IA en la sombra: por qué los empleados eluden a TI y cómo

Cuando los empleados utilizan herramientas de IA que su empresa no ha aprobado, muestran dónde se quedan cortas las herramientas oficiales.

Diagram showing how workers’ preference for faster, less restricted personal AI tools can bypass approved company protections, creating data, visibility, and accuracy risks.

La IA ahora forma parte del trabajo diario de muchos empleados, a menudo varias veces al día. Pero las herramientas a las que recurren no siempre son las oficiales que les proporciona TI.

La "IA en la sombra" es el uso de productos de IA no autorizados en el trabajo, que incluye:

  • Chatbot personal
  • Agentes de IA
  • Cuentas de asistentes de IA

Aproximadamente la mitad de los empleados afirman haber utilizado la IA de formas que infringen las políticas y directrices de su organización, según una encuesta de KPMG a más de 48 000 personas en 47 países. A menudo, pegan información confidencial de la empresa en herramientas de IA públicas.

La solución temporal se ha convertido en una advertencia. Una encuesta de BCG a más de 10 000 empleados, gerentes y líderes descubrió que casi cuatro de cada diez afirman que su empresa no proporciona las herramientas adecuadas.

Cuando los empleados recurren a herramientas no autorizadas, se debe a que:

  • Racionada
  • Limitada
  • Peores que las que pueden conseguir por su cuenta

Cuando las herramientas aprobadas son lo suficientemente buenas, la mayoría de los empleados dejan de eludir a TI. La lección: la demanda de IA es fuerte, pero la IA en la sombra suele ser un signo de un problema de suministro.

¿Qué es la IA en la sombra?

La IA en la sombra significa que los empleados utilizan sus propias herramientas de IA en el trabajo en lugar de las que proporciona su organización. Incluye:

  • Chatbots que responden preguntas
  • Agentes que realizan tareas rutinarias
  • Bots que graban y transcriben reuniones
  • Asistentes que abordan rutinas de trabajo completas

Las herramientas pueden conectarse a sistemas y aplicaciones de trabajo. Algunas son productos independientes, mientras que otras son funciones de IA integradas en herramientas, dispositivos y plataformas que los empleados ya tienen, como Copilot, Gemini y Apple Intelligence.

En una encuesta a 2000 empleados encargada por BlackFog, una empresa de seguridad, el 58% de los usuarios de IA en la sombra afirmaron depender de versiones gratuitas que a menudo carecen de:

  • Seguridad de nivel empresarial
  • Gobernanza de datos
  • Protecciones de privacidad

principalmente porque valoraban la velocidad. Los líderes sénior informaron usar la IA en la sombra casi el doble de veces que el personal más joven.

El uso por parte de los empleados puede ser difícil de detectar. Una encuesta de Cloud Security Alliance descubrió que:

  • El 82% de los encuestados afirmó que sus organizaciones tenían agentes desconocidos ejecutándose en sus sistemas
  • El 65% había experimentado incidentes relacionados con agentes, incluida la exposición de datos, interrupciones operativas y pérdidas financieras

IA en la sombra frente a TI en la sombra

La TI en la sombra llegó primero. Aditya Patel, especialista en seguridad en la nube en AWS, la llama la "prima rebelde" de la IA en la sombra.

La TI en la sombra describe cuando los trabajadores evitan los productos tecnológicos preferidos por el departamento de TI corporativo y utilizan los suyos propios, a veces deliberadamente y a veces sin conocer las reglas. Un empleado inicia sesión en una cuenta personal de Google, Dropbox, WhatsApp o Trello en un navegador web en un dispositivo de trabajo, o envía por correo electrónico un documento a una dirección personal para terminarlo en casa.

Lo nuevo de la IA en la sombra es la escala y la persistencia. Algunos ejemplos:

  • Los datos pegados en una herramienta pública pueden permanecer en los sistemas de un proveedor indefinidamente
  • Los agentes y asistentes siguen funcionando mientras el empleado hace otra cosa, trabajando sin parar en aplicaciones, correo electrónico y plataformas.

