בינה מלאכותית צללים: למה עובדים עוקפים את ה-IT, ומה שם לזה קץ

בינה מלאכותית היא כיום חלק מהעבודה היומיומית עבור עובדים רבים, לעיתים קרובות פעמים רבות ביום. אך הכלים שאליהם הם פונים אינם תמיד הכלים הרשמיים שצוות ה-IT מעניק להם.

"בינה מלאכותית צללים" היא שימוש במוצרי בינה מלאכותית שאינם מאושרים בעבודה, כולל:

• צ'אטבוט אישי
• סוכני בינה מלאכותית
• חשבונות עוזר בינה מלאכותית

כמחצית מהעובדים אומרים שהשתמשו בבינה מלאכותית בדרכים המפרות את המדיניות וההנחיות של הארגון שלהם, על פי סקר של KPMG של יותר מ-48,000 אנשים ב-47 מדינות. לעיתים קרובות, הם מדביקים מידע חברה רגיש לכלי בינה מלאכותית ציבוריים.

הפתרון העוקף הפך לאזהרה. סקר של BCG בקרב יותר מ-10,000 עובדים, מנהלים ומובילים מצא כי כמעט ארבעה מכל עשרה אומרים שחברתם אינה מספקת את הכלים הנכונים.

כאשר עובדים משתמשים בכלים שאינם מאושרים, הם:

• מוגבל
• מוגבל במכסה
• גרוע יותר ממה שהם יכולים להשיג בעצמם

כאשר הכלים המאושרים טובים דיים, רוב העובדים מפסיקים לעקוף את ה-IT. הלקח: הביקוש לבינה מלאכותית חזק, אך בינה מלאכותית צללים היא לעיתים קרובות סימן לבעיית אספקה.

מהי בינה מלאכותית צללים?

בינה מלאכותית צללים פירושה שעובדים משתמשים בכלי בינה מלאכותית משל עצמם בעבודה במקום באלה שהארגון שלהם מספק. היא כוללת:

• צ'אטבוטים העונים על שאלות
• סוכנים המבצעים משימות שגרתיות
• בוטים המקליטים ומתמללים פגישות
• עוזרים המטפלים בשגרות עבודה שלמות

הכלים יכולים להתחבר למערכות ואפליקציות עבודה. חלקם מוצרים עצמאיים, בעוד שחרים הם תכונות בינה מלאכותית המובנות בכלים, מכשירים ופלטפורמות שכבר יש לעובדים, כמו Copilot, Gemini ו-Apple Intelligence.

בסקר של 2,000 עובדים שהוזמן על ידי BlackFog, חברת אבטחה, 58% ממשתמשי הבינה המלאכותית הצללים אמרו שהם הסתמכו על גרסאות חינמיות שחסרות לרוב:

• אבטחה ברמת הארגון
• ממשל נתונים
• הגנות פרטיות

בעיקר מכיוון שהם העריכו מהירות. מנהלים בכירים דיווחו על שימוש בבינה מלאכותית צללים כמעט פי שניים יותר מאשר צוות זוטר.

שימוש מצד עובדים עשוי להיות קשה לזיהוי. סקר של Cloud Security Alliance מצא כי:

• 82% מהמשיבים אמרו שבארגונים שלהם רצים סוכנים לא ידועים על גבי המערכות שלהם
• 65% חוו תקריות הקשורות לסוכנים, כולל חשיפת נתונים, שיבוש תפעולי והפסדים כספיים

בינה מלאכותית צללים לעומת IT צללים

IT צללים הגיע קודם. אדיטיה פאטל (Aditya Patel), מומחה אבטחת ענן ב-AWS, מכנה את בינה מלאכותית צללים כ"בן הדוד המורד" שלה.

