом на личну адресу како би га завршио код куће.

Оно што је ново код сенке AI је скала и упорност. Неки примери:

• Подаци залепљени у јавни алат могу остати у системима добављача на неодређено време
• Агенти и асистенти настављају да раде док запослени ради нешто друго, радећи широм апликација, е-поште и платформи

Традиционални софтвер за праћење безбедности није направљен да их види. Затварање картице претраживача не зауставља рад, који је често невидљив свима осим особи која га је покренула.

Увећај

Примери сенке AI на послу

Сенка AI се обично појављује у неколико кључних ситуација:

Зашто запослени користе неодобрени AI

Запослени имају много разлога за коришћење неодобреног ИТ-ја.

• Неки се суочавају са притиском да користе AI, укључујући лоше прегледе учинка или губитак посла, док алати које њихов послодавац пружа раде лошије од оних које користе код куће.
• Они посежу за бољим како би правилно обавили посао.
• Други сматрају да одобрени алат преспоро стиже, да је превише сложен, превише нефлексибилан или пречесто у криву.

Интензивна употреба AI може постати скупа, што је навело број познатих компанија да ограничат кориснике „tokenmaxxing“-а. У јуну 2026, Uber је ограничио потрошњу запослених на 1.500 долара месечно за сваки алат за кодирање са агентима након што је потрошио свој годишњи AI буџет за четири месеца.

Нормирање приморава неке запослене да сами плаћају потрошачку верзију уместо да се суоче са „токенпокалипсом.“ Неке од истих компанија које кажу запосленима да користе AI такође контролишу приступ њему.

Запослени заобилазе границе.

• Они лепе податке компаније у јавни цет-бот како би саставили извештај.
• Користе AI лични асистент или алат за кодирање да убрзају рутинске задатке.

Неки истраживачи ово описују као „иновацију корисника у сенци.“ Многи запослени никада не схвате да крше компанијску политику. И међу запосленима који су користили AI против правила, само око половина буде ухваћена, према PagerDuty анкети.

Шта може поћи по злу са сенком AI

Ризици спадају у најмање пет група:

1. Безбедносни пропусти: Неодобрени алат може дати нападачима пут до интерних система. Vercel, добављач веб инфраструктуре, открио је у априлу 2026. да су софистицирани хакери пробили његове системе након што је запослени повезао апликацију треће стране са Context.ai на корпоративни Google налог. Нападачи су однели корисничке акредитиве, а украдени подаци су касније понуђени за 2 милиона долара.

2. Процуривање интелектуалне својине: Власнички подаци могу напустити сервере под контролом компаније једним лепљењем у цет-бот. У марту 2023., запослени у Samsung-у су налепили изворни код и поверљиве интерне транскрипте у ChatGPT. Страх је био да би други корисници могли да приступе подацима. Samsung је забранио алате генеративног AI неколико недеља касније.

3. Регулаторни утицаји: Кршење или чињеница коју је измислио AI може довести до регулаторне контроле, казни и штете по углед. CB Financial Services, матична компанија Community Bank-а, поднела је образац 8-K у мају 2026. Комисији за хартије од вредности (SEC) који је открио интерни инцидент који укључује осетљиве корисничке информације коришћењем неовлашћене AI апликације. То је био први познати 8-K поднет као одговор на коришћење сенке AI.

4. Правне компликације: Лепљење поверљивих информација у потрошачки цет-бот може да угрози заштиту пословне тајне компаније. У одлуци из априла 2026., савезни судија у Калифорнији одбацио је тврдњу о пословној тајни „са предрасудама“ зато што је тужилац развио материјал са ChatGPT-јем и није предузео разумне кораке да га задржи поверљивим. У засебној пресуди, суд је утврдио да лични дневници AI ћаскања туженог нису заштићени привилегијом адвокат-клијент или доктрином радног производа, што их чини доступним на суду.

5. Приватност: Бот за састанак може да снима људе без њихове дозволе или знања. Случај пред окружним судом САД против Otter.ai пита да ли аутоматски бележник може да снима учеснике без сагласности свих страна, и да ли Otter може да користи разговоре за обуку свог модела. Одвојено 2024. године, истраживач Alex Bilzerian рекао је за The Washington Post да је одустао од договора након што му је Otter послао е-поштом пун транскрипт састанка који је већ напустио, у којем су инвеститори разговарали о стратешким погрешним корацима и манипулисаним метрикама.

Увећај

Зашто забране не успевају

Компаније су забраниле одређене AI производе, а затим промениле одлуку.

• Samsung је забранио алате генеративног AI 2023. године и усвојио ChatGPT, Gemini и Claude широм компаније 2026. године.
• Citigroup је ограничио ChatGPT 2023. године и увео сопствене AI алате за запослене 2024. године.
• Након што је Италија блокирала ChatGPT 2023. године, учинак италијанских софтверских програмера опао је за око половину током два дана, а затим се опоравио, док су преузимања алата за заобилажење блока нагло порасла, открила су двојица економиста у радном папиру.
• На Reddit-у, стручњак за мrežnu bezbednost написао је да су након што је компанија у којој је радио блокирала ChatGPT, запослени прешли на AI функције у оквиру одобрених компанијских апликација, које се нису могле искључити.

Забране често померају рад на друга места уместо да заустављају неовлашћену употребу AI.