El software de supervisión de seguridad tradicional no se creó para detectarlas. Cerrar una pestaña del navegador no detiene el trabajo, que a menudo es invisible para todos excepto para la persona que dio la instrucción.

TI en la sombra

IA en la sombra

Qué hace

Almacena y mueve datos

Lee, reescribe y genera datos

Riesgos

Los datos residen en algún lugar que TI no controla

Los datos regresan modificados, inventados o dejan de ser secretos

Cómo detectar

Las transferencias de archivos y las instalaciones de aplicaciones dejan rastros

Un 'pegar', una instrucción o un agente se ejecuta a la velocidad de la máquina a través de navegadores y API, lo que dificulta la detección

Quién está expuesto

Principalmente la persona que la usó

Equipos y organizaciones enteras, incluidos clientes que nunca eligieron la herramienta

Ejemplos de IA en la sombra en el trabajo

La IA en la sombra suele aparecer en unas pocas situaciones clave:

Dónde aparece

Cómo se ve

Ejemplos reales

Corriendo para cumplir con una fecha límite

Pegar registros reales de clientes, código fuente o una transcripción interna en un chatbot de consumo. Nadie actúa con malicia. Intentan obtener una respuesta más rápido.

Un empleado bancario pega nombres de clientes, números de la seguridad social y fechas de nacimiento en una aplicación de IA no autorizada; los ingenieros de software pegan código propietario y una transcripción confidencial en un chatbot.

Sobrecarga de reuniones

Un asistente enciende un bot de toma de notas personal y este graba y transcribe secretamente una reunión. Es posible que el jefe del bot no piense en la información confidencial que contiene una transcripción.

Una empresa de toma de notas con IA es demandada por violación de la privacidad sin consentimiento previo; una plataforma de reuniones en línea admite que sus controles no pueden alcanzar un bot no oficial que un participante lleva a la reunión.

Complementos de IA "útiles"

Una extensión de IA de terceros se conecta al correo electrónico, archivos o calendarios y ahora puede acceder a los datos de la empresa. Nadie es propietario del complemento ni sabe qué puede leer.

Una brecha de seguridad comienza con la herramienta de IA de un empleado conectada a una cuenta corporativa de Google Workspace; una auditoría de IA en la sombra encuentra 47 sistemas de IA en uso donde los líderes esperaban seis o siete, la mayoría sin propietario ni capacidad para saber si accedieron a los datos de los clientes.

Oculto dentro de los sistemas de la empresa

Los scripts, flujos de trabajo y cuentas de servicio interactúan silenciosamente con los modelos de IA. Los agentes personalizados nunca aparecen en ningún inventario, autenticándose las 24 horas del día en patrones que ningún ser humano produciría.

Un único análisis de una plataforma saca a la luz siete agentes no registrados que nadie sabía que estaban ejecutándose y una credencial sin propietario identificable.

Trabajo regulado y de cara al cliente

Se envía un documento generado por IA que nunca se revisó con datos inventados. El empleado y el empleador, no la herramienta, asumen las consecuencias.

Más de 2000 casos judiciales en todo el mundo involucran citas fabricadas por IA, algunos con multas significativas.

Cuando se bloquea una herramienta

El bloqueo traslada el trabajo en lugar de detenerlo, desplazando las tareas a un teléfono personal, una VPN desconectada, un fragmento de texto pegado en un chatbot en lugar de subir un archivo adjunto, o una captura de pantalla convertida en texto.

Un desarrollador de un banco desactiva la VPN de la empresa y copia código de un lado a otro en un chatbot; los métodos de pegar y capturar pantalla eluden los controles basados en archivos.

Cuando la herramienta aprobada alcanza un límite de uso o se queda corta

Una herramienta tiene licencia oficial, pero se alcanza un límite de presupuesto durante el mes, o la versión sancionada no funciona bien. La gente paga por la herramienta de consumo por su cuenta.

