職場中的 AI：知識工作程序的實用指南

這篇文章剖析知識工作程序如何將 AI 用於每週消耗時間的重複性任務，而不僅僅是用於單次問題和寫作任務。它包含隨時可用的提示詞、安全使用 AI 的指引，以及將 AI 快速且簡單地建置到您的工作流程中的步驟。

大多數知識工作程序都伴隨著工作說明中沒有的營運開銷：開會、行政、隨時掌握最新資訊、管理關係。

這些任務通常是開始使用 AI 的最佳切入點，因為其輸出結果易於檢查，且出錯的風險很低。

以下是其中的 10 項任務，以及如何提示 AI 來協助處理每一項任務。

備註：某些 AI 工具需要附加或直接貼上來源素材。其他工具則可以從已連線的收件匣、雲端硬碟或開啟的瀏覽器分頁中自行提取。以下的提示詞適用於這兩種情況。

關於同一主題的新文章和更新筆記堆積如山，要跟上最新發展確實是一大挑戰。

AI 工具可以協助您：

將分散的來源整合為單一解答
捕捉跨文件的矛盾或版本漂移
總結自上次更新以來有哪些變更
標記來源意見分歧之處

試試這個查詢

資訊摘要查詢

使用時機：您擁有多個來源，且需要取得共識、衝突點以及變更內容。

角色：研究分析師。
任務：綜合整理以下五篇文章以及我們關於{topic}的內部筆記。找出它們意見一致之處、列出衝突的數字/聲明，並記錄自{last_date_or_version}以來有何變更。
輸入：
- 文章：{paste titles + URLs or attach files}
- 內部筆記：{paste bullets or attach doc}
- 要比較的最後日期/版本：{YYYY-MM-DD or version}
限制：
- 有時間限制的憑證：優先採用{start_date}至{end_date}之間的來源；標記任何較舊的內容。
- 憑證規則：對於每項主要聲明，盡可能引用至少 2 個獨立來源；將新聞/網誌標記為次要來源。
Output:
1) 3–5 個共識重點摘要。
2) 表格：聲明 | 衝突的價值/措辭 | 來源 (含日期) | 信心水準 (高/中/低)。
3) 以 3–7 個重點列出「自{last_date_or_version}以來有何變更」。
4) 透過 3–5 項具體檢查列出「我遺漏的內容 / 接下來要驗證的內容」。
驗證：
- 標記任何可能有超過一種解讀方式的句子。
- 若任何輸入規格不足，最多可提出 3 個釐清問題。

狀態更新、總結、進度追蹤：大多數的職場溝通都重複著相同的幾種形式，這讓 AI 能夠輕鬆寫出像樣的初稿。

AI 工具可以協助您：

從重點清單草擬電子郵件、更新或文件
針對不同的受眾調整語氣或長度
為不同的讀者重寫相同的更新內容
在傳送前找出表達不清的措辭

AI 可以協助將對話轉化為具體的後續行動和決議記錄。

AI 工具可以協助您：

從筆記或逐字稿中提取行動項目與負責人
在通話結束後立即草擬總結
找出實際上未指派給任何人的承諾事項
根據上次會議未解決的項目準備議程

試試這個查詢

會議總結查詢

使用時機：您擁有逐字稿/筆記，並且需要決策/承諾記錄以及隨時可傳送的總結。

角色：專案協調員。

Task: 從以下的會議逐字稿/筆記中，列出做出的每一項承諾、負責人，以及提到的任何日期。標記任何聽起來像決策但從未明確指派的事項。然後草擬一封五個句子的總結電子郵件，我可以原封不動地傳送或進行編輯。