IT צללים מתאר מצב שבו עובדים עוקפים את מוצרי הטכנולוגיה המועדפים של ה-IT הארגוני ומשתמשים בשל עצמם, לעיתים במכוון ולעיתים מבלי לדעת את הכללים. עובד נכנס לחשבון Google, Dropbox, WhatsApp או Trello אישי בדפדפן אינטרנט במכשיר עבודה, או שולח במסמך דוא"ל לכתובת אישית כדי לסיים בבית.

מה שחדש בבינה מלאכותית צללים הוא ההיקף וההתמדה. כמה דוגמאות:

• נתונים המודבקים לכלי ציבורי עשויים להישאר במערכות ספק ללא הגבלת זמן
• סוכנים ועוזרים ממשיכים לפעול בזמן שעובד עושה משהו אחר, ועובדים ברקע על פני יישומים, דוא"ל ופלטפורמות

תוכנות ניטור אבטחה מסורתיות לא נבנו כדי לראות אותם. סגירת לשונית בדפדפן אינה עוצרת את העבודה, שלעיתים קרובות בלתי נראית לכל אחד מלבד לאדם שהפעיל אותה.

הגדלה

דוגמאות לבינה מלאכותית צללים בעבודה

בינה מלאכותית צללים מופיעה בדרך כלל בכמה מצבים מרכזיים:

מדוע עובדים משתמשים בבינה מלאכותית שאינה מאושרת

לעובדים סיבות רבות להשתמש ב-IT שאינו מאושר.

• חלקם מתמודדים עם לחץ להשתמש בבינה מלאכותית, כולל סקירות ביצועים גרועות או אובדן עבודה, בעוד שהכלים שהמעסיק שלהם מספק עובדים פחות טוב מהכלים שבהם הם משתמשים בבית.
• הם פונים לכלי הטוב יותר כדי לבצע את העבודה כראוי.
• אחרים מוצאים שהכלי המאושר איטי מדי להגעה, מורכב מדי, לא גמיש מספיק, או שגוי לעיתים קרובות מדי.

שימוש כבד בבינה מלאכותית עלול להפוך ليקר, מה שהוביל מספר חברות ידועות להטיל מגבלה על משתמשי "tokenmaxxing". ביוני 2026, יובר (Uber) הגבילה את הוצאות העובדים ל-1,500 דולר לחודש לכל כלי קידוד סוכן לאחר שניצלה את תקציב הבינה המלאכותית השנתי שלה בארבעה חודשים.

הגבלת המכסות דוחפת חלק מהעובדים לשלם על גרסת הצרכנים בעצמם במקום להתמודד עם "אפוקליפטת טוקנים" (tokenpocalypse). חלק מאותן חברות שאומרות לעובדים להשתמש בבינה מלאכותית הן גם שומרי הסף של הגישה אליה.

עובדים עוקפים את המגבלות.

• הם מדביקים נתוני חברה לצ'אטבוט ציבורי כדי לנסח דוח.
• הם משתמשים בעוזר בינה מלאכותית אישי או בכלי קידוד כדי להאיץ משימות שגרתיות.

חוקרים מסוימים מתארים זאת כ"חדשנות משתמשי צללים." עובדים רבים לעולם אינם מבינים שהם מפרים מדיניות חברה. ומקרב העובדים שהשתמשו בבינה מלאכותית בניגוד לכללים, רק כמחציתם נתפסים, על פי סקר של PagerDuty.

מה יכול להשתבש עם בינה מלאכותית צללים

הסיכונים מתחלקים לפחות לחמש קבוצות:

1. פרצות אבטחה: כלי שאינו מאושר עשוי להעניק לתוקפים נתיב כניסה למערכות פנימיות. Vercel, ספקית תשתיות אינטרנט, חשפה באפריל 2026 שהאקרים מתוחכמים פרצו למערכות שלה לאחר שעובד חיבר אפליקציית צד שלישי מבית Context.ai לחשבון Google ארגוני. התוקפים נמלטו עם פרטי זיהוי של לקוחות, ונתונים גנובים הוצעו בהמשך תמורת 2 מיליון דולר.

