影子 AI：员工为何绕过 IT，以及如何终结它

当员工使用公司未批准的 AI 工具时，他们正是在揭示官方工具的不足之处。

Diagram showing how workers’ preference for faster, less restricted personal AI tools can bypass approved company protections, creating data, visibility, and accuracy risks.

如今，AI 已成为许多员工日常工作的一部分，通常每天要使用多次。但他们顺手拿来用的工具并不总是 IT 部门提供的官方工具。

“影子 AI”是指在工作中使用未经授权的 AI 产品，包括：

  • 个人聊天机器人
  • AI 智能体
  • AI 助手账号

根据 KPMG 对 47 个国家 48,000 多人的调查，大约一半的员工表示他们使用 AI 的方式违反了其组织的政策和指南。通常，他们会将敏感的公司信息粘贴到公共 AI 工具中。

变通方法已敲响警钟。BCG 对 10,000 多名员工、经理和领导者进行的调查发现，近十分之四的人表示他们的公司没有提供正确的工具。

员工绕过官方授权工具的情况包括：

  • 限额使用
  • 受限
  • 比他们自己能获得的工具更差

当获批工具足够好时，大多数员工就会停止绕过 IT。经验教训：对 AI 的需求很强劲，但影子 AI 通常是供应问题的信号。

什么是影子 AI？

影子 AI 是指员工在工作中使用自己的 AI 工具，而不是组织提供的工具。它包括：

  • 回答问题的聊天机器人
  • 执行常规任务的智能体
  • 录制并转录会议的机器人
  • 处理整个工作常规的助手

这些工具可以连接到工作系统和应用程序。有些是独立产品，而另一些则是内置在员工已有的工具、设备和平台（如 Copilot、Gemini 和 Apple Intelligence）中的 AI 功能。

在安全公司 BlackFog 委托进行的针对 2,000 名员工的调查中，58% 的影子 AI 用户表示他们依赖免费版本，而这些版本通常缺乏：

  • 企业级安全
  • 数据治理
  • 隐私保护

主要是因为他们看重速度。高管报告使用影子 AI 的频率几乎是初级员工的两倍。

员工的使用情况很难被察觉。云安全联盟 (Cloud Security Alliance) 的一项调查发现：

  • 82% 的受访者表示他们的系统上运行着未知的智能体
  • 65% 的受访者曾遭遇与智能体相关的事件，包括数据泄露、运营中断和财务损失

影子 AI 与影子 IT

影子 IT 出现得更早。AWS 的云安全专家 Aditya Patel 称影子 AI 是它的“叛逆表亲”。

影子 IT 描述了员工绕过企业 IT 部门首选的技术产品而使用自己的产品的情况，有时是刻意为之，有时则是在不知晓规则的情况下发生。员工在工作设备的网页浏览器中登录个人的 Google、Dropbox、WhatsApp 或 Trello 账号，或者将文档通过电子邮件发送到个人邮箱以便在家完成。