輸入：

- 逐字稿/筆記：{paste text or attach file}

- 會議背景：{meeting name, date, attendees if known}

限制：

- 忠於原文：僅記錄明確或強烈暗示的承諾/決策；將暗示的項目標記為 [已暗示]。

- 若缺少負責人/日期，請寫「負責人：待定」或「日期：待定」。

輸出：

1) 承諾表格：承諾 | 負責人 | 日期 | 狀態 (已確認/已暗示) | 來源行 (引用短片段)。

2) 「未指派的決策」清單：決策 | 為什麼不清楚 | 建議負責人 + 下一步。

3) 草擬電子郵件 (5 個句子)：主旨行 + 內文，語氣中立，無廢話。

驗證：

- 標記草擬電子郵件中任何可能有超過一種解讀方式的句子。

- 若高影響力項目的關鍵細節（負責人/日期）遺漏，最多可提出 3 個釐清問題。

AI 可以讓組織複雜的每週行程、應付多項承諾以及更準確地估算時間變得更容易。

AI 工具可以協助您：

將相互衝突的截止日期轉化為作業順序
在排程衝突變成問題之前加以標記
區分真正緊急的事項與感覺緊急的事項
合理性檢查計畫是否切合實際

試試這個查詢

每週規劃查詢

使用時機：您需要為 5 天的工作週進行排序、衝突偵測和現實檢查。

角色：營運規劃師。

任務：按急迫性和影響力排列我的每週工作順序、標記可能的衝突，並告訴我這對五天的工作週是否切合實際。如果不是，請說明該刪減或推遲什麼。

輸入：

- 工作項目：{list each item with deadline, rough time estimate, and any dependencies}

- 限制：{working hours/day, meetings, hard deadlines, time zones}

- 成功標準：{what “done” looks like this week}

限制：

- 使用簡單的評分量規：急迫性 (1–5)、影響力 (1–5)、心力 (小時)。顯示每個項目的分數。

- 假設一週 5 天，扣除會議後每天有 {X} 個產出小時。

輸出：

1) 排序清單：項目 | 急迫性 | 影響力 | 心力 (小時) | 分數 | 截止日期 | 相依性。

2) 「可能的衝突」清單：衝突 | 涉及的項目 | 為什麼衝突 (時間/相依性)。

3) 現實檢查：「切合實際？是/否。」如果否：「刪減/推遲」建議及理由（哪些項目、釋放多少小時）。

4) 帶有時間區塊的建議每日計畫 (週一至週五)。

驗證：

- 標記您所做的任何假設（例如：會議負擔、專注時間）。

- 若截止日期/相依性不明確，最多可提出 3 個釐清問題。

AI 無法取代人類的判斷力，但它擅長組裝、排序和比較複雜的資訊，讓決策過程更輕鬆。

AI 工具可以協助您：

匯集相關資訊以做出決策
找出推理一致或不一致的地方
在依據某個假設建立基礎之前進行壓力測試
組織發揮作用的各項因素

試試這個查詢

決策分析查詢

使用時機：在兩個可能的策略選項之間做出複雜的抉擇。

角色：策略分析師。

任務：我正在為{decision/context}在{Option A}與{Option B}之間做出抉擇。請針對每一個選項提出其本身的最強有力論點，然後告訴我這些論點實際分歧之處：事實、假設或優先順序上的差異。請勿將它們平均折衷。

