Stínová AI: Proč zaměstnanci obcházejí IT a co s tím

Umělá inteligence je dnes součástí každodenní práce mnoha zaměstnanců, často i několikrát denně. Nástroje, po kterých sahají, však nejsou vždy ty oficiální, které jim poskytuje oddělení IT.

„Stínová AI“ je používání neschválených produktů AI v práci, včetně:

• Osobní chatbot
• Agenti AI
• Účty asistentů AI

Podle průzkumu společnosti KPMG mezi více než 48 000 lidmi v 47 zemích uvedla asi polovina zaměstnanců, že použila AI způsobem, který porušuje zásady a směrnice jejich organizace. Často vkládají citlivé firemní informace do veřejných nástrojů AI.

Náhradní řešení se stalo varováním. Průzkum společnosti BCG mezi více než 10 000 zaměstnanci, manažery a vedoucími pracovníky ukázal, že téměř čtyři z deseti lidí tvrdí, že jejich společnost jim neposkytuje správné nástroje.

Když zaměstnanci používají neschválené nástroje, dělají to proto, že:

• Omezené
• S limitem
• Horší než to, co si dokážou zajistit sami

Když jsou schválené nástroje dostatečně dobré, většina zaměstnanců přestane IT obcházet. Poučení: Poptávka po AI je silná, ale stínová AI je často známkou problému s nabídkou.

Co je to stínová AI?

Stínová AI znamená, že zaměstnanci používají v práci vlastní nástroje AI namísto těch, které jim poskytuje jejich organizace. Zahrnuje:

• Chatboti, kteří odpovídají na otázky
• Agenti, kteří provádějí rutinní úkoly
• Boti, kteří nahrávají a přepisují schůzky
• Asistenti, kteří zvládají celé pracovní rutiny

Nástroje se mohou připojit k pracovním systémům a aplikacím. Některé jsou samostatnými produkty, zatímco jiné představují funkce AI integrované v nástrojích, zařízeních a platformách, které již zaměstnanci mají, jako jsou Copilot, Gemini a Apple Intelligence.

V průzkumu mezi 2 000 zaměstnanci, který si objednala bezpečnostní společnost BlackFog, uvedlo 58 % uživatelů stínové AI, že spoléhají na bezplatné verze, kterým často chybí:

• Zabezpečení na podnikové úrovni
• Zásady pro práci s daty
• Ochrana soukromí

hlavně proto, že oceňovali rychlost. Vyšší vedoucí pracovníci uvedli, že stínovou AI používají téměř dvakrát častěji než řadoví zaměstnanci.

Používání zaměstnanci může být těžko odhalitelné. Průzkum Cloud Security Alliance zjistil, že:

• 82 % respondentů uvedlo, že v jejich systémech běží neznámí agenti
• 65 % zažilo incidenty související s agenty, včetně úniku dat, narušení provozu a finančních ztrát.

Stínová AI vs. stínové IT

První bylo stínové IT. Aditya Patel, specialista na cloudovou bezpečnost v AWS, nazývá stínovou AI jeho „buntovným bratránkem“.

Stínové IT popisuje situaci, kdy pracovníci obcházejí technologické produkty preferované podnikovým IT a používají vlastní, někdy záměrně a jindy bez znalosti pravidel. Zaměstnanec se přihlásí do osobního účtu Google, Dropbox, WhatsApp nebo Trello ve webovém prohlížeči na pracovním zařízení nebo odešle dokument e-mailem na osobní adresu, aby ho dokončil doma.

Nové na stínové AI je její rozsah a přetrvávání. Několik příkladů:

• Data vložená do veřejného nástroje mohou zůstat v systémech dodavatele na neurčito.
• Agenti a asistenti běží dál, zatímco zaměstnanec dělá něco jiného, a pracují napříč aplikacemi, e-maily a platformami.

Tradiční software pro monitorování bezpečnosti nebyl vytvořen tak, aby je dokázal odhalit. Zavřením karty v prohlížeči práce nekončí, a tato činnost je často neviditelná pro všechny kromě osoby, která zadala příkaz.

