Kiểm toán thiết lập QuickBooks và trả lời câu hỏi thanh toán

Tổng quan

Computer có thể nhận dữ liệu xuất từ QuickBooks hoặc kết nối trực tiếp để chạy kiểm toán thiết lập toàn diện cùng với các truy vấn tài chính cụ thể trong một lần xử lý. Hệ thống đối chiếu Sơ đồ tài khoản, danh mục nhà cung cấp, hóa đơn, khoản thanh toán và sổ cái chung để phát hiện các điểm sai lệch, mục bị thiếu và khoảng trống cấu trúc, sau đó trả lời các câu hỏi bằng số tiền chính xác và chi tiết giao dịch.

Kết quả chính

Computer đã phân tích dữ liệu QuickBooks (Sơ đồ tài khoản, Nhà cung cấp, Hóa đơn, Thanh toán hóa đơn, Chi tiết sổ cái chung) và cung cấp hai nội dung: câu trả lời trực tiếp cho câu hỏi thanh toán nhà cung cấp và một cuộc kiểm toán thiết lập toàn diện.

Đối với câu trả lời thanh toán nhà cung cấp, hệ thống đã xác định nhà cung cấp xây dựng (Skyline Construction LLC), liệt kê hai khoản thanh toán từ đầu năm đến nay tổng cộng 1.350.000 USD kèm theo ngày tháng, ID thanh toán, số tiền và mô tả ghi nhớ trong một bảng rõ ràng.

Đối với cuộc kiểm toán thiết lập, hệ thống đã chạy quy trình xác thực bảy phần bao gồm tính đầy đủ của Sơ đồ tài khoản, tính toàn vẹn của danh mục nhà cung cấp, độ chính xác của trạng thái hóa đơn, đối chiếu hóa đơn với thanh toán, kiểm tra số dư sổ cái chung và phát hiện mục bị thiếu. Hệ thống đã phát hiện năm vấn đề cụ thể bao gồm hai khoản thanh toán bị thiếu trong sổ cái chung (281 nghìn USD khoản phải trả ảo), sự sai lệch về trạng thái hóa đơn, khoản thanh toán thừa rõ rệt do phân bổ sai khoản thanh toán, và hai danh mục tài khoản bị thiếu (Vốn chủ sở hữu và Nợ dài hạn). Hệ thống cũng xác nhận các yếu tố đang hoạt động tốt: tất cả các giao dịch sổ cái chung đều cân đối, tất cả ID nhà cung cấp đều khớp, các loại tài khoản cốt lõi hiện diện và các điều khoản nhất quán.

Kết quả được cấu trúc để bàn giao trực tiếp danh sách các vấn đề cho nhân viên giữ sổ sách hoặc kế toán viên với các bước tiếp theo rõ ràng cho từng bản sửa lỗi.

Phóng to

Mẹo

• Yêu cầu cả "kiểm tra" và "cho tôi biết" trong một câu lệnh: Computer xử lý đồng thời các truy vấn chẩn đoán và tra cứu, vì vậy bạn không cần các tác vụ riêng biệt cho "hệ thống đã được thiết lập đúng chưa?" và "tôi đã chi bao nhiêu tiền?"
• Cụ thể về nhà cung cấp hoặc danh mục: Nếu bạn có nhiều nhà cung cấp xây dựng, hãy nói "Tôi đã trả bao nhiêu cho Skyline Construction trong năm nay?" để tránh sự mơ hồ. Hoặc mở rộng hơn: "Phân tích tất cả các khoản thanh toán cho nhà cung cấp theo danh mục cho Q1."
• Theo dõi bằng các bản sửa lỗi: Sau khi xem xét các vấn đề, hãy yêu cầu Computer "Soạn thảo các bút toán nhật ký điều chỉnh cho hai khoản thanh toán sổ cái chung bị thiếu" hoặc "Phân loại lại P-2002 trên B-1001 và B-1002" để nhận các bút toán có thể hành động mà bạn có thể ghi sổ trực tiếp.