• У KPMG анкети, 67% запослених који забрањују јавне AI алате изјавило је да су ставили осетљив или заштићен материјал у алат, у поређењу са 33% у организацијама без формалне политике.
• Агресивно блокирање гура употребу AI на личне уређаје и ограничава шта организација може да види, налази су истраживања.
• Снимак екрана или фотографија веб странице могу да победе контроле засноване на датотекама.

Како окончати решења сенке AI

Компаније са мање сенке AI чине да одобрени пут буде лакши. Ефективне политике коришћења AI, стална обука о писмености за AI, техничке заштитне мере и људска одговорност су основна основа. Четири праксе иду даље:

• Изаберите алат који би запослени ионамо изабрали. Анкета Recon Analytics-а открила је да је 68% запослених којима је дат само Copilot именовало га као свој главни AI алат, у поређењу са 8% када су дата три главна алата. Moderna је упоредила сопственог асистента са Copilot-ом и ChatGPT Enterprise-ом у тестирању корисника, а затим изабрала онај који су запослени оценили највишом оценом.
• Обезбедите алтернативу пре ограничавања решења. Аустралијска студија практичара критичне инфраструктуре открила је да су неколико организација блокирале јавне AI алате тек након што су почеле да нуде одобрену опцију, приступ који су аутори назвали „супституција на првом месту“. „Ако им не дате алате, они ће наћи начин да дођу до алата“, рекао је један учесник. Netskope Threat Labs, истраживачки огранак добављача облачне безбедности, известио је да је употреба личних AI налога код његових клијената из финансијских услуга пала са 76% на 36% уз званична решења док је одобрена употреба порасла са 33% на 79%.
• Обезбедите низ прилагођених опција обуке. У тестирању Copilot-а од стране аустралијске владе, три четвртине људи који су примили три или више облика обуке имало је поверење у коришћење алата, 28 процентних поена изнад оних који су примили један облик обуке. BCG анкета је показала да је 18% запослених који нису примили обуку било редовних корисника AI, у поређењу са 82% оних који су примили пет до десет сати наставе, сесија уживо и менторства. Само 36% запослених изјавило је да је задовољно својом AI обуком, називајући је превише кратком или површном.
• Почните од људи који већ желе алат. Peter Tucker, у то време ИТ директор у IK Partners-у, приватној инвестиционој компанији са 250 запослених, користио је стратегију вођену потражњом са нула мандата да досегне 190 корисника ChatGPT Enterprise-а. Почео је са 20 волонтера, који су постали интерни заговорници када су видели како им то може уштедети време. Изградио је конекторе са алатима са којима су људи већ радили, укључујући Exchange, Egnyte и Notion. И водио је добровољне сесије са научником за податке којима је присуствовало 120 од 250 запослених у компанији. BBVA је прешао са 3.300 лиценци на 11.000 уз обуку за 250 лидера, укључујући свог генералног директора, уобличивши алат компаније као сигурнију алтернативу сенки AI.

Суштина

Када запослени заобиђу алате које им компанија даје, они тачно показују где ти алати затаје. Њихово блокирање крије те информације. Компаније са најмањом употребом сенке AI (shadow AI) обезбеђују добар алат, бирају онај који би запослени ионако изабрали и третирају преосталу употребу сенке као листу функција које још увек недостају.

Како Perplexity може да помогне

Perplexity Enterprise пружа компанијама безбедан алат који запослени бирају на основу квалитета, са пријавом помоћу радног налога коју администратори могу да наметну; дозволама заснованим на улогама тако да људи виде само оно што ИТ дозвољава; евидентирањем ревизије (audit logging) у свим корисничким уносима, корацима агента и одговорима; информацијама о компанији које се никада не користе за обуку AI модела; и везама до његових извора уз сваки одговор како би свако могао да провери чињеницу пре него што је проследи клијенту. А претраживач Comet for Enterprise прати безбедносне стандарде и контроле које компанија већ има на снази.

Честа питања

Како могу да знам да ли користим сенку AI а да то не желим?

Проверите да ли је AI алат на листи одобрених од стране компаније. Проширења претраживача, алати за белешке и аутоматске AI функције се рачунају, а већина људи који прекрше политику то никада не схвати.

Шта да радим ако сам налепио нешто осетљиво у лични AI алат?

Реците некоме из ИТ тима или тима за безбедност истог дана, и реците му тачно шта је дељено. Компаније и судови су третирали брзо, добровољно откривање другачије од скривања, а практична штета обично зависи од тога колико се брзо приступ може опозвати и акредитиви променити.

Шта ако колега донесе AI бележник на састанак?

Питајте пре него што разговор почне, јер избор једног учесника снима све. Правила о сагласности за снимање разликују се од државе до државе и покривају сваку особу на позиву, а не само домаћина, зато говорите раније или тражите да се осетљиви делови не преписују.

Да ли пружање одобреног AI алата чини да сенка AI нестаје?

Не, и мало поузданих студија директно мере употребу пре и након што се покрене одобрени алат. Ефективни одобрени алати уклањају један од највећих разлога за одлазак напоље, али део људи ће увек наставити да користи оба, и вреди обратити пажњу на тај сигнал уместо кажњавања.

Како менаџер може да разликује проблем дисциплине од проблема са алатима?

Погледајте за чим људи посежу и зашто. Ако решење штеди стварно време, оно открива шта одобреном алату недостаје. Најпрактичнији одговор је да се празнина попуни. Сакривање обично сигнализира страх од последица, а не лошу намеру.