Zvětšit

Příklady stínové AI v práci

Stínová AI se obvykle objevuje v několika klíčových situacích:

Proč zaměstnanci používají neschválenou AI

Zaměstnanci mají mnoho důvodů pro používání neschváleného IT.

• Někteří čelí tlaku na používání AI, včetně špatného hodnocení výkonu nebo ztráty zaměstnání, zatímco nástroje, které jim poskytuje zaměstnavatel, fungují hůř než ty, které používají doma.
• Sahají po tom lepším, aby řádně odvedli svou práci.
• Jiní shledávají schválený nástroj příliš pomalým, složitým, neflexibilním nebo příliš často chybujícím.

Intenzivní používání AI může být drahé, což vedlo řadu známých společností k zavedení limitů pro uživatele překračující tokeny. V červnu 2026 omezila společnost Uber výdaje zaměstnanců na 1 500 dolarů měsíčně pro každý nástroj pro generování kódů pomocí agentů poté, co vyčerpala svůj roční rozpočet na AI za čtyři měsíce.

Přidělování limitů nutí některé zaměstnance, aby si spotřebitelskou verzi platili sami, než aby čelili „tokenpokalypse.“ Některé z týchž firem, které říkám zaměstnancům, aby používali AI, zároveň regulují přístup k ní.

Zaměstnanci limity obcházejí.

• Vkládají firemní data do veřejného chatbota za účelem sepsání zprávy.
• Používají osobního asistenta AI nebo nástroj pro kódování k urychlení rutinních úkolů.

Někteří výzkumníci to popisují jako „inovaci stínových uživatelů.“ Mnoho zaměstnanců si nikdy neuvědomí, že porušují firemní předpisy. Podle průzkumu společnosti PagerDuty je navíc z těch zaměstnanců, kteří používali AI v rozporu s pravidly, přistižena jen asi polovina.

Co se může se stínovou AI pokazit

Rizika spadají nejméně do pěti skupin:

1. Bezpečnostní incidenty: Neschválený nástroj může útočníkům poskytnout cestu do interních systémů. Poskytovatel webové infrastruktury Vercel v dubnu 2026 oznámil, že sofistikovaní hackeři pronikli do jeho systémů poté, co zaměstnanec propojil aplikaci třetí strany od Context.ai s podnikovým účtem Google. Útočníci získali přihlašovací údaje zákazníků a ukradená data byla později nabízena za 2 miliony dolarů.

2. Úniky duševního vlastnictví: Proprietární data mohou opustit servery kontrolované firmou pouhým vložením do chatbota. V březnu 2023 vložili zaměstnanci společnosti Samsung zdrojový kód a důvěrné interní přepisy do ChatGPT. Obávali se, že k datům mohli mít přístup i ostatní uživatelé. Samsung o několik týdnů později zakázal generativní nástroje AI.

3. Regulační dopady: Porušení předpisů nebo fakt, který si AI vymyslí, může přinést regulatorní kontrolu, pokuty a poškození pověsti. Společnost CB Financial Services, mateřská společnost Community Bank, podala v květnu 2026 Komisi pro cenné papíry a burzy formulář 8-K, v němž zveřejnila interní incident týkající se citlivých údajů zákazníků při použití neautorizované aplikace AI. Šlo o první známý formulář 8-K podaný v reakci na používání stínové AI.

4. Právní komplikace: Vložení důvěrných informací do spotřebitelského chatbota může ohrozit ochranu obchodního tajemství firmy. V rozhodnutí z dubna 2026 federální soudce v Kalifornii zamítl nárok na ochranu obchodního tajemství „s konečnou platností“, protože žalobce materiál vyvinul pomocí ChatGPT a neučinil přiměřené kroky k udržení jeho důvěrnosti. V jiném rozhodnutí soud shledal, že záznamy osobních chatů s AI obžalovaného nejsou chráněny advokátním tajemstvím ani doktrínou pracovních produktů, což znamená, že jsou vyhledatelné u soudu.