輸入：

- 決策背景：{goal, constraints, stakeholders, timeline}

- 選項 A 說明：{key features, costs, risks, evidence}

- 選項 B 說明：{key features, costs, risks, evidence}

限制：

- 以同理心對待每個選項；不得有稻草人論證。

- 分開列出事實（可驗證）、假設（信念）以及優先順序（價值觀/取捨）。

輸出：

1) 「A 的論點」 (5–7 個重點)：好處、風險、關鍵假設、引用的憑證。

2) 「B 的論點」 (5–7 個重點)：好處、風險、關鍵假設、引用的憑證。

3) 「真正的分歧」表格：分歧 | 類型 (事實/假設/優先順序) | 為什麼對決策很重要 | 如何解決/測試。

4) 「決策標準」檢查清單：鑑於我的背景，應推動選擇的 3–5 個標準。

驗證：

- 標記任何缺乏憑證或依據關鍵假設的聲明。

- 若決策背景規格不足，最多可提出 3 個釐清問題。

現今更為精密的 AI 工具不僅能回答問題，還能建立投影片、報告、文件或試算表。

AI 工具可以協助您：

將研究或筆記轉化為第一版簡報稿、試算表或報告
直接從原始素材產出格式化的文件
在花時間琢磨之前建構交付項目的架構
在建立時一併收集來源

試試這個查詢

簡報大綱查詢

使用時機：您需要一份附有來源支援聲明的簡報大綱。

角色：簡報策略專家。

任務：使用以下研究，為利害關係人簡報建立五張投影片的大綱：標題投影片、三張內容投影片 (清晰的標題 + 每張三個支援要點)，以及建議投影片。請註明哪一個來源支援各項聲明。

輸入：

- 研究：{paste excerpts/links or attach files}

- 受眾：{executives / technical / mixed}

- 目標：{what decision or action you want from stakeholders}

限制：

- 每個支援要點必須引用來源 (標題 + 日期或 URL)。

- 保持標題以行動為導向 (動詞先行)。

輸出：

- 投影片 1 (標題)：標題 | 副標題 | 講者 | 日期。

- 投影片 2 (內容)：標題 | 要點 1 (來源) | 要點 2 (來源) | 要點 3 (來源)。

- 投影片 3 (內容)：標題 | 要點 1 (來源) | 要點 2 (來源) | 要點 3 (來源)。

- 投影片 4 (內容)：標題 | 要點 1 (來源) | 要點 2 (來源) | 要點 3 (來源)。

- 投影片 5 (建議)：建議 1 (來源) | 建議 2 (來源) | 建議 3 (來源) | 下一步/要求。

驗證：

- 標記任何缺乏來源或依據過時憑證 (> {max_age}) 的聲明。

- 若目標/受眾不明確，最多可提出 3 個釐清問題。

AI 可以減少繁瑣的手動任務，例如自動輸入或分類資料、標記檔案，或將資訊從一個工具複製並貼到另一個工具。

AI 工具可以協助您：

分類開支並標記重複或遺漏的項目
草擬例行電子郵件
將粗略的筆記轉化為可提交的內容
使用您已有的資訊填寫重複的表單

試試這個查詢

分類查詢

使用時機：清理並總結開支以供報告使用。

角色：財務營運助理。

任務：將我匯出的每筆開支歸類至{your categories}，標記重複或遺漏的類別，並提供我可貼到報告中的各類別總計摘要。

輸入：

- 開支匯出資料：{paste CSV-like rows or attach file}

- 類別：{e.g., Travel, Software, Meals, Office, Other}

- 報告期間：{month/year}

限制：

- 若某一列含糊不清，請指定最可能的類別並標記為 [假設：{reason}]。

- 標記潛在重複項目 (±1 天內的相同供應商/金額/日期)。

輸出：

1) 已分類清單：日期 | 供應商 | 金額 | 類別 | 備註 (例如：[假設]，[是否重複？])。

2) 摘要表格：類別 | 總金額 | 行數。

3) 「待修正問題」清單：遺漏的類別、重複項目、極端值。

驗證：

- 若類別清單不完整，或貨幣/稅務處理不明確，最多可提出 3 個釐清問題。

AI 對於捕捉單一文件中的不一致之處，以及調和多個來源的聲明非常有用，例如標記草稿偏離風格指南之處。

AI 工具可以協助您：

捕捉整份文件中不一致的數字或聲明
在發布內容前標記表達不清的措辭
對照檢查清單或風格指南檢查草稿
找出早期章節與後期章節之間的落差

試試這個查詢

草稿品管查詢

使用時機：您需要進行針對性的品管審查，而無需全面重寫。

角色：資深編輯。

任務：根據下方的風格指南/檢查清單檢查我的草稿。標記文件中其他地方互相矛盾的數字或聲明、任何您必須重讀才能理解的句子，以及檢查清單要求但卻遺漏的內容。按位置列出問題。請勿重寫整篇文章。

