Biến các tệp ngân sách thành bản tóm tắt biến động hàng tuần

Tổng quan

Computer sử dụng tính năng tự động hóa hàng tuần để xem xét các tệp ngân sách, chi tiêu thực tế và ghi chú tài chính, giúp bộ phận Tài chính chủ động kiểm soát các khoản chi vượt mức. Mỗi lần xem xét sẽ so sánh chi tiêu với tuần trước, tách các vấn đề mới ra khỏi các ngoại lệ đã biết, đồng thời tạo ra một bản tóm tắt ngắn kèm theo các câu hỏi dành cho chủ sở hữu ngân sách.

Thời gian có kết quả đầu tiên: Vào buổi đánh giá định kỳ tiếp theo vào thứ Hai; hãy yêu cầu chạy ngay lập tức cho một ví dụ đầu tiên.

Độ khó: cần thiết lập

Những gì bạn cần

• Microsoft 365 được kết nối, để Computer có thể đọc sổ tay ngân sách, công cụ theo dõi chi tiêu thực tế và ghi chú tài chính trong SharePoint.
• Công cụ theo dõi chi tiêu thực tế cho kỳ đánh giá; kết nối Snowflake để lấy nguồn dữ liệu trực tiếp từ kho dữ liệu, hoặc cung cấp tệp xuất hiện tại.
• Ghi chú tài chính với chủ sở hữu ngân sách và giải thích cho các ngoại lệ trước đó, để các câu hỏi theo dõi phản ánh những gì đã biết.
• Bản đánh giá trước đó, để Computer có thể xác định các vấn đề mới, trầm trọng hơn, đã giải quyết và không thay đổi; nếu không có, bản tóm tắt đầu tiên sẽ thiết lập đường cơ sở.
• Ngưỡng trọng yếu, chẳng hạn như 5% hoặc 100.000 USD, để bản tóm tắt tập trung vào các biến động cần phải xem xét.

Truy vấn

Những gì bạn nhận lại

Bản tóm tắt chênh lệch ngân sách hàng tuần

Trích đoạn từ kết quả demo: Câu hỏi dành cho chủ sở hữu ngân sách

Bạn có kỳ vọng bất kỳ khoản trả trước Q4 bổ sung nào trong tháng 9 không? Nếu có, vui lòng thêm chúng vào bản dự báo lại.

Ước tính kết quả Q3 đã sửa đổi của bạn là gì và ngân sách Q4 có còn được giữ nguyên không?

Chúng ta có nên mở một mã dự án chuyên dụng hay tiếp tục ghi nhận vào G&A?

Mở bản tóm tắt ví dụ và tác vụ gốc. Ví dụ này sử dụng dữ liệu công ty hư cấu và các số liệu minh họa.

• Tóm tắt chính: Tình hình chi tiêu tổng thể và các vấn đề cần chú ý trước dự báo tiếp theo.
• Bảng biến động: Ngân sách, chi tiêu thực tế, chênh lệch theo đô la và tỷ lệ phần trăm, chủ sở hữu và trạng thái trên tám trung tâm chi phí.
• Đánh giá tuần qua tuần: Các vấn đề mới, ngoại lệ trầm trọng hơn, các mục đã giải quyết và các biến động đã được giải thích trước đó.
• Câu hỏi của chủ sở hữu: Các câu hỏi theo dõi cụ thể được nhóm theo chủ sở hữu ngân sách, kèm theo ngày phản hồi.
• Các hành động được đề xuất: Các thay đổi dự báo được đề xuất, xem xét chi tiêu và cập nhật danh sách theo dõi để bộ phận Tài chính phê duyệt.

Được cung cấp dưới dạng bản tóm tắt viết ngắn gọn để xem xét cùng bộ phận Tài chính và sử dụng để chuẩn bị các câu hỏi theo dõi cho chủ sở hữu ngân sách; lịch đánh giá tiếp theo sẽ so sánh với bản tóm tắt trước đó.

Làm cho nó tốt hơn

• Thêm bối cảnh: Bao gồm đánh giá cuối cùng và phản hồi của chủ sở hữu để các vấn đề đã giải quyết không trở thành câu hỏi mới.
• Kết nối nhiều hơn: Thêm Snowflake để sử dụng số liệu thực tế từ kho dữ liệu thay vì công cụ theo dõi được làm mới thủ công.
• Chỉ rõ chi tiết: Nêu tên các tệp, kỳ báo cáo và ngưỡng biến động để quá trình so sánh sử dụng cơ sở nhất quán.
• Yêu cầu định dạng: Chỉ định bản tóm tắt một trang có bảng biến động và các câu hỏi được nhóm theo chủ sở hữu.
• Làm cho nó định kỳ: Lên lịch đánh giá trước cuộc họp tài chính hàng tuần và giữ lại mỗi bản tóm tắt cho lần so sánh tiếp theo.

Thử một biến thể

• Xem xét [ngân sách, chi phí thực tế và ghi chú tài chính của Marketing] dựa trên [bản tóm tắt của tuần trước] và tạo một bản tóm tắt một trang về các khoản chi vượt mức mới cũng như các câu hỏi dành cho [chủ sở hữu ngân sách Marketing].
• So sánh [ngân sách và chi phí thực tế của tháng này] với [bản đánh giá của tháng trước] và tạo một bảng tính gồm các biến động trọng yếu, giải thích, chủ sở hữu và câu hỏi còn mở.
• Xem xét [sổ tay ngân sách], [công cụ theo dõi chi tiêu thực tế] và [phản hồi của chủ sở hữu], sau đó tạo bản cập nhật lãnh đạo gồm hai trang về các rủi ro mới và các quyết định cần thiết trước khi [khóa dự báo].

Các trường hợp sử dụng liên quan

• Chuẩn bị cập nhật dự báo hàng tháng: Sử dụng bản tóm tắt biến động và phản hồi của chủ sở hữu để xác định các giả định cần sửa đổi.
• Kiểm toán chi tiêu của nhà cung cấp: Điều tra các nhà cung cấp và hóa đơn đằng sau các trung tâm chi phí được nêu trong bản tóm tắt.
• Xây dựng bảng điều khiển cho lãnh đạo tài chính: Đưa các ngoại lệ ngân sách vào cái nhìn tổng quan hơn về hiệu quả tài chính.