5. Ochrana soukromí: Bot na schůzky může nahrávat lidi bez jejich svolení nebo vědomí. Případ u amerického federálního soudu proti Otter.ai řeší, zda může automatický nástroj na poznámky nahrávat účastníky bez souhlasu všech stran a zda může Otter používat konverzace k trénování svého modelu. Výzkumník Alex Bilzerian v roce 2024 nezávisle uvedl pro The Washington Post, že odstoupil od dohody poté, co mu Otter e-mailem poslal úplný přepis schůzky, kterou již opustil a na které investoři diskutovali o strategických krocích a manipulovaných metrikách.

Zvětšit

Proč zákaz selhává

Firmy zakázaly konkrétní produkty AI a později své rozhodnutí odvolaly.

• Společnost Samsung zakázala generativní nástroje AI v roce 2023 a v roce 2026 zavedla ChatGPT, Gemini a Claude v rámci celé firmy.
• Citigroup omezila ChatGPT v roce 2023 a v roce 2024 zavedla vlastní nástroje AI pro zaměstnance.
• Poté, co Itálie v roce 2023 zablokovala ChatGPT, klesl výstup italských vývojářů softwaru zhruba o polovinu po dobu dvou dnů a poté se zotavil, zatímco stahování nástrojů pro obcházení bloku prudce vzrostlo, jak zjistili dva ekologové v pracovním dokumentu.
• Na Redditu jeden odborník na síťovou bezpečnost napsal, že poté, co společnost, ve které pracoval, zablokovala ChatGPT, zaměstnanci přešli na funkce AI uvnitř schválených firemních aplikací, které nebylo možné vypnout.

Zákazy často práce spíše přesouvají na jiná místa, než aby neautorizované používání AI zastavily.

• V průzkumu společnosti KPMG uvedlo 67 % zaměstnanců z firem, které zakazují veřejné nástroje AI, že do takového nástroje vložili citlivý nebo chráněný materiál, ve srovnání s 33 % v organizacích bez formálních pravidel.
• Z výzkumu vyplývá, že agresivní blokování přesouvá používání AI na osobní zařízení a omezuje to, co může organizace vidět.
• Snímek obrazovky nebo fotka webové stránky dokáže obejít souborové kontroly.

Jak ukončit obcházení v rámci stínové AI

Firmy s menším množstvím stínové AI usnadňují schválenou cestu. Základem jsou účinné zásady používání AI, průběžné školení o gramotnosti v oblasti AI, technická bezpečnostní opatření a lidská odpovědnost. Čtyři postupy jdou ještě dál:

• Zvolte nástroj, který by si zaměstnanci stejně vybrali. Průzkum společnosti Recon Analytics zjistil, že 68 % zaměstnanců, kteří dostali k dispozici pouze Copilot, ho označilo za svůj primární nástroj AI, ve srovnání s pouhými 8 %, pokud měli k dispozici tři hlavní nástroje. Společnost Moderna porovnala svého vlastního asistenta s Copilotem a ChatGPT Enterprise v uživatelském testování a poté vybrala ten, který zaměstnanci ohodnotili nejlépe.
• Poskytněte alternativu dříve, než omezíte náhradní řešení. Australská studie zaměřená na pracovníky v oblasti kritické infrastruktury zjistila, že několik organizací zablokovalo veřejné nástroje AI až poté, co začaly nabízet schválenou možnost – přístup, který autoři nazvali „upřednostnění náhrady“. „Pokud jim nedáte nástroje, najdou způsob, jak si je obstarat,“ uvedl jeden z účastníků. Netskope Threat Labs, výzkumné arm poskytovatele cloudové bezpečnosti, uvedly, že používání osobních účtů AI u zákazníků z finančních služeb kleslo ze 76 % na 36 % při použití oficiálních řešení, zatímco schválené používání vzrostlo z 33 % na 79%.
• Poskytněte řadu přizpůsobených možností školení. V testování nástroje Copilot australskou vládou měly tři čtvrtiny lidí, kteří absolvovali tři nebo více forem školení, jistotu při používání nástroje, což je o 28 procentních bodů více než u těch, kteří absolvovali pouze jednu formu školení. Průzkum BCG zjistil, že 18 % zaměstnanců, kteří neprošli žádným školením, bylo pravidelnými uživateli AI, zatímco u těch, kteří absolvovali pět až deset hodin instrukcí, osobních setkání a koučování, to bylo 82 %. Pouze 36 % zaměstnanců uvedlo, že jsou se školením AI spokojeni, a označili ho za příliš krátké nebo povrchní.
• Začněte s lidmi, kteří už nástroj chtějí. Peter Tucker, tehdejší IT ředitel v soukromé investiční firmě IK Partners s 250 zaměstnanci, použil strategii založenou na poptávce bez jakýchkoliv mandátů, aby oslovil 190 uživatelů ChatGPT Enterprise. Začal s 20 dobrovolníky, kteří se stali interními zastánci, když viděli, jak jim nástroj může ušetřit čas. Vytvořil konektory s nástroji, se kterými lidé již pracovali, včetně Exchange, Egnyte a Notion. Uspořádal také dobrovolné relace s datovým vědcem, kterých se zúčastnilo 120 z 250 zaměstnanců firmy. BBVA přešla z 3 300 licencí na 11 000 díky proškolení 250 vedoucích pracovníků včetně generálního ředitele a prezentovala firemní nástroj jako bezpečnější alternativu ke stínové AI.