輸入：

- 草稿：{paste text or attach file}

- 風格指南/檢查清單：{paste bullets or attach doc}

限制：

- 可能時請按「節/段落/行」參照位置。

- 若有矛盾，請引用兩個互相矛盾的段落。

輸出：

1) 「矛盾」表格：位置 A | 引文 A | 位置 B | 引文 B | 為什麼衝突 | 建議修正方式。

2) 「難讀的句子」清單：位置 | 引文 | 為什麼不清楚 | 建議重寫方式。

3) 「遺漏的檢查清單項目」清單：檢查清單項目 | 哪裡遺漏 | 建議新增內容。

驗證：

- 若檢查清單含糊不清或文件結構不明確，最多可提出 3 個釐清問題。

掌握不熟悉的主題過去意味著緩慢的閱讀，或是拜託忙碌的同事幫忙。

AI 工具可以協助您：

快速對不熟悉的工具、流程或主題有工作上的理解
準備您應該準備好回答的問題
以您需要的層級解釋概念
在與比您更有專業知識的人交談之前填補背景知識

試試這個查詢

資訊簡報查詢

使用時機：您需要在會議前進行快速、淺顯易懂的簡報。

角色：主題解說員。

任務：我明天有一場關於{topic}的會議，但我對此不太熟悉。請用淺顯易懂的語言解釋核心要點：它是什麼、為什麼現在很重要，以及大家會預設我知道的術語。請給我三個我應該準備好回答或提出的問題。

輸入：

- 主題：{specific topic}

- 受眾/產業：{e.g., fintech, healthcare, SaaS}

- 時間敏感度：{what’s new in the last 6–12 months}

限制：

- 語言淺顯易懂，無定義不得使用專業術語。

- 有時間限制：優先採用{start_date}至{end_date}之間的發展；標記任何較舊的內容。

輸出：

1) 「這是什麼」 (3–5 個重點)。

2) 「為什麼現在很重要」 (3–5 個重點，含最新發展)。

3) 「預設您會知道的術語」 (術語 | 單行定義)。

4) 「需準備好的三個問題」 (問題 | 為什麼重要 | 討論要點)。

驗證：

- 標記任何缺乏憑證或依據具爭議假設的聲明。

- 若主題太廣或缺少產業背景，最多可提出 3 個釐清問題。

分散在舊電子郵件和筆記中的背景資訊，在通話前的短時間內可能很難重新建構。

AI 工具可以協助您：

在對話前匯集背景資訊：討論過、承諾過或懸而未決的事項
在客戶或利害關係人通話前準備簡報
追蹤持續進行的關係中的未決項目
草擬參照真實先前背景的進度追蹤信件

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通話前關係簡報查詢

使用時機：使用過去的互動準備與人員或客戶的通話。

角色：客戶策略專家。

任務：在我今天與{person_or_account}通話之前，請統整我們上次討論的內容、雙方承諾過的任何事項，以及我們過去電子郵件/筆記中尚未解決的任何事項。標記任何您沒有完全把握的事項，以便我再次確認。

