Breyttu samningatölvupóstum og Salesforce-sögu í svardrög

Yfirlit

Þessi sjálfvirkni skoðar tölvupósta viðskiptavina á klukkustundafresti á opnunartíma vegna spurninga, ákvörðunarbeiðna eða breytinga á næstu skrefum. Computer fer yfir sögu Salesforce-reikningsins, fyrri samskipti og verkefnisskýrslur reikningsins til að taka saman hvað breyttist, merkja framúrskarandi skuldbindingar og undirbúa svar til endurskoðunar. Ekkert er sent sjálfkrafa.

Tími að fyrstu niðurstöðu: Um það bil 1 klukkustund á klukkustundaáætlun; biðjið um tafarlausa endurskoðun fyrir fyrsta dæmið.

Erfiðleikastig: þarf uppsetningu

Það sem þú þarft

• Gmail tengt, þannig að Computer getur lesið innkomin skilaboð og fyrri samskipti.
• Salesforce tengt, þannig að reikningssaga, opin verkefni og upplýsingar um tækifæri upplýsa svarið.
• Reikningsnafn og tölvupóstlén, þannig að Computer fylgist með réttum samningi en ekki öllum pósthólfinu.
• Reikningsverkefni með samningsnótum og skrám; án þess reiðir yfirlitið sig á tölvupóst og Salesforce.
• Athugunaráætlun og tímabelti, þannig að eftirfylgni sé undirbúin á réttum vinnutíma.

Fyrirspurnin

Það sem þú færð til baka

Pinnacle Manufacturing: samningsendurskoðun

Sýnishorn af úttaki með tilbúnum reikningsgögnum. Brot úr lokinni endurskoðun:

Hvað breyttist

“Tímalína færð: útgáfa 15. nóv → 1. des, undirritun miðuð við viku 28. september.”

“Priya þarf SOC 2 fyrir 23. september (viku fyrir stjórnarfund þeirra 30. september).”

Óútkljáð skuldbinding

“Senda uppfærða SOC 2 Type II til Priyu”

Drög að svari, ekki sent

“Engin verðbreyting nauðsynleg. Ég uppfæri gildistökudag SOW í 1. des samhliða endurskoðun MSA.”

Skoðaðu heildardrög og svarið úr sýnikennslunni.

• Reikningsmynd: Stig tækifæris, 412.000 dollara ARR, lokadagur 30. september, hagsmunaaðilar og opin verkefni.
• Tímalína samskipta: Umræður um verðlagningu, öryggi og samninga sem leiddu að nýjustu beiðni viðskiptavinarins.
• Yfirlit yfir breytingar: Útgáfa 1. desember, frestur til öryggisskýrslu 23. september og eftirstandandi samningstálmi.
• Skuldbindingatafla: Óafhent SOC 2 skýrsla og staðfesting á staðsetningu gagna, ásamt eigendum og áhrifum á samning.
• Drög að svari: Heill tölvupóstur sem fjallar um geymslu eingöngu í Bandaríkjunum, verðlagningu eftir breytingu á dagsetningu og öryggisskýrsluna.
• Aðgerðalisti: Skila skýrslunni, fara fram á breytingu á samningi og fara yfir fyrirhugað svar áður en það er sent.

Afgreitt sem samningssamantekt og drög að svari í samtalinu, tilbúið til yfirferðar og breytinga. Dæmið sendir ekki svarið né vistar það í Gmail.

Bættu því við

• Bættu við samhengi: Láttu nýjustu tillöguna og fundarskýrslur fylgja með í verkefni reikningsins til að byggja svarið á umræddum skilmálum.
• Bentu á sérkenni: Nefndu Salesforce-tækifærið ef reikningurinn er með fleiri en einn virkan samning.
• Biððu um sniðið: Óskaðu eftir skuldbindingatöflu og fullum drögum að svari, þar sem fyrirhuguð loforð eru merkt til samþykktar.
• Notaðu Skill: Vistaðu samþykkta kynningarskipulagið og svarsniðið sem Skill til að endurnota á milli reikninga.
• Gerðu þetta að endurteknu ferli: Tilgreindu vinnutíma og tímabelti og biððu um þögn þegar enginn nýr tölvupóstur þarfnast aðgerða.

Prófaðu afbrigði

Farðu yfir nýjasta tölvupóstinn frá [customer domain] á móti [account] í Salesforce og [account Project]. Skrifaðu stutta samningssamantekt og drög að svari til endurskoðunar. Merktu við breytingar og óútkljáðar skuldbindingar. Ekki skipuleggja neitt né senda svarið.

Hverja klukkustund á [business hours and time zone], athugaðu tölvupósta frá [customer domain] á móti [account] í HubSpot og [account Project]. Merktu við nýjar beiðnir, breytt næstu skref og óútkljáðar skuldbindingar í stuttri samningssamantekt. Undirbúðu drög að svari til endurskoðunar, en aldrei senda það.

Farið yfir tölvupósta frá [customer domains], samsvarandi Salesforce-reikninga og [account Projects] á hverjum [weekday and time]. Búið til eina blaðsíðu samningssamantekt sem sýnir nýjar beiðnir, útrunnar skuldbindingar og mælt með næstu skrefum eftir reikningi. Ekki semja eða senda tölvupósta.

Tengd notkunartilvik

• Undirbúðu sölusímtal með CRM-gögnum og tengdum verkfærum: Taktu nýjustu beiðnir og opinni skuldbindingar inn í næsta tal við viðskiptavin.
• Búðu til sölukort og lendingarsíðu: Undirbúðu stuðningsslæðuefni þegar samningur vekur samkeppnisandmæli.
• Komdu verkefni af stað í Teams til að búa til mælaborð sem hentar stjórn: Breikkaðu einstaka samningsskoðun í yfirsýn stjórnenda yfir áhættu og vöxt reiknings.