如何在小型企業中使用 AI

本文深入探討小型企業主如何在不浪費時間的情況下，從 AI 獲得最大價值。內容包含隨取即用的提示詞、用於建立 AI 先導計畫的快速框架、計算哪些專案值得自動化的方法，以及決定何時使用 AI 或聘請人員的依據。

小型企業可以將 AI 用於哪些方面

以下章節涵蓋了小型企業中最耗時的職能。每個職能都說明瞭 AI 實際能協助的地方、範例查詢，以及仍需人工介入的環節。

客戶支援

支援收件匣中充滿瞭重複且具時間敏感性的請求，這使得此處成為最容易開始應用的領域之一。

AI 工具可以協助你：

• 為日常問題起草回覆
• 總結客戶歷史記錄
• 分類並路由傳送收到的請求
• 搜尋知識庫以取得相關資訊
• 識別需要緊急人工關注的訊息

嘗試此查詢：

審查客戶支援電子郵件和附加的常見問題。將查詢按重複出現的主題分組，識別常見問題未回答的問題，並建立一個包含客戶姓名、問題、緊急程度和建議後續行動的試算表。為日常問題起草回覆選項，但切勿傳送任何內容或做出退款決定。標記投訴、政策例外和法律威脅，以供人工審查。

切勿將 AI 用於：

• 解決爭議
• 未經授權做出退款或補償決定
• 未經審查即回覆情感敏感的投訴
• 取代通往人類代表的清晰途徑

行銷

行銷通常是小型企業轉向 AI 的首選之地。然而，這其中的學問遠不止建立電子郵件文案那麼簡單。

AI 工具可以協助你：

• 從對業務的簡單描述中，編寫網站頁面或登陸頁面的初稿
• 規劃網站所需的頁面，例如為每個服務、產品或位置設立獨立頁面
• 找出網站中的漏洞：遺漏的細節、過時的頁面，或客戶詢問但未在任何地方涵蓋的主題
• 將常見的客戶問題轉化為值得撰寫的部落格文章或頁面清單，並根據對業務最重要的內容進行優先順序排序
• 彙整一份關於網站運作狀況的報告，例如哪些頁面獲得流量，以及人們在搜尋中找到該業務的難易程度

嘗試此查詢：

"審查此業務資訊、現有網站和服務清單。研究最重要的客戶問題以及針對「[主題或服務]」的競爭頁面。建立推薦的網站結構，包含頁面標題、目標意圖、主要和支援主題、行動呼籲以及內部連結建議。然後使用核准的品牌準則起草首頁和一個服務頁面。標記需要確認的每一項主張，且不要發佈變更。"

切勿將 AI 用於：

• 從頭建立差異化的品牌語調
• 取代客戶研究或策略定位
• 在未經事實查核和編輯審查的情況下發佈
• 僅為了搜尋流量而大量生產通用內容

排程與行政

行事曆、收件匣和會議記錄消耗了不會顯示在任何發票上的時間，這使得行政管理成為 AI 的絕佳應用場景。

AI 工具可以協助你：

• 總結會議並提取行動項目
• 起草後續跟進電子郵件
• 組織文件與表單
• 識別行事曆衝突與排程空檔
• 分類收到的請求
• 將客戶諮詢連結至內部任務

嘗試此查詢：

"審查本週的行事曆、專案筆記和公開的電子郵件討論串。建立一份按優先順序排列的承諾、逾期行動、排程衝突和未解答問題清單。準備一份一頁的每週營運報告，其中包含相關來源文件的連結。為三個最緊急的事項起草但不傳送後續跟進電子郵件。"

切勿將 AI 用於：

• 在沒有業務背景的情況下做出優先順序決策
• 未經批准即向業務承諾截止日期或價格
• 在不適合的工具中處理敏感的員工或客戶資訊
• 將摘要的會議記錄視為完整或準確的記錄

財務與簿記

簿記任務具重複性且以規則為基礎，這正是 AI 擅長處理的工作，只需會計師檢查輸出結果即可。

AI 工具可以協助你：

• 分類交易以供審查
• 識別超支情況
• 標記異常支出或重複條目
• 總結現金流模式
• 從收據和發票中提取資料
• 跨期間比較銷售額或費用
• 為會計師或財務顧問準備問題

