AI ngầm: Lý do nhân viên lách CNTT và điều chấm dứt nó

AI giờ đây là một phần trong công việc hàng ngày của nhiều nhân viên, thường là nhiều lần trong một ngày. Nhưng các công cụ mà họ tìm đến không phải lúc nào cũng là những công cụ chính thức do bộ phận CNTT cung cấp.

“AI ngầm” là việc sử dụng các sản phẩm AI không được phê duyệt tại nơi làm việc, bao gồm:

• Chatbot cá nhân
• Tác nhân AI
• Tài khoản trợ lý AI

Khoảng một nửa số nhân viên cho biết họ đã sử dụng AI theo những cách vi phạm chính sách và hướng dẫn của tổ chức, theo một khảo sát của KPMG với hơn 48.000 người tại 47 quốc gia. Thường thì họ dán thông tin công ty nhạy cảm vào các công cụ AI công cộng.

Giải pháp thay thế đã trở thành một lời cảnh báo. Khảo sát của BCG với hơn 10.000 nhân viên, quản lý và nhà lãnh đạo cho thấy gần 4 trong số 10 người cho biết công ty của họ không cung cấp các công cụ phù hợp.

Khi nhân viên sử dụng các công cụ không được phê duyệt, họ sẽ:

• Bị định mức
• Bị giới hạn
• Tệ hơn những gì họ có thể tự lấy

Khi các công cụ được phê duyệt đủ tốt, hầu hết nhân viên sẽ ngừng việc lách luật bộ phận CNTT. Bài học: Nhu cầu về AI rất mạnh mẽ, nhưng AI ngầm thường là dấu hiệu của vấn đề về nguồn cung.

AI ngầm là gì?

AI ngầm có nghĩa là nhân viên sử dụng các công cụ AI của riêng họ tại nơi làm việc thay vì những công cụ mà tổ chức của họ cung cấp. Nó bao gồm:

• Chatbot trả lời câu hỏi
• Các tác nhân thực hiện các tác vụ thông thường
• Bot ghi âm và phiên âm các cuộc họp
• Trợ lý xử lý toàn bộ quy trình công việc

Các công cụ này có thể kết nối với các hệ thống và ứng dụng làm việc. Một số là sản phẩm độc lập, trong khi những số khác là tính năng AI được tích hợp sẵn trong các công cụ, thiết bị và nền tảng mà nhân viên đã có, như Copilot, Gemini và Apple Intelligence.

Trong một cuộc khảo sát với 2.000 nhân viên do BlackFog, một công ty bảo mật ủy quyền, 58% người dùng AI ngầm cho biết họ dựa vào các phiên bản miễn phí thường thiếu:

• Bảo mật cấp doanh nghiệp
• Các trợ lý giải quyết toàn bộ quy trình công việc
• Bảo vệ quyền riêng tư

chủ yếu vì họ coi trọng tốc độ. Các nhà lãnh đạo cấp cao báo cáo sử dụng AI ngầm gần gấp đôi so với nhân viên cấp dưới.

Việc nhân viên sử dụng có thể khó phát hiện. Một khảo sát của Cloud Security Alliance cho thấy rằng:

• 82% người trả lời cho biết tổ chức của họ có các tác nhân không xác định đang chạy trên hệ thống của họ
• 65% đã trải qua các sự cố liên quan đến tác nhân, bao gồm rò rỉ dữ liệu, gián đoạn hoạt động và tổn thất tài chính

AI ngầm so với CNTT ngầm

CNTT ngầm xuất hiện trước. Aditya Patel, một chuyên gia bảo mật đám mây tại AWS, gọi AI ngầm là “người anh em họ nổi loạn” của nó.

CNTT ngầm mô tả khi người lao động né tránh các sản phẩm công nghệ ưa thích của bộ phận CNTT doanh nghiệp và sử dụng các sản phẩm của riêng họ, đôi khi có chủ đích và đôi khi không biết rõ các quy tắc. Một nhân viên đăng nhập vào tài khoản Google, Dropbox, WhatsApp hoặc Trello cá nhân trên trình duyệt web trên thiết bị làm việc, hoặc gửi email tài liệu đến một địa chỉ cá nhân để hoàn thành ở nhà.