Shrnutí

Když zaměstnanci obcházejí nástroje, které jim firma poskytuje, dávají tím jasně najevo, v čem tyto nástroje zaostávají. Jejich blokováním se tyto informace pouze skryjí. Firmy s nejmenším podílem stínové AI (shadow AI) poskytují kvalitní nástroj, zvolí ten, který by si zaměstnanci stejně vybrali sami, a jakékoliv zbývající prvky stínového používání berou jako seznam funkcí, které stále chybí.

Jak může Perplexity pomoci

Perplexity Enterprise poskytuje firmám zabezpečený nástroj, který si zaměstnanci vybírají na základě jeho předností. Nabízí přihlášení pomocí pracovního účtu, které mohou správci vynutit; oprávnění založená na rolích, takže uživatelé vidí pouze to, co IT povolí; protokolování auditu uživatelských vstupů, kroků agentů a odpovědí; firemní informace, které se nikdy nepoužívají k trénování modelů AI; a odkazy na zdroje u každé odpovědi, takže si kdokoliv může ověřit fakt, než jej předá klientovi. Prohlížeč Comet for Enterprise navíc dodržuje bezpečnostní standardy a kontroly, které již firma má zavedené.

Nejčastější dotazy

Jak poznám, že nevědomky používám stínovou AI?

Zkontrolujte, zda je nástroj AI na schváleném seznamu firmy. Počítají se i rozšíření prohlížeče, nástroje pro psaní poznámek a automatické funkce AI a většina lidí, kteří pravidla poruší, si to ani neuvědomuje.

Co mám dělat, když jsem vložil citlivé údaje do osobního nástroje AI?

Nahlaste to někomu z týmu IT nebo bezpečnosti ještě týž den a přesně uveďte, co bylo sdíleno. Firmy a soudy přistupují k rychlému a dobrovolnému nahlášení jinak než k utajování a praktická škoda obvykle závisí na tom, jak rychle lze zrušit přístup a změnit přihlašovací údaje.

Co když kolega přivede na schůzku bota na poznámky s AI?

Zeptejte se před začátkem konverzace, protože volba jednoho účastníka zaznamenává všechny. Pravidla pro udělení souhlasu s nahráváním se liší podle státu a vztahují se na každou osobu na hovoru, nejen na hostitele. Ozvěte se proto včas nebo požádejte, aby se citlivé části nezaznamenávaly.

Způsobí poskytnutí schváleného nástroje AI, že stínová AI zmizí?

Ne, a existuje jen málo spolehlivých studií, které by přímo měřily používání před spuštěním schváleného nástroje a po něm. Účinné schválené nástroje odstraňují jeden z největších důvodů pro obcházení, ale určitá část lidí bude obojí používat i nadále a tomuto signálu je lepší věnovat pozornost než ho trestat.

Jak může manažer rozeznat problém s kázní od problému s nástroji?

Podívejte se, po čem lidé sahají a proč. Pokud toto náhradní řešení skutečně šetří čas, odhaluje to, co schválenému nástroji chybí. Nejpraktičtější reakcí je tuto mezeru zacelit. Tajení obvykle signalizuje strach z důsledků, nikoli špatný úmysl.