Los ingenieros agotan un límite mensual en días; los empleadores restringen el uso de la IA debido al alto costo.

Por qué los empleados utilizan IA no autorizada

Los empleados tienen muchas razones para utilizar TI no autorizada.

  • Algunos se enfrentan a presión para usar la IA, incluidas evaluaciones de desempeño deficientes o pérdida de empleo, mientras que las herramientas que proporciona su empleador funcionan peor que las que usan en casa.
  • Recurren a la mejor para hacer el trabajo correctamente.
  • Otros consideran que la herramienta aprobada tarda demasiado en llegar, es demasiado compleja, demasiado inflexible o se equivoca con demasiada frecuencia.

El uso intensivo de la IA puede volverse costoso, lo que ha llevado a un número de empresas conocidas a limitar a los usuarios de "tokenmaxxing". En junio de 2026, Uber limitó el gasto de los empleados a 1500 dólares al mes por cada herramienta de codificación agéntica tras agotar su presupuesto anual de IA en cuatro meses.

El racionamiento empuja a algunos empleados a pagar la versión de consumo por su cuenta en lugar de enfrentarse a un "tokenpocalipsis". Algunas de las mismas empresas que dicen a los empleados que usen la IA también están restringiendo el acceso a ella.

Los empleados eluden los límites.

  • Pegan datos de la empresa en un chatbot público para redactar un informe.
  • Utilizan un asistente personal de IA o una herramienta de codificación para acelerar tareas rutinarias.

Algunos investigadores describen esto como "innovación de usuarios en la sombra". Muchos empleados nunca se dan cuenta de que están infringiendo una política de la empresa. Y entre los empleados que utilizaron la IA en contra de las reglas, solo alrededor de la mitad son descubiertos, según una encuesta de PagerDuty.

Qué puede salir mal con la IA en la sombra

Los riesgos se dividen en al menos cinco grupos:

1. Violaciones de seguridad: Una herramienta no aprobada puede proporcionar a los atacantes una vía de acceso a los sistemas internos. Vercel, un proveedor de infraestructura web, reveló en abril de 2026 que unos hackers sofisticados vulneraron sus sistemas después de que un empleado conectara una aplicación de terceros de Context.ai a una cuenta corporativa de Google. Los atacantes se robaron las credenciales de los clientes, y los datos robados se ofrecieron posteriormente por 2 millones de dólares.

2. Fugas de propiedad intelectual: Los datos propietarios pueden salir de los servidores controlados por la empresa con un solo 'pegar' en un chatbot. En marzo de 2023, empleados de Samsung pegaron código fuente y transcripciones internas confidenciales en ChatGPT. El temor era que otros usuarios pudieran haber accedido a los datos. Samsung prohibió las herramientas de IA generativa semanas después.

3. Impactos normativos: Una brecha o un hecho inventado por la IA puede atraer escrutinio regulatorio, multas y daños a la reputación. CB Financial Services, la empresa matriz de Community Bank, presentó un formulario 8-K en mayo de 2026 ante la Comisión de Bolsa y Valores en el que revelaba un incidente interno relacionado con información confidencial de clientes mediante el uso de una aplicación de IA no autorizada. Fue el primer 8-K conocido presentado en respuesta al uso de IA en la sombra.

4. Complicaciones legales: Pegar información confidencial en un chatbot de consumo puede poner en peligro las protecciones de secretos comerciales de una empresa. En una decisión de abril de 2026, un juez federal en California desestimó una demanda por secretos comerciales "con perjuicio" porque el demandante había desarrollado el material con ChatGPT y no había tomado medidas razonables para mantenerlo confidencial. En un fallo separado, un tribunal determinó que los registros de chat de IA personal de un demandante no estaban protegidos por el secreto profesional entre abogado y cliente ni por la doctrina del producto del trabajo, lo que los hacía divulgables ante los tribunales.