嘗試此查詢：

"分析過去六個月的附加交易匯出資料。標記異常變更、可能的重複交易、遺漏的類別以及需要會計師審查的費用。建立一個包含標記項主要模式簡短摘要的試算表。請勿提供稅務建議、自動重新分類交易或外部發送報告。"

切勿將 AI 用於：

• 報稅
• 做出最終的會計判斷
• 決定業務是否負擔得起重大開支
• 在沒有合格審查的情況下提供法律、稅務或財務建議

放大

銷售

潛在客戶可能會迅速冷淡，而 AI 非常擅長捕捉忙碌的老闆沒時間追蹤的客戶。

AI 工具可以協助你：

• 找出一段時間未跟進的潛在客戶
• 總結銷售通話，免去重新聆聽的麻煩
• 為每個潛在客戶起草個人化後續電子郵件，而非通用的郵件
• 找出準客戶持續給出的不購買原因，以便直接解決這些問題
• 標記陷入停滯並需要推進的交易
• 將你的筆記轉化為提案初稿

嘗試此查詢：

"審查附加的銷售筆記，並識別過去 14 天內沒有跟進的機會。使用當前的公開來源研究每家公司，並建立包含其業務優先順序、相關發展、可能痛點和證據連結的帳戶簡報。僅使用經過驗證的資訊為每個機會起草個人化後續電子郵件。請勿傳送電子郵件或對預算、權限或購買意圖做出主張。"

切勿將 AI 用於：

• 未經授權協商定價或合約條款
• 對交貨或產品功能作出承諾
• 獨立完成複雜交易
• 在顧問式銷售中取代建立關係的過程

招聘與入職

招聘文書工作和入職材料大多數時候都遵循模板，這為 AI 起草第一版留下了空間。

AI 工具可以協助你：

• 起草職位描述
• 建立面試問題範本
• 將現有政策轉化為第一版入職材料
• 總結培訓內容
• 建立角色專屬的檢查清單

嘗試此查詢：

"使用核准的角色職責、公司手冊和入職檢查清單，為新營運協調員建立第一週入職計畫。起草角色概述、培訓時程表、檢查清單和經理簡報。識別來源文件中任何衝突或過時的資訊。請勿篩選申請人、對候選人進行排名或提出招聘建議。"

切勿將 AI 用於：

• 在沒有人工監督的情況下篩選候選人
• 做出招聘決定
• 推斷受保護的特徵或個人特質
• 取代背景調查或結構化評估

你需要哪些小型企業 AI 工具？

AI 工具根據其功能有不同的名稱：有些是通用助手，有些內建於你已經使用的軟體中，而一個日益增長的類別則能自行執行多步驟任務。下表詳細說明瞭哪種類型適合各個工作，以及在選定工具之前需要檢查的事項。