2. דליפות קניין רוחני: נתונים קנייניים עלולים לצאת מהשרתים שבשליטת החברה באמצעות הדבקה אחת לתוך צ'אטבוט. במרץ 2023, עובדי סמסונג הדביקו קוד מקור ותמלילים פנימיים סודיים לתוך ChatGPT. החשש היה שמשתמשים אחרים יוכלו לגשת לנתונים. סמסונג אסרה על שימוש בכלי בינה מלאכותית יוצרת שבועות לאחר מכן.

3. השפעות רגולטוריות: פרצה או עובדה שהומצאה על ידי בינה מלאכותית עלולות להביא לבדיקה רגולטורית, קנסות ונזק מוניטין. CB Financial Services, החברה האם של Community Bank, הגישה טופס 8-K במאי 2026 לרשות לניירות ערך האמריקאית (SEC) אשר חשף אירוע פנימי שכלל מידע רגיש על לקוחות תוך שימוש ביישום בינה מלאכותית לא מורשה. זה היה דיווח ה-8-K הידוע הראשון שהוגש כתגובה לשימוש בבינה מלאכותית צללים.

4. סיבוכים משפטיים: הדבקת מידע סודי לצ'אטבוט צרכני עלולה לסכן את הגנות הסוד המסחרי של חברה. בהחלטה מאפריל 2026, שופט פדרלי בקליפורניה דחה תביעת סוד מסחרי "עם דעה קدمה" מכיוון שהתובע פיתח את החומר באמצעות ChatGPT ולא נקט צעדים סבירים כדי לשמור עליו בסודיות. בפסיקה נפרדת, בית משפט מצא כי יומני צ'אט בינה מלאכותית אישיים של נתجم לא היו מוגנים על ידי חיסיון עורך דין-לקוח או דוקטרינת תוצר העבודה, מה שהפך אותם לניתנים לגילוי בבית המשפט.

5. פרטיות: בוט פגישות יכול להקליט אנשים ללא אישורם או ידיעתם. תיק בבית המשפט הפדרלי בארצות הברית נגד Otter.ai שואל האם רושם הערות אוטומטי יכול להקליט משתתפים ללא הסכמת כל הצדדים, והאם Otter יכולה להשתמש בשיחות כדי לאמן את המודל שלה. בנפרד ב-2024, החוקר אלכס בילזריאן אמר לוושינגטון פוסט שהוא פרש מעסקה לאחר ש-Otter שלחה לו בדוא"ל את התמליל המלא של פגישה שכבר עזב, שבה דנו המשקיעים בצעדי שגה אסטרטגיים ובמדדים מנוהלים.

הגדלה

מדוע איסורים נכשלים

חברות אסרו על שימוש במוצרי בינה מלאכותית מסוימים ואז חזרו בו.

• סמסונג (Samsung) אסרה על שימוש בכלי בינה מלאכותית יוצרת (generative AI) ב-2023 ואימצה את ChatGPT, Gemini ו-Claude ברחבי החברה ב-2026.
• סיטיגרופ (Citigroup) הגבילה את ChatGPT ב-2023 והטמיעה כלי בינה מלאכותית משל עצמה עבור העובדים ב-2024.
• לאחר שאיטליה חסמה את ChatGPT ב-2023, התפוקה של מפתחי תוכנה איטלקים ירדה בכמחצית למשך יומיים ואז התאוששה, בעוד שההורדות של כלים לעקיפת החסימה עלו בחדות, מצאו שני כלכלנים בנייר עבודה.
• ב-Reddit, איש מקצוע בתחום אבטחת רשת כתב שלאחר שהחברה שבה עבד חסמה את ChatGPT, עובדים עברו לתכונות הבינה המלאכותית בתוך אפליקציות חברה מאושרות, שלא ניתן היה לכבותן.

איסורים מעבירים לעיתים קרובות את העבודה למקומות אחרים במקום לעצור את השימוש הלא מורשה בבינה מלאכותית.