5. Privacidad: Un bot de reuniones puede grabar a las personas sin su permiso o conocimiento. Un caso en el Tribunal de Distrito de EE. UU. contra Otter.ai cuestiona si un anotador automático puede grabar a los participantes sin el consentimiento de todas las partes y si Otter puede usar las conversaciones para entrenar su modelo. Por separado en 2024, el investigador Alex Bilzerian le dijo a The Washington Post que se retiró de un acuerdo después de que Otter le enviara por correo electrónico la transcripción completa de una reunión que ya había abandonado, en la cual los inversores discutieron tropiezos estratégicos y métricas manipuladas.

Por qué fallan las prohibiciones

Las empresas han prohibido productos de IA específicos y luego han dado marcha atrás.

  • Samsung prohibió las herramientas de IA generativa en 2023 y adoptó ChatGPT, Gemini y Claude en toda la empresa en 2026.
  • Citigroup restringió ChatGPT en 2023 y desplegó sus propias herramientas de IA para los empleados en 2024.
  • Después de que Italia bloqueara ChatGPT en 2023, la producción de los desarrolladores de software italianos cayó a la mitad durante dos días y luego se recuperó, mientras que las descargas de herramientas para sortear el bloqueo aumentaron drásticamente, según descubrieron dos economistas en un documento de trabajo.
  • En Reddit, un profesional de seguridad de redes escribió que después de que la empresa donde trabajaba bloqueara ChatGPT, los empleados cambiaron a las funciones de IA dentro de las aplicaciones aprobadas de la empresa, las cuales no se podían desactivar.

Las prohibiciones a menudo trasladan el trabajo a otros lugares en lugar de detener el uso no autorizado de la IA.

  • En la encuesta de KPMG, el 67% de los empleados que prohíben las herramientas de IA públicas afirmaron haber introducido material confidencial o protegido por derechos de autor en una herramienta, en comparación con el 33% en organizaciones sin política formal.
  • El bloqueo agresivo empuja el uso de la IA a los dispositivos personales y limita lo que la organización puede ver, según la investigación.
  • Una captura de pantalla o foto de una página web puede burlar los controles basados en archivos.

Cómo acabar con las soluciones temporales de IA en la sombra

Las empresas con menos IA en la sombra hacen que la vía autorizada sea la más fácil. Las políticas de uso eficaz de la IA, la formación continua en alfabetización sobre IA, las salvaguardas técnicas y la rendición de cuentas humana son la base. Cuatro prácticas van más allá:

  • Elige la herramienta que los empleados habrían elegido de todos modos. Una encuesta de Recon Analytics descubrió que el 68% de los empleados a los que solo se les proporcionó Copilot la nombraron como su herramienta de principal de IA, en comparación con el 8% cuando se les dieron tres herramientas principales. Moderna comparó su propio asistente con Copilot y ChatGPT Enterprise en pruebas con usuarios, y luego eligió el que los empleados calificaron mejor.
  • Proporciona la alternativa antes de restringir la solución temporal. Un estudio australiano de profesionales de infraestructuras críticas descubrió que varias organizaciones bloquearon las herramientas de IA públicas solo después de comenzar a ofrecer la opción sancionada, un enfoque que los autores denominaron "primero la sustitución". "Si no les das las herramientas, encontrarán la manera de conseguirlas", dijo un participante. Netskope Threat Labs, el brazo de investigación del proveedor de seguridad en la nube, informó que el uso de cuentas de IA personales en sus clientes de servicios financieros cayó del 76% al 36% con soluciones oficiales, mientras que el uso aprobado aumentó del 33% al 79%.
  • Proporciona una variedad de opciones de formación adaptadas. En la prueba de Copilot del gobierno australiano, tres cuartas partes de las personas que recibieron tres o más formas de formación se sintieron seguras al utilizar la herramienta, 28 puntos porcentuales por encima de las que recibieron una sola forma de formación. Una encuesta de BCG descubrió que el 18% de los empleados que no recibieron formación eran usuarios habituales de IA, en comparación con el 82% de los que recibieron entre cinco y diez horas de instrucción, sesiones presenciales y asesoramiento. Solo el 36% de los empleados afirmó estar satisfecho con su formación en IA, calificándola de demasiado breve o superficial.
  • Empieza por las personas que ya quieren una herramienta. Peter Tucker, en ese momento director de TI en IK Partners, una firma de capital privado de 250 personas, utilizó una estrategia basada en la demanda sin ningún mandato para llegar a 190 usuarios de ChatGPT Enterprise. Comenzó con 20 voluntarios, que se convirtieron en defensores internos al ver cómo podía ahorrarles tiempo. Creó conectores con las herramientas con las que la gente ya trabajaba, incluidos Exchange, Egnyte y Notion. Y organizó sesiones voluntarias con un científico de datos a las que asistieron 120 de los 250 empleados de la empresa. BBVA pasó de 3300 licencias a 11 000 con formación para 250 líderes, incluido su director ejecutivo, presentando la herramienta de la empresa como una alternativa más segura a la IA en la sombra.