輸入：

- 人員/客戶：{name, company, role}

- 過去互動：{paste last meeting notes + key emails or attach files}

- 今天的目標：{what you want from the call}

限制：

- 忠於原文：僅記錄明確或強烈暗示的承諾/未解決項目；將暗示的項目標記為 [已暗示]。

- 若信心不足，請標記 [信心不足：{reason}]。

輸出：

1) 「上次」摘要 (3–5 個重點)。

2) 「承諾」表格：誰 | 承諾 | 日期 | 狀態 (已完成/進行中) | 來源片段。

3) 「未解決項目」清單：項目 | 為什麼未解決 | 建議的下一步。

4) 「通話計畫」 (3 個重點)：開場、核心訴求、備案。

5) 「信心標記」清單：項目 | 為什麼信心不足 | 如何驗證。

驗證：

- 若歷史記錄不完整或含糊不清，最多可提出 3 個釐清問題。

上面的每個提示詞都假設該工具可以存取真實的、有時甚至是敏感的公司資訊，因此事先建立一些習慣可以防止該存取權限在日後變成問題。

開始之前，請檢查核准工具清單。 大多數公司都會在某個地方發布清單：IT 資訊庫、安全性入口網站或新人引導文件。如果您找不到，請直接詢問，而不是假設沒有清單。
透過公司的 SSO 登入，而非個人帳戶。 個人登入無法繼承公司的資料控制、稽核軌跡或離職流程，因此即使工作本身是公司業務，該工作也會停留在 IT 的視線範圍之外。
了解公司的資料層級，而不僅僅是「敏感與否」。 大多數公司將資料分為兩類以上，例如公開、內部、機密和受限，貼到某個工具沒問題的內容，貼到另一個工具可能就不行。如果這些層級沒有記錄在顯眼的地方，請向 IT 或安全性部門確認。
貼上時請盡可能去除識別碼。 在貼到未正式核准的工具之前，請將真實姓名、帳號和客戶詳細資訊替換為預留位置，例如 {client_name}。
關閉模型訓練切換開關。 大多數 AI 工具都有一個設定，通常標示為「改善模型」或「使用我的資料進行訓練」，這會預設將您的輸入納入訓練資料中。請檢查隱私權或設定面板並將其關閉，除非該工具已獲得明確批准且無此疑慮。
連線前請檢視工具可以存取哪些內容。 如果它會預約、傳送訊息或觸及您的收件匣，請檢查它要求的權限，並撤銷您未積極使用的任何權限。
如果不確定某事是否獲准，請開口詢問。 傳送快速訊息給 IT 或安全性部門，通常比事後發現某個工具未獲清除要好。

安全使用職場 AI 的應做與禁做檢查清單，強調公司 SSO、核准的工具、資料修訂、停用的訓練以及受限的權限。

大多數知識工作程序已經在隨意使用 AI：單次提問、快速草擬電子郵件、複製結果、完成。將任務視為兩週的試點，而不是一次性問題，才是將這種隨意使用轉化為有意義的時間節省的關鍵。

以下是如何開始：

連續五個工作天，記錄每一項重複性任務、花費的時間以及感覺有多繁瑣。有多種時間追蹤工具可供使用，但連續記事就可以了：「星期一，20 分鐘，整理收據，有點煩人。」到了星期五，一個模式通常就會自然浮現。