• בסקר של KPMG, 67% מהעובדים האוסרים על שימוש בבינה מלאכותית ציבורית אמרו שהכניסו חומר רגיש או מוגן בזכויות יוצרים לכלי מסוים, לעומת 33% בארגונים ללא מדיניות רשמית.
• חסימה אגרסיבית דוחקת את השימוש בבינה מלאכותית למכשירים אישיים ומגבילה את מה שהארגון יכול לראות, מוצא מחקר.
• לכידת מסך או תמונה של דף אינטרנט יכולים לעקוף בקרות מבוססות קבצים.

כיצד לשים קץ לפתרונות העוקפים של בינה מלאכותית צללים

חברות עם פחות בינה מלאכותית צללים הופכות את הנתיב המאושר לקל יותר. מדיניות שימוש אפקטיבית בבינה מלאכותית, הדרכה שוטפת באוריינות בינה מלאכותית, אמצעי הגנה טכניים ואחריות אנושית הם הבסיס. ארבעה נוהגים מרחיקים לכת יותר:

• בחרו את הכלי שעובדים היו בוחרים בכל מקרה. סקר מבית Recon Analytics מצא כי 68% מהעובדים שקיבלו את Copilot בלבד ציינו אותו ככלי הבינה המלאכותית העיקרי שלהם, לעומת 8% בלבד כאשר קיבלו שלושה כלים מרכזיים. מודרנה (Moderna) השוותה בין העוזר שלה לבין Copilot ו-ChatGPT Enterprise בבדיקות משתמשים, ואז בחרה בכלי שזכה לדירוג הגבוה ביותר מצד העובדים.
• ספקו את החלופה לפני הגבלת הפתרון העוקף. מחקר אוסטרלי על מתרגלי תשתיות קריטיות מצא שכמה ארגונים חסמו כלי בינה מלאכותית ציבוריים רק לאחר שהחלו להציע את האפשרות המאושרת, גישה שהמחברים כינו "העדפת תחליפים". "אם לא תיתנו להם את הכלים, הם ימצאו דרך להשיג את הכלים", אמר משתתף אחד. Netskope Threat Labs, זרוע המחקר של ספקית אבטחת הענן, דיווחה כי השימוש בחשבונות בינה מלאכותית אישיים בקרב לקוחות השירותים הפיננסיים שלה ירד מ-76% ל-36% באמצעות פתרונות רשמיים, בעוד שהשימוש המאושר עלה מ-33% ל-79%.
• ספקו מגוון אפשרויות הדרכה מותאמות אישית. בניסוי של ממשלת אוסטרליה עם Copilot, שלושה רבעים מהאנשים שקיבלו שלוש צורות הדרכה או יותר היו בטוחים בשימוש בכלי, 28 נקודות אחוז מעל אלו שקיבלו צורת הדרכה אחת. סקר של BCG מצא כי 18% מהעובדים שלא קיבלו הכשרה כלל היו משתמשי בינה מלאכותית קבועים, לעומת 82% מאלו שקיבלו חמש עד עשר שעות של הדרכה, הפעלות פרונטליות ואימון. רק 36% מהעובדים אמרו שהם מרוצים מההדרכה שקיבלו בתחום הבינה המלאכותית, וכינו אותה קצרה מדי או שטطית.
• התחילו עם האנשים שכבר רוצים כלי. פיטר טאקר (Peter Tucker), שהיה אז מנהל IT ב-IK Partners, חברת השקעות פרטיות בת 250 איש, השתמש באסטרטגיה מונעת ביקוש ללא מנדט כדי להגיע ל-190 משתמשי ChatGPT Enterprise. הוא התחיל עם 20 מתנדבים, שהפכו לתומכים פנימיים כאשר ראו כיצד זה יכול לחסוך להם זמן. הוא בנה מחברים עם הכלים שאנשים כבר עבדו איתם, כולל Exchange, Egnyte ו-Notion. והוא הפעיל הפעלות התנדבותיות עם מדען נתונים שבהן השתתפו 120 מתוך 250 עובדי החברה. BBVA עלתה מ-3,300 רישיונות ל-11,000 עם הכשרה ל-250 מנהיגים, כולל מנכ"ל החברה, תוך הצגת כלי החברה כחלופה מאובטחת יותר לבינה מלאכותית צללים.