如何在你的小型企業中開始使用 AI

首要問題不是要購買哪款 AI 工具。而是哪個工作流程正在為業務造成可衡量的瓶頸。有了這些資訊後，即可著手策劃一個小規模的先導計畫：

1. 規劃瓶頸

列出實際浪費時間的地方，例如每天早晨需要花一小時清理的收件匣、閒置一週未處理的發票，或是被忽略的後續跟進。

2. 選擇一個工作流程

從該清單中，挑選最一致且風險最低的任務作為起點，而不一定是花費最多時間的任務。重複性高且定義明確的任務比每次都需要判斷的任務更容易測試。

3. 設定基準

記錄該任務目前所花費的時間、成本以及出錯的頻率，以便有基準可以與 AI 版本進行比較。

4. 檢查資料

確認工具將使用的資訊準確且為最新狀態，並且它僅能存取實際需要的內容，而不是預設存取你的整個收件匣、雲端硬碟或客戶資料庫。

5. 選擇符合現有技術堆疊的工具

偏好直接連接至現正使用的行事曆、收件匣、CRM 或會計軟體的工具，而不是需要手動匯出和匯入資料的工具。

6. 指派審查人員

決定由誰在輸出內容發布前進行檢查，以及由誰來處理工具出錯的情況。

7. 執行有限測試

在向團隊其他成員推廣之前，挑選一小群使用者、固定的時間段以及明確的成功衡量標準。

8. 衡量與調整

將結果與基準進行比較，然後根據資料實際顯示的結果來保留工作流程、修改或放棄它。

何時應該在小型企業中使用 AI？

對於檢查 AI 工作所需的時間少於手動完成任務的時間的任務，AI 非常值得測試。有幾個跡象表明這是一個好選擇：

• 該任務每週發生數次
• 流程相當一致
• 可以快速檢查輸出結果
• 偶發的錯誤是可以補救的
• 業務能夠衡量改進情況
• 工具符合現有系統且不需要過多的設定

以下情況不適合進行自動化：

• 頻率不高
• 需要細緻的判斷或情商
• 錯誤會造成法律、財務或商譽損害
• 工作面向大眾且難以修正
• 流程仍在快速變化
• 資料不完整或不可靠

分析使用 AI 的投資報酬率 (ROI)

許多獨立 AI 工具每月的費用只需幾十美元。但是，在計算自動化任務的成本效益時，請考慮主要的成本可能是設定時間、整合、培訓、審查和修正。

這裡有一個簡單的計算方法：計算回收期，也就是節省的時間超過設定時間所需的時長。

• 估算手動執行任務的每週成本：單次任務所需時間，乘以每週發生的頻率，再乘以該人員每小時的時間價值。
• 估算 AI 帶來的每週節省：手動成本減去每次審查 AI 輸出結果的成本，再乘以發生頻率。
• 將一次性設定和整合成本除以每週節省的金額。這大約就是達到損益平衡所需的時間。

以下是一個範例，假設平時執行該任務的人員薪資為每小時 30 美元：

一項需要 20 分鐘且每週發生兩次的任務，手動執行的成本約為每週 20 美元。如果每次審查 AI 的輸出仍需 10 分鐘，那麼每週只能節省大約 10 美元。

兩小時的設定（按該費率計算價值 60 美元）需要六週才能達到損益平衡，這對於初次先導計畫來說時間太長了。

一項需要一小時且每天發生的任務，手動執行的成本約為每週 150 美元。如果每次審查 AI 的輸出需要 15 分鐘，則每週可節省近 120 美元。幾個小時的設定在不到一週的時間內就能回本。

何時應該招聘而不是自動化？

當工作需要持續的判斷、建立關係、當責性或提升產能時，請進行招聘。當任務明確、重複且規模尚不足以支援專職角色時，請優先使用 AI。

招聘與 AI 並非總是互相替代。使用 AI 的新員工可以處理更多工作、記錄流程、分析資訊，並以比不使用 AI 時更快的速度改善服務。問題往往不是「我們應該招聘還是使用 AI？」而是「人類應該掌控什麼，而該角色的哪些部分可以由 AI 支援？」

將此付諸實踐

挑選花費最多時間且遵循可重複流程的任務，計算投資回收期，並在接觸客戶或金錢之前，安排審查人員進行先導測試。

Perplexity Computer 為小團隊提供了更多產能，而無需增加員工人數。它連接了小型企業已經在使用的 400 多種工具，包括 QuickBooks、Mailchimp、Shopify 和 Stripe。從那裡開始，它會提取相關資料、執行分析並起草輸出結果，並在內容發送前標記任何需要簽核的事項。

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常見問題集

AI 對小型企業真的有價值嗎？這取決於具體任務。當任務頻繁發生、遵循清晰的流程，且審查時間短於手動執行時間時，AI 非常值得測試。對於罕見、高判斷需求或高風險的工作，它的適配度較低。

對於小型企業來說，最好的 AI 工具是什麼？ 沒有單一最好的工具。合適的工具取決於工作流程：用於支援收件匣的服務台 AI、用於排程和電子郵件的工作空間助手、用於簿記的具備 AI 功能的會計軟體，以及適用於跨多個工具任務的代理式平台。

小型企業使用 AI 的成本是多少？ 許多工具每月的起步價只需幾十美元，但完整成本包含設定、整合、培訓和審查。如果工具需要大量的修正，低訂閱價格並不能保證帶來正向回報。

AI 可以取代小型企業的員工嗎？ AI 更適合支援某個角色而非取代它，特別是在涉及判斷、當責性或建立關係的領域。使用 AI 的新進員工通常能處理比單純的人工或工具更多的綜合工作。

小型企業何時應該避免將任務自動化？ 當任務罕見、需要細緻判斷、出錯代價高昂、面向大眾且難以修正，或依賴不完整或不可靠的資料時，請跳過自動化。