檢視筆記並選擇首先要自動化哪一項耗時、繁瑣的任務。

有幾個因素需要考慮：

該任務是否每週發生多次？
每次的流程是否相對一致？
檢查輸出結果是否快速？
它是否取決於因情況而異的判斷？
是否容易發現並修正錯誤？
來源資料是否完整且可靠？

每週狀態更新或經常性開支報告很適合。每季一次的董事會簡報則不適合。對於第一次試點而言，利害關係和審查時間都太高了。

寫下一句話來描述正確或可用的輸出，這是在看到 AI 產生什麼之前就決定好的。

提取手動完成該輸出的三個真實範例（三份狀態更新、三份開支報告），並寫下它們的共同點：長度、結構、詳細程度。

然後詢問什麼會使其無法使用。有時透過命名失敗來定義良好更容易。將每次失敗的相反情況納入良好輸出的定義中。

例如，對於狀態更新，可能是：「涵蓋已發布與受阻擋的內容，分為兩段，只需進行極少量的重寫。」

對於開支報告，可能是：「每一行都有類別，且已標記重複項目。」

從任務的簡單描述和步驟 3 中的「良好」定義開始，然後針對兩到三個真實實例進行測試。

每次執行後，將輸出與該定義進行比較，並記下偏離之處：缺少部分、太長、語氣錯誤。在提示詞中新增一行來解決該特定差距，然後再次執行。

一旦輸出只需要微調而不需要重寫，就可以停止。將最終版本儲存在容易再次找到的地方：例如釘選的文件、筆記應用程式或共用的提示詞庫。

挑選一項可重複的事項進行手動驗證。對於開支報告，這可能意味著在提交之前將類別總計與原始匯出資料進行比較。在兩週內的每個輸出上都執行相同的檢查，即使它開始感覺可靠時也是如此。

對於每個實例，追蹤任務從頭到尾花費的時間（包括檢查步驟），以及它與步驟 1 中記錄的時間相比如何。兩週結束時，將其加總以決定是否值得按原樣保留自動化。如果沒有，請調整並重試，或放棄並挑選不同的任務。

挑選最耗時且表現最一致的任務，透過試點步驟執行它，並記錄 AI 節省了多少時間或心力。

Perplexity Computer 為知識工作程序提供了更多容量，而不會在一天中增加額外的工作時數。它連線到日常生活中已經在使用的工具，包括 Gmail、Outlook、Google Drive、Notion 和 Slack，並且可以在內容發布前提取相關素材、草擬輸出，並標記任何需要二次檢視的內容。

在日常工作中使用 Perplexity Computer。

什麼是職場中的 AI？

這是指使用 AI 工具（例如連線助理和聊天機器人），來協助處理工作中的重複性部分：掌握最新資訊、溝通、規劃、審查和行政工作，此外還能處理大多數人已經在問的單次問題。

職場中有哪些 AI 的範例？

從會議逐字稿中提取行動項目、將原始筆記轉化為狀態更新、對開支報告進行分類、建立支援來源的簡報大綱，以及使用過去的背景準備通話，是五個常見的範例。

在職場中使用 AI 有什麼好處？

最明顯的好處是拿回遵循可預測模式的任務時間：總結、草擬、分類和審查需要花費真正時間來做但不需要深度判斷的工作。

職場中使用 AI 的優缺點是什麼？

好處是更快的初稿以及減少在重複任務上花費的時間。缺點則在於跳過檢查步驟時出現：未經證實的摘要被視為事實、未經審查即發送草稿，或是將敏感資料貼到從未獲批准的工具中。

如何在職場中使用 AI？

從一項重複性任務開始，追蹤它目前如何進行一週，定義良好的輸出看起來像什麼，針對幾個真實實例測試提示詞，並在兩週的試點期間設定一項固定檢查在每個輸出上執行。

職場中使用 AI 有哪些風險？

主要的風險是將 AI 輸出視為已驗證（實際並非如此）、透過未獲批准的工具傳送敏感資料，以及讓 AI 摘要替代了仍然需要真人進行的決策、批准或關係判斷。

AI 會取代工作嗎？

對於大多數知識工作而言，AI 取代的是角色內部特定的重複任務，而不是角色本身。本指南中的任務（溝通、行政、初稿）是最有可能轉變的任務，而判斷、當責和建立關係則保留給執行工作的真人。

如何在職場中使用 AI

1) 掌握最新資訊

2) 溝通

3) 會議

4) 規劃與排定優先順序

5) 分析與決策

6) 產出交付項目

7) 行政開銷

8) 審查與品質控制

9) 學習

10) 管理關係

如何在不惹惱 IT 團隊的情況下開始使用 AI

如何更有效地在職場中使用 AI

1) 在做任何變更之前追蹤完整的一週

2) 挑選一項任務

3) 在測試前定義「良好」的標準

4) 建置並測試提示詞

5) 決定一項品質控制檢查

6) 兩週後，與基準進行比較。

將其實踐

常見問題集