En conclusión

Cuando los empleados evitan las herramientas que su empresa les proporciona, muestran exactamente dónde se quedan cortas esas herramientas. Bloquearlas oculta esa información. Las empresas con el menor uso de IA en la sombra suministran una buena herramienta, eligen la que los empleados habrían elegido de todos modos y tratan cualquier uso en la sombra restante como una lista de funciones que aún faltan.

Cómo puede ayudar Perplexity

Perplexity Enterprise ofrece a las empresas una herramienta segura que los empleados eligen por sus méritos, con inicio de sesión con cuenta de trabajo que los administradores pueden aplicar; permisos basados en roles para que las personas vean solo lo que TI permite; registro de auditoría de las entradas del usuario, los pasos del agente y las respuestas; información de la empresa que nunca se utiliza para entrenar modelos de IA; y enlaces a sus fuentes en cada respuesta para que cualquiera pueda verificar un dato antes de pasárselo a un cliente. Y el navegador Comet for Enterprise sigue los estándares de seguridad y controles que una empresa ya tiene implementados.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo saber si estoy usando IA en la sombra sin darme cuenta?

Comprueba si una herramienta de IA está en la lista aprobada de la empresa. Las extensiones de navegador, las herramientas de toma de notas y las funciones de IA automáticas cuentan, y la mayoría de las personas que incumplen la política nunca se dan cuenta.

¿Qué debo hacer si pegué información confidencial en una herramienta de IA personal?

Informa a alguien del equipo de TI o de seguridad el mismo día e indícale específicamente qué se compartió. Las empresas y los tribunales han tratado la divulgación rápida y voluntaria de manera diferente al ocultamiento, y el daño práctico suele depender de la rapidez con la que se pueda revocar el acceso y cambiar las credenciales.

¿Qué pasa si un compañero de trabajo trae un anotador de IA a una reunión?

Pregunta antes de que comience la conversación, porque la elección de un participante registra a todos. Las reglas de consentimiento de grabación varían según el estado y cubren a todas las personas en una llamada, no solo al organizador, así que habla pronto o pide que las partes sensibles no sean transcritas.

¿Proporcionar una herramienta de IA aprobada hace que desaparezca la IA en la sombra?

No, y pocos estudios confiables miden directamente el uso antes y después del lanzamiento de una herramienta aprobada. Las herramientas sancionadas eficaces eliminan una de las mayores razones para buscar alternativas externas, pero una parte de las personas siempre seguirá usando ambas, y vale la pena prestar atención a esa señal en lugar de castigarla.

¿Cómo puede un gerente distinguir un problema de disciplina de un problema de herramientas?

Observa a qué recurren las personas y por qué. Si la solución temporal ahorra tiempo real, está revelando lo que le falta a la herramienta aprobada. La respuesta más práctica es solucionar la brecha. El ocultamiento suele indicar miedo a las consecuencias, no mala intención.