影子 AI 的新特点在于其规模和持久性。一些例子包括：

  • 粘贴到公共工具中的数据可能会无限期地保留在供应商的系统中
  • 当员工做其他事情时，智能体和助手会继续运行，在应用程序、电子邮件和平台之间持续工作

传统安全监控软件并非为发现这些工具而设计。关闭浏览器标签页并不能停止工作，而这种工作对于提示者以外的任何人来说往往是隐形的。

影子 IT

影子 AI

功能

存储和移动数据

读取、重写和生成数据

影子 IT

数据存放在 IT 无法控制的某个地方

返回的数据被更改、捏造或不再保密

如何检测

文件传输和应用程序安装会留下痕迹

粘贴、提示或智能体通过浏览器和 API 以机器速度运行，使检测更加困难

受影响者

主要是使用者本人

团队和整个组织，包括从未选择该工具的客户

工作中影子 AI 的例子

影子 AI 通常出现在以下几个关键场景中：

出现的位置

表现形式

真实案例

赶工期交差

将真实的客户记录、源代码或内部文字记录粘贴到消费者聊天机器人中。没有人怀有恶意。他们只是想更快地得到答案。

银行员工将客户姓名、社会安全号码和出生日期粘贴到未经授权的 AI 应用程序中；软件工程师将专有代码和机密文字记录粘贴到聊天机器人中。

会议过多

一名参会者开启了个人笔记机器人，它会秘密录音并转录会议。机器人的管理者可能不会考虑到文字记录中包含的敏感信息。

一家AI 笔记公司在未获得事先同意的情况下因侵犯隐私而被起诉；一家在线会议平台承认其控制无法触及参与者带入会议的非官方机器人。

“有帮助的”AI 插件

第三方 AI 扩展连接到电子邮件、文件或日历，现在可以访问公司数据。没有人拥有该插件，也不知道它能读取什么。

安全漏洞始于员工连接到企业 Google Workspace 账号的 AI 工具；影子 AI 审计发现在领导者预计有 6 或 7 个系统的地方实际使用了 47 个 AI 系统，其中大多数没有所有者，也无法判断它们是否触及了客户数据。

隐藏在公司系统内部

脚本、工作流和服务账号在后台与 AI 模型进行交互。这些自定义智能体从未出现在任何清单上，以人类无法产生的模式全天候进行身份验证。

对一个平台进行单次扫描就会浮现出七个无人知晓其正在运行的未注册智能体，以及一个没有可识别所有者的凭据。

面向客户和受监管的工作

提交了从未经检查的 AI 生成文档，其中包含虚构的事实。承担后果的是员工和雇主，而不是工具。

全球有超过 2,000 起法院案件涉及 AI 捏造的引文，其中一些伴随着巨额罚款。

当工具被封禁时

封禁并没有阻止工作，而是转移了工作，将任务转移到了个人手机、关闭了 VPN 的设备、在聊天机器人中粘贴一段文本而不是上传附件，或者是将截图转换为文本。

银行开发人员关闭公司 VPN，在聊天机器人中来回复制代码；粘贴和截图方法绕过了基于文件的控制。

当获批工具达到使用上限或表现不佳时

某个工具获得了官方许可，但当月预算额度用尽，或者授权版本不好用。人们自费购买消费者工具。

工程师在几天内耗尽了每月的限额；雇主由于高昂的成本而限制 AI 使用。

为什么员工使用未经授权的 AI

员工使用未经授权的 IT 工具的原因有很多。

  • 一些人面临使用 AI 的压力，包括糟糕的绩效考核或失业，而雇主提供的工具比他们在家里使用的工具效果更差。
  • 他们会选择更好的工具来妥善完成工作。
  • 其他人则发现获批工具推出太慢、太复杂、不够灵活，或者经常出错。

高昂的 AI 使用成本可能会变得难以承受，这导致许多知名公司对“tokenmaxxing”（大量消耗 token 的）用户设定了上限。 在 2026 年 6 月，Uber 在其年度 AI 预算在四个月内耗尽后，将每个智能体编码工具的员工支出上限设为每月 1,500 美元。

配给制迫使一些员工自费购买消费者版本，而不是面对“tokenpocalypse”（token 末日）。一些告诉员工使用 AI 的公司同时也在对其访问进行把关。

员工会绕过限制。

  • 他们将公司数据粘贴到公共聊天机器人中以起草报告。
  • 他们使用 AI 个人助理或编码工具来加速常规任务。

一些研究人员将此描述为“影子用户创新。”根据 PagerDuty 调查，许多员工从未意识到自己违反了公司政策。在违规使用 AI 的员工中，只有大约一半被抓到。

影子 AI 会出什么问题

这些风险至少可分为五类：

1.安全漏洞：未经批准的工具可能会为攻击者提供进入内部系统的途径。 网络基础设施提供商 Vercel 在 2026 年 4 月披露，在一名员工将 Context.ai 的第三方应用程序连接到企业 Google 账号后，老练的黑客入侵了其系统。攻击者盗走了客户凭据，被盗数据随后以 200 万美元的价格被挂牌出售。

