将预算文件转化为每周差异简报

概述

Computer 利用每周自动化程序审查预算文件、实际支出和财务备注，帮助财务团队时刻掌握超支情况。每次审查会将支出与前一周进行对比，将新问题与已知例外情况区分开来，并生成一份简报，其中包含面向预算所有者的提问。

首次出结果的时间： 在下一次预定的周一审查时；如需第一个示例，可请求立即运行。

难度： 需要设置

所需准备

• 已连接 Microsoft 365，以便 Computer 可以读取 SharePoint 中的预算工作簿、实际支出跟踪器和财务备注。
• 审查期内的实际支出跟踪器；连接 Snowflake 作为实时数据仓库来源，或提供当前的导出文件。
• 包含预算所有者信息的财务备注以及先前例外情况的解释，以便后续跟进的问题反映已知情况。
• 上一次审查结果，以便 Computer 能够识别出新出现、恶化、已解决以及未改变的问题；若无此项，第一份简报将作为基准。
• 重要性阈值（例如 5% 或 100,000 美元），以便简报重点关注需要审查的差异。

查询

您将获得

每周预算差异简报

演示输出摘录：向预算所有者提出的问题

您预计 9 月份还会有额外的第四季度预付款吗？如果是，请将其添加到重新预测中。

您修订后的第三季度最终落点估计是多少？第四季度预算是否仍然有效？

我们是应该开立一个专用的项目代码，还是继续计入一般及行政费用 (G&A)？

打开示例简报和原始任务。此示例使用的是虚构的公司数据和说明性数字。

• 核心摘要：整体支出状况以及在下次预测之前需要关注的问题。
• 差异表：八个成本中心的预算、实际支出、美元和百分比差异、所有者以及状态。
• 周环比审查：新问题、恶化的例外情况、已清除的项目以及先前已解释的差异。
• 所有者问题：按预算所有者分组的具体跟进事项，并附有回复截止日期。
• 建议的操作：提议的预测变更、支出审查以及供财务部门批准的观察名单更新。

以简短书面简报的形式交付，以便与财务部门一起审查并用于准备预算所有者的跟进工作；下一次预定的审查将与上一份简报进行对比。

进行改进

• 添加上下文：纳入上一次审查和所有者回复，以便已解决的问题不会变成新问题。
• 连接更多内容：添加 Snowflake 以使用数据仓库的实际数据，而不是手动刷新的跟踪器。
• 指明具体细节：明确文件、报告期和差异阈值，以便比较时采用一致的基准。
• 要求特定格式：指定一份一页纸的简报，其中包含差异表和按所有者分组的问题。
• 使其成为定期任务：在每周财务会议之前安排审查，并保留每份简报以供下次对比。

尝试变体

• 对照[上周的简报]审查[市场营销部门的预算、实际支出和财务备注]，并就新的超支情况以及对[市场营销预算所有者]的提问创建一份一页纸的简报。
• 将[本月的预算和实际支出]与[上月的审查]进行对比，并创建一个包含重大差异、解释、所有者和未决问题的电子表格。
• 审查[预算工作簿]、[实际支出跟踪器]和[所有者回复]，并创建一份包含两个幻灯片的高层更新，内容涵盖新风险以及在[锁定预测]之前需要做出的决策。

相关用例

• 准备月度预测更新：利用差异简报和所有者回复来识别需要修改的假设。
• 审计供应商支出：调查简报中标记的成本中心背后的供应商和发票。
• 构建财务高管仪表板：将预算例外情况纳入对财务绩效的更广泛视图中。