Điểm mới của AI ngầm chính là quy mô và tính liên tục. Một số ví dụ:

• Dữ liệu được dán vào một công cụ công cộng có thể nằm trong hệ thống của nhà cung cấp vô thời hạn
• Các tác nhân và trợ lý tiếp tục chạy trong khi nhân viên làm việc khác, hoạt động xuyên suốt các ứng dụng, email và nền tảng

Phần mềm giám sát bảo mật truyền thống không được xây dựng để nhìn thấy chúng. Đóng một thẻ trình duyệt không làm dừng công việc, vốn thường vô hình đối với bất kỳ ai ngoại trừ người đã đưa ra yêu cầu.

Phóng to

Ví dụ về AI ngầm tại nơi làm việc

AI ngầm thường xuất hiện trong một số tình huống chính:

Tại sao nhân viên sử dụng AI không được phê duyệt

Nhân viên có nhiều lý do để sử dụng CNTT không được phê duyệt.

• Một số người đối mặt với áp lực phải sử dụng AI, bao gồm đánh giá hiệu suất kém hoặc mất việc làm, trong khi các công cụ do nhà tuyển dụng cung cấp hoạt động kém hiệu quả hơn những công cụ họ sử dụng ở nhà.
• Họ tìm đến công cụ tốt hơn để hoàn thành công việc một cách thích hợp.
• Những người khác thấy công cụ được phê duyệt quá chậm để tiếp cận, quá phức tạp, quá cứng nhắc hoặc quá thường xuyên bị sai.

Việc sử dụng AI nặng có thể trở nên tốn kém, điều này đã khiến nhiều công ty nổi tiếng giới hạn những người dùng “tokenmaxxing”. Vào tháng 6 năm 2026, Uber đã giới hạn chi tiêu của nhân viên ở mức 1.500 đô la mỗi tháng cho mỗi công cụ lập trình tác nhân sau khi đã tiêu hết ngân sách AI hàng năm trong bốn tháng.

Việc định mức đẩy một số nhân viên tự trả tiền cho phiên bản tiêu dùng thay vì đối mặt với “thảm họa token.” Một số công ty bảo nhân viên sử dụng AI cũng đồng thời kiểm soát quyền truy cập vào nó.

Nhân viên tìm cách vượt qua các giới hạn.

• Họ dán dữ liệu công ty vào một chatbot công cộng để phác thảo một báo cáo.
• Họ sử dụng trợ lý cá nhân AI hoặc công cụ lập trình để tăng tốc các tác vụ thông thường.

Một số nhà nghiên cứu mô tả đây là “sự đổi mới của người dùng ngầm.” Nhiều nhân viên không bao giờ nhận ra họ đang vi phạm chính sách của công ty. Và trong số những nhân viên sử dụng AI trái quy định, chỉ khoảng một nửa bị bắt quả tang, theo một khảo sát của PagerDuty.

Điều gì có thể xảy ra với AI ngầm

Các rủi ro chia thành ít nhất năm nhóm:

1. Sự cố bảo mật: Một công cụ không được phê duyệt có thể cung cấp cho kẻ tấn công con đường xâm nhập vào các hệ thống nội bộ. Vercel, một nhà cung cấp cơ sở hạ tầng web, đã tiết lộ vào tháng 4 năm 2026 rằng các tin tặc tinh vi đã đột nhập vào hệ thống của họ sau khi một nhân viên kết nối ứng dụng bên thứ ba từ Context.ai với tài khoản Google doanh nghiệp. Những kẻ tấn công đã lấy đi thông tin đăng nhập của khách hàng, và dữ liệu bị đánh cắp sau đó được ra giá với 2 triệu đô la.

2. Rò rỉ sở hữu trí tuệ: Dữ liệu độc quyền có thể rời khỏi các máy chủ do công ty kiểm soát chỉ bằng một thao tác dán vào chatbot. Vào tháng 3 năm 2023, các nhân viên Samsung đã dán mã nguồn và bản ghi nội bộ bảo mật vào ChatGPT. Nguy cơ là những người dùng khác có thể đã truy cập được dữ liệu đó. Samsung đã cấm các công cụ AI tạo sinh vài tuần sau đó.