2. 知识产权泄露：只需在聊天机器人中粘贴一次，专有数据就可能离开公司控制的服务器。在 2023 年 3 月， 三星员工将源代码和机密内部文字记录粘贴到 ChatGPT 中。人们担心其他用户可能已经访问了这些数据。几周后，三星禁止了生成式 AI 工具。

3. 监管影响：违规或 AI 虚构的事实可能会招致监管审查、罚款和声誉损害。CB Financial Services（Community Bank 的母公司）于 2026 年 5 月向美国证券交易委员会 (SEC) 提交了 8-K 表格，披露了一起涉及使用未经授权的 AI 应用程序泄露敏感客户信息的内部事件。这是首起因应对影子 AI 使用而披露的 8-K 表格。

4. 法律纠纷：将机密信息粘贴到消费者聊天机器人中可能会危及公司的商业秘密保护。在 2026 年 4 月的一项裁决中，加利福尼亚州的联邦法官“带偏见地”驳回了一项商业秘密诉讼，因为原告是用 ChatGPT 开发该材料的，且未采取合理步骤将其保密。在另一项裁决中，法院发现被告的个人 AI 聊天日志不受律师-客户特权或工作成果学说的保护，这使得它们在法庭上可被盘问获取。

5. 隐私：会议机器人可以在未经人们允许或不知情的情况下录制人员信息。 美国地区法院针对 Otter.ai 的一起案件询问，自动笔记工具是否可以在未经所有各方同意的情况下录制参与者，以及 Otter 是否可以使用对话来训练其模型。另在 2024 年，研究人员 Alex Bilzerian 告诉《华盛顿邮报》，在 Otter 向他发送了他已经离开的会议的完整文字记录（其中投资者讨论了战略失误和操纵指标）后，他放弃了一笔交易。

为什么封禁会失败

许多公司曾禁止特定的 AI 产品，但随后又改变了立场。

  • 三星 (Samsung) 在 2023 年禁止使用生成式 AI 工具，并于 2026 年在全公司范围内采用 ChatGPT、Gemini 和 Claude。
  • 花旗集团 (Citigroup) 在 2023 年限制使用 ChatGPT，并于 2024 年向员工推出了自己的 AI 工具。
  • 两位经济学家在工作论文中发现，在意大利于 2023 年封锁 ChatGPT 之后，意大利软件开发人员的产出在两天内下降了约一半，随后恢复，而绕过封锁的工具的下载量急剧上升。
  • 在 Reddit 上，一名网络安全专业人员写道，在他工作的公司封锁了 ChatGPT 后，员工们转向了获批公司应用程序内部无法关闭的 AI 功能。

封禁往往会将工作转移到其他地方，而不是阻止未经授权的 AI 使用。

  • 在 KPMG 调查中，67% 禁止公开 AI 工具的员工表示他们曾将敏感或受版权保护的材料输入工具中，而在没有正式政策的组织中这一比例为 33%。
  • 研究发现，激进的封锁会将 AI 的使用推向个人设备，并限制组织的可视性。
  • 网页的截屏或照片可以绕过基于文件的控制。

如何终结影子 AI 变通方法

影子 AI 较少的公司会把官方授权的途径变成最简单的途径。有效的 AI 使用政策、持续的 AI 素养培训、技术保障措施以及人员问责制是基本要求。以下四种做法可以做得更深入：