בשורה התחתונה

כאשר עובדים עוקפים את הכלים שחברתם מעניקה להם, הם מראים במדויק היכן הכלים הללו נופלים מהרצוי. חסימתם מסתירה מידע זה. החברות עם שימוש מצומצם ביותר בבינה מלאכותית צללים מספקות כלי טוב, בוחרות את הכלי שעובדים היו בוחרים בכל מקרה, ומתייחסות לכל שימוש צללים שנותר כאל רשימת תכונות שעדיין חסרות.

כיצד Perplexity יכולה לעזור

Perplexity Enterprise מעניקה לחברות כלי מאובטח שעובדים בוחרים בזכות יתרונותיו, עם כניסה באמצעות חשבון עבודה שמנהלי מערכת יכולים לאכוף; הרשאות מבוססות תפקידים כך שכל אדם רואה רק את מה שצוות ה-IT מתיר; רישום ביקורת (audit logging) של קלטי משתמשים, שלבי סוכן ותשובות; מידע חברה שלעולם אינו משמש לאימון מודלי בינה מלאכותית; וקישורים למקורות בכל תשובה כדי שכל אחד יוכל לבדוק עובדה לפני העברתה ללקוח. בנוסף, דפדפן ה-Comet for Enterprise עומד בתקני האבטחה ובבקרות שכבר קיימים בחברה.

שאלות נפוצות

כיצד אדע אם אני משתמש בבינה מלאכותית צללים מבלי להתכוון לכך?

בדקו אם כלי בינה מלאכותית נמצא ברשימה המאושרת של החברה. תוספי דפדפן, כלי רישום הערות ותכונות בינה מלאכותית אוטומטיות נחשבים כולם, ורוב האנשים שמפרים את המדיניות אינם מודעים לכך כלל.

מה עלי לעשות אם הדבקתי מידע רגיש בכלי בינה מלאכותית אישי?

ספרו למישהו בצוות ה-IT או האבטחה באותו היום, ופרטו בדיוק מה שותף. חברות ובתי משפט התייחסו לחשיפה מהירה ומרצון בצורה שונה מאשר להסתרה, והנזק המעשי תלוי בדרך כלל במהירות שבה ניתן לבטל את הגישה ולשנות את פרטי הזיהוי.

מה אם עמית לעבודה מביא רושם הערות מבוסס בינה מלאכותית לפגישה?

שאלו לפני תחילת השיחה, שכן בחירתו של משתתף אחד מקליטה את כולם. כללי ההסכמה להקלטה משתנים ממדינה למדינה ומכסים כל אדם בשיחה, לא רק את המארח, לכן דווחו מוקדם או בקשו לא לתמלל חלקים רגישים.

האם מתן כלי בינה מלאכותית מאושר גורם לבינה מלאכותית צללים להיעלם?

לא, ומעטים המחקרים האמינים המודדים ישירות את השימוש לפני ואחרי השקת כלי מאושר. כלים מאושרים אפקטיביים מסירים את אחת הסיבות הגדולות ביותר לצאת החробה, אך חלק מהאנשים תמיד ימשיכו להשתמש בשניהם, וכדאי לשים לב לאות הזה במקום להעניש.

כיצד מנהל יכול להבחין בין בעיית משמעת לבעיית כלים?

הסתכלו על מה שאנשים פונים אליו ולמה. אם הפתרון העוקף חוסך זמן אמיתי, הוא חושף את מה שחסר בכלי המאושר. התגובה המעשית ביותר היא לתקן את הפער. הסתרה בדרך כלל מאותתת על פחד מהשלכות, לא על כוונה רעה.