3. Tác động pháp lý: Một vụ vi phạm hoặc một thông tin do AI bịa ra có thể mang lại sự giám sát quy định, tiền phạt và tổn hại danh tiếng. CB Financial Services, công ty mẹ của Community Bank, đã nộp Biểu mẫu 8-K vào tháng 5 năm 2026 cho Ủy ban Giao dịch và Chứng khoán, trong đó tiết lộ một sự cố nội bộ liên quan đến thông tin khách hàng nhạy cảm sử dụng ứng dụng AI trái phép. Đây là hồ sơ 8-K đầu tiên được biết đến nộp để phản hồi việc sử dụng AI ngầm.

4. Biến chứng pháp lý: Dán thông tin bảo mật vào chatbot tiêu dùng có thể gây nguy hiểm cho các biện pháp bảo vệ bí mật thương mại của công ty. Trong một quyết định vào tháng 4 năm 2026, thẩm phán liên bang ở California đã bác bỏ yêu cầu bồi thường bí mật thương mại “có thành kiến” vì nguyên đơn đã phát triển tài liệu bằng ChatGPT và không thực hiện các bước hợp lý để giữ bí mật. Trong một phán quyết riêng, tòa án phát hiện ra rằng nhật ký trò chuyện AI cá nhân của bị cáo không được bảo vệ bởi đặc quyền khách hàng-luật sư hoặc học thuyết sản phẩm công việc, khiến chúng có thể được đem ra xem xét trước tòa.

5. Quyền riêng tư: Một bot cuộc họp có thể ghi lại hình ảnh mọi người mà không có sự cho phép hoặc kiến thức của họ. Một vụ án tại Tòa án Quận Hoa Kỳ chống lại Otter.ai đặt câu hỏi liệu một thiết bị ghi chú tự động có thể ghi lại người tham gia mà không có sự đồng ý của tất cả các bên hay không, và liệu Otter có thể sử dụng các cuộc trò chuyện để huấn luyện mô hình của mình hay không. Riêng vào năm 2024, nhà nghiên cứu Alex Bilzerian nói với The Washington Post rằng ông đã từ bỏ một thỏa thuận sau khi Otter gửi cho ông bản ghi chép đầy đủ của một cuộc họp mà ông đã rời đi, trong đó các nhà đầu tư thảo luận về các bước sai lầm chiến lược và các chỉ số bị thao túng.

Phóng to

Tại sao lệnh cấm thất bại

Các công ty đã cấm các sản phẩm AI cụ thể rồi sau đó đảo ngược quyết định.

• Samsung đã cấm các công cụ AI tạo sinh vào năm 2023 và áp dụng ChatGPT, Gemini và Claude trên toàn công ty vào năm 2026.
• Citigroup đã hạn chế ChatGPT vào năm 2023 và triển khai các công cụ AI của riêng mình cho nhân viên vào năm 2024.
• Sau khi Ý chặn ChatGPT vào năm 2023, sản lượng từ các nhà phát triển phần mềm Ý đã giảm khoảng một nửa trong hai ngày và sau đó phục hồi, trong khi số lượt tải xuống các công cụ để vượt qua lệnh chặn tăng mạnh, hai nhà kinh tế học phát hiện trong một bài báo nghiên cứu.
• Trên Reddit, một chuyên gia bảo mật mạng viết rằng sau khi công ty nơi anh làm việc chặn ChatGPT, các nhân viên đã chuyển sang các tính năng AI bên trong các ứng dụng công ty được phê duyệt, vốn không thể tắt được.

Lệnh cấm thường chuyển công việc đến các nơi khác thay vì ngăn chặn việc sử dụng AI trái phép.

