Shadow AI: perché i dipendenti aggirano l'IT e cosa vi pone fine

L'IA fa ormai parte del lavoro quotidiano di molti dipendenti, spesso più volte al giorno. Ma gli strumenti a cui ricorrono non sono sempre quelli ufficiali forniti dall'IT.

La "Shadow AI" è l'uso di prodotti di IA non autorizzati sul lavoro, tra cui:

• Chatbot personale
• Agenti IA
• Account di assistenti IA

Circa la metà dei dipendenti dichiara di aver utilizzato l'IA in modi che violano le politiche e le linee guida della propria organizzazione, secondo un sondaggio KPMG condotto su oltre 48.000 persone in 47 paesi. Spesso incollano informazioni aziendali sensibili in strumenti di IA pubblici.

La soluzione alternativa è diventata un avvertimento. Un sondaggio BCG condotto su oltre 10.000 dipendenti, manager e leader ha rilevato che quasi quattro su dieci affermano che la propria azienda non sta fornendo gli strumenti giusti.

Quando i dipendenti utilizzano strumenti non autorizzati, si trovano in questa situazione:

• Razionato
• Con limite
• Peggiore di ciò che possono ottenere autonomamente

Quando gli strumenti approvati sono abbastanza validi, la maggior parte dei dipendenti smette di aggirare l'IT. La lezione: la domanda di IA è forte, ma la shadow AI è spesso il segnale di un problema di fornitura.

Cos'è la shadow AI?

Shadow AI significa che i dipendenti utilizzano i propri strumenti di IA al lavoro invece di quelli forniti dalla loro organizzazione. Include:

• Chatbot che rispondono alle domande
• Agenti che eseguono attività di routine
• Bot che registrano e trascrivono le riunioni
• Assistenti che affrontano intere routine lavorative

Gli strumenti possono connettersi a sistemi e app di lavoro. Alcuni sono prodotti autonomi, mentre altri sono funzionalità di IA integrate in strumenti, dispositivi e piattaforme che i dipendenti già possiedono, come Copilot, Gemini e Apple Intelligence.

In un sondaggio su 2.000 dipendenti commissionato da BlackFog, un'azienda di sicurezza, il 58% degli utenti di shadow AI ha dichiarato di affidarsi a versioni gratuite che spesso mancano di:

• Sicurezza di livello aziendale
• Governance dei dati
• Tutele della privacy

principalmente perché attribuivano valore alla velocità. I dirigenti senior hanno dichiarato di utilizzare la shadow AI quasi il doppio delle volte rispetto al personale junior.

L'utilizzo da parte dei dipendenti può essere difficile da rilevare. Un sondaggio della Cloud Security Alliance ha rilevato che:

• L'82% degli intervistati ha dichiarato che le proprie organizzazioni avevano agenti sconosciuti in esecuzione sui loro sistemi
• Il 65% aveva subito incidenti legati agli agenti, tra cui esposizione di dati, interruzioni operative e perdite finanziarie

Shadow AI vs shadow IT

Lo shadow IT è arrivato per primo. Aditya Patel, specialista della sicurezza cloud presso AWS, definisce la shadow AI la sua "cugina ribelle".

Shadow IT descrive la situazione in cui i lavoratori aggirano i prodotti tecnologici preferiti dall'IT aziendale e usano i propri, a volte deliberatamente e a volte senza conoscere le regole. Un dipendente accede a un account personale Google, Dropbox, WhatsApp o Trello in un browser web su un dispositivo di lavoro, oppure invia via email un documento a un indirizzo personale per terminarlo a casa.

Ciò che c'è di nuovo nella shadow AI è la scala e la persistenza. Alcuni esempi:

• I dati incollati in uno strumento pubblico possono rimanere nei sistemi del fornitore a tempo indeterminato
• Agenti e assistenti continuano a funzionare mentre un dipendente fa qualcos'altro, operando continuamente tra applicazioni, email e piattaforme

I software di monitoraggio della sicurezza tradizionali non sono stati creati per individuarli. La chiusura di una scheda del browser non interrompe il lavoro, che è spesso invisibile a chiunque tranne alla persona che ha inserito il prompt.

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Esempi di shadow AI al lavoro

La shadow AI di solito si manifesta in alcune situazioni chiave:

Perché i dipendenti usano l'IA non autorizzata

I dipendenti hanno molte ragioni per utilizzare strumenti IT non autorizzati.

• Alcuni affrontano la pressione di usare l'IA, comprese valutazioni delle prestazioni negative o la perdita del lavoro, mentre gli strumenti forniti dal datore di lavoro funzionano peggio di quelli che usano a casa.
• Ricorrono a quello migliore per svolgere correttamente il lavoro.
• Altri trovano lo strumento approvato troppo lento ad arrivare, troppo complesso, troppo rigido o troppo spesso errato.

Un uso massiccio dell'IA può diventare costoso, il che ha spinto diverse aziende note a porre un limite agli utenti “tokenmaxxing”. Nel giugno 2026, Uber ha limitato la spesa dei dipendenti a 1.500 dollari al mese per ciascuno strumento di codifica basato su agenti dopo aver esaurito il budget annuale per l'IA in quattro mesi.

Il razionamento spinge alcuni dipendenti a pagare di tasca propria la versione consumer piuttosto di affrontare una "tokenpocalisse". Alcune delle stesse aziende che dicono ai dipendenti di usare l'IA ne stanno anche regolamentando e limitando l'accesso.

I dipendenti aggirano i limiti.

• Incollano i dati aziendali in un chatbot pubblico per redigere un rapporto.
• Utilizzano un assistente personale di IA o uno strumento di codifica per accelerare le attività di routine.

Alcuni ricercatori descrivono questo fenomeno come "innovazione degli utenti ombra". Molti dipendenti non si rendono mai conto di violare una norma aziendale. E tra i dipendenti che