  • 挑选员工本来就会选择的工具。来自 Recon Analytics 的一项调查发现，仅提供 Copilot 的员工中有 68% 将其命名为首选 AI 工具，而在提供三种主要工具时这一比例仅为 8%。Moderna 在用户测试中将自己的助手与 Copilot 和 ChatGPT Enterprise 进行了对比，然后选择了员工评分最高的工具。
  • 在限制变通方法之前提供替代方案。一项针对关键基础设施从业人员的澳大利亚研究发现，几个组织在开始提供授权选项后才封锁公共 AI 工具，作者将这种方法称为“替代优先”。“如果你不给他们工具，他们就会想方设法找到工具，”一位参与者说道。云安全提供商的研究机构 Netskope Threat Labs 报告称，在其金融服务客户中，官方解决方案使个人 AI 账号的使用率从 76% 下降到 36%，而批准的使用率则从 33% 上升到 79%。
  • 提供一系列量身定制的培训选项。在澳大利亚政府的 Copilot 试验中，接受过三种或更多形式培训的人中有四分之几对使用该工具充满信心，比只接受一种形式培训的人高出 28 个百分点。BCG 调查发现，没有接受培训的员工中只有 18% 是常规 AI 用户，而接受了 5 到 10 小时指导、面对面会话和辅导的员工中这一比例为 82%。只有 36% 的员工表示对他们的 AI 工具培训感到满意，他们认为培训时间太短或流于表面。
  • 从那些已经想要使用该工具的人开始。Peter Tucker 曾任 250 人私募股权公司 IK Partners 的 IT 主监，他采用了零授权的需求驱动策略，触达了 190 名 ChatGPT Enterprise 用户。他从 20 名志愿者开始，当他们看到该工具如何节省时间时，便成为了内部倡导者。他将连接器与人们已经在使用的工具（包括 Exchange、Egnyte 和 Notion）进行了构建。他还与数据科学家一起举办了自愿参加的会话，公司 250 名员工中有 120 人参加。BBVA 的许可证数量从 3,300 个增加到 11,000 个，同时为包括 CEO 在内的 250 名领导者提供了培训，将公司工具打造为比影子 AI 更安全的替代方案。

底线

当员工绕过公司提供的工具时，他们正是在揭示这些工具的不足之处。封锁这些工具只会掩盖这些信息。影子 AI 使用率最低的公司会提供好用的工具，选择员工本来就会选择的工具，并将残余的影子 AI 使用情况视为功能缺失的清单。

Perplexity 如何提供帮助

Perplexity Enterprise 为公司提供了一个员工凭实力选择的安全工具，具备管理员可强制实施的工作账号登录功能；基于角色的权限控制，确保人员只能看到 IT 允许的内容；跨用户输入、智能体步骤和回答的审计日志记录；永不用于训练 AI 模型的公司信息；以及每次回答中都包含的来源链接，以便任何人都能在将其传递给客户之前核实事实。Comet for Enterprise 浏览器则遵循公司现有的安全标准和控制措施。

常见问题解答

我怎么知道自己是否在无意中使用影子 AI？

检查某个 AI 工具是否在公司的批准名单上。浏览器扩展、笔记工具和自动 AI 功能都计算在内，而大多数违反政策的人自己从未意识到这一点。

如果我不小心将敏感内容粘贴到了个人 AI 工具中，该怎么办？

在同一天通知 IT 或安全团队的某个人，并具体说明共享了什么。公司和法院对待主动、自愿披露的态度与隐瞒不同，实际损害通常取决于撤销访问权限和更改凭据的速度。

如果同事把 AI 笔记机器人带进会议怎么办？

在对话开始前征求同意，因为其中一个参与者的选择会记录所有人。录音同意规则因州而异，涵盖通话中的每个人，而不仅仅是主持人，因此请尽早发言或要求不要对敏感部分进行转录。

提供获批的 AI 工具会让影子 AI 消失吗？

不会，而且很少有可靠的研究直接衡量获批工具推出前后的使用情况。有效的授权工具消除了绕过官方途径的最大原因之一，但仍有一部分人会继续同时使用这两者，这种信号值得关注，而不是惩罚。

管理者如何区分纪律问题和工具问题？

看看人们倾向于使用什么以及为什么使用。如果变通方法确实节省了时间，它就暴露出获批工具所缺少的功能。最实际的对策是填补这一空白。隐瞒通常表明对后果的恐惧，而不是恶意。