• Trong khảo sát của KPMG, 67% nhân viên ở các công ty cấm các công cụ AI công cộng cho biết họ đã đưa tài liệu nhạy cảm hoặc có bản quyền vào một công cụ, so với 33% ở các tổ chức không có chính sách chính thức.
• Việc chặn gắt gao đẩy việc sử dụng AI sang các thiết bị cá nhân và hạn chế những gì tổ chức có thể nhìn thấy, nghiên cứu cho thấy.
• Ảnh chụp màn hình hoặc bức ảnh chụp một trang web có thể đánh bại các biện pháp kiểm soát dựa trên tệp.

Cách chấm dứt các giải pháp thay thế AI ngầm

Các công ty có ít AI ngầm hơn sẽ biến con đường được phê duyệt thành con đường dễ dàng hơn. Các chính sách sử dụng AI hiệu quả, đào tạo nâng cao nhận thức về AI liên tục, các biện pháp bảo vệ kỹ thuật và trách nhiệm giải trình của con người là nền tảng cơ bản. Bốn thực tiễn tiến xa hơn nữa:

• Chọn công cụ mà nhân viên sẽ chọn dù thế nào đi nữa. Khảo sát từ Recon Analytics cho thấy 68% nhân viên chỉ được cung cấp Copilot đã gọi đây là công cụ AI chính của họ, so với 8% khi được cấp ba công cụ lớn. Moderna đã so sánh trợ lý của chính họ với Copilot và ChatGPT Enterprise trong quá trình thử nghiệm của người dùng, sau đó chọn công cụ được nhân viên đánh giá cao nhất.
• Cung cấp giải pháp thay thế trước khi hạn chế giải pháp tạm thời. Một nghiên cứu của Úc về các chuyên gia cơ sở hạ tầng quan trọng cho thấy một số tổ chức đã chặn các công cụ AI công cộng chỉ sau khi họ bắt đầu cung cấp tùy chọn được phê duyệt, một cách tiếp cận mà các tác giả gọi là “ưu tiên thay thế”. “Nếu bạn không đưa cho họ các công cụ, họ sẽ tìm cách lấy các công cụ,” một người tham gia cho biết. Netskope Threat Labs, bộ phận nghiên cứu của nhà cung cấp bảo mật đám mây, báo cáo rằng việc sử dụng tài khoản AI cá nhân tại khách hàng dịch vụ tài chính của họ đã giảm từ 76% xuống 36% với các giải pháp chính thức trong khi việc sử dụng được phê duyệt tăng từ 33% lên 79%.
• Cung cấp một loạt các tùy chọn đào tạo phù hợp. Trong thử nghiệm Copilot của chính phủ Úc, ba phần tư số người nhận được từ ba hình thức đào tạo trở lên cảm thấy tự tin khi sử dụng công cụ này, cao hơn 28 điểm phần trăm so với những người chỉ nhận được một hình thức đào tạo. Một khảo sát của BCG phát hiện ra rằng 18% nhân viên không nhận được đào tạo nào là người dùng AI thường xuyên, so với 82% những người nhận được từ năm đến mười giờ hướng dẫn, các phiên trực tiếp và huấn luyện. Chỉ có 36% nhân viên cho biết họ hài lòng với việc đào tạo AI của mình, gọi đó là quá ngắn hoặc hời hợt.
• Bắt đầu từ những người đã muốn có công cụ này. Peter Tucker, vào thời điểm đó là giám đốc CNTT tại IK Partners, một công ty cổ phần tư nhân có 250 nhân viên, đã áp dụng chiến lược hướng theo nhu cầu với mức không bắt buộc để đạt được 190 người dùng ChatGPT Enterprise. Ông bắt đầu với 20 tình nguyện viên, những người đã trở thành những người ủng hộ nội bộ khi họ thấy công cụ này có thể tiết kiệm thời gian cho họ như thế nào. Ông đã xây dựng các trình kết nối với các công cụ mà mọi người đã làm việc cùng, bao gồm Exchange, Egnyte và Notion. Và ông đã tổ chức các phiên tự nguyện với một nhà khoa học dữ liệu mà 120 trong tổng số 250 nhân viên của công ty đã tham dự. BBVA đã tăng từ 3.300 giấy phép lên 11.000 với việc đào tạo cho 250 nhà lãnh đạo, bao gồm cả CEO của họ, định hình công cụ của công ty như một sự thay thế an toàn hơn cho AI ngầm.

Điểm mấu chốt

Khi nhân viên lách qua các công cụ mà công ty cung cấp cho họ, họ đang thể hiện chính xác những điểm thiếu sót của các công cụ đó. Việc chặn chúng sẽ che giấu thông tin đó. Những công ty có ít hoạt động sử dụng AI ngầm nhất sẽ cung cấp một công cụ tốt, chọn công cụ mà nhân viên sẽ chọn dù thế nào đi nữa, và coi bất kỳ việc sử dụng ngầm nào còn lại như một danh sách các tính năng vẫn còn thiếu.

Perplexity có thể giúp gì

Perplexity Enterprise cung cấp cho các công ty một công cụ bảo mật mà nhân viên tự lựa chọn dựa trên tính ưu việt của nó, với tính năng đăng nhập bằng tài khoản công việc mà quản trị viên có thể thực thi; quyền hạn dựa trên vai trò để mọi người chỉ nhìn thấy những gì bộ phận CNTT cho phép; ghi nhật ký kiểm toán trên tất cả các đầu vào của người dùng, các bước thực hiện của tác nhân và câu trả lời; thông tin công ty không bao giờ được sử dụng để huấn luyện mô hình AI; và liên kết đến các nguồn của nó trên mọi câu trả lời để bất kỳ ai cũng có thể kiểm tra một sự thật trước khi chuyển nó cho khách hàng. Trình duyệt Comet cho Enterprise tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và kiểm soát mà công ty đã thiết lập sẵn.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào tôi có thể biết nếu mình đang sử dụng AI ngầm mà không có ý định đó?

Kiểm tra xem một công cụ AI có nằm trong danh sách được phê duyệt của công ty hay không. Các tiện ích mở rộng trình duyệt, công cụ ghi chú và các tính năng AI tự động đều được tính, và hầu hết những người vi phạm chính sách đều không nhận ra điều đó.

Tôi nên làm gì nếu đã dán nội dung nhạy cảm vào một công cụ AI cá nhân?

Hãy báo cho ai đó trong nhóm CNTT hoặc bảo mật vào cùng ngày hôm đó, và nêu rõ cụ thể những gì đã được chia sẻ. Các công ty và tòa án đã đối xử với việc tiết lộ tự nguyện, kịp thời khác với việc che giấu, và thiệt hại thực tế thường phụ thuộc vào việc quyền truy cập có thể bị thu hồi và thông tin xác thực có thể được thay đổi nhanh chóng như thế nào.

Điều gì xảy ra nếu đồng nghiệp mang thiết bị ghi chú AI vào cuộc họp?

Hãy hỏi trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu, bởi vì lựa chọn của một người tham gia sẽ ghi lại tất cả mọi người. Các quy tắc đồng ý ghi âm khác nhau tùy theo bang và bao gồm mọi người có trong cuộc gọi, chứ không chỉ riêng người chủ trì, vì vậy hãy lên tiếng sớm hoặc yêu cầu không ghi âm các phần nhạy cảm.

Việc cung cấp một công cụ AI được phê duyệt có làm cho AI ngầm biến mất không?

Không, và rất ít nghiên cứu đáng tin cậy đo lường trực tiếp mức độ sử dụng trước và sau khi một công cụ được phê duyệt ra mắt. Các công cụ được phê duyệt hiệu quả loại bỏ một trong những lý do lớn nhất để đi ra ngoài, nhưng một phần người dùng sẽ luôn tiếp tục sử dụng cả hai, và tín hiệu đó đáng được chú ý thay vì trừng phạt.

Làm thế nào một quản lý có thể phân biệt vấn đề kỷ luật với vấn đề công cụ?

Hãy xem mọi người tìm đến cái gì và tại sao. Nếu giải pháp thay thế tiết kiệm được thời gian thực sự, nó đang tiết lộ những gì công cụ được phê duyệt đang thiếu. Phản ứng thiết thực nhất là khắc phục khoảng trống đó. Việc che giấu thường báo hiệu sự sợ hãi về hậu quả chứ không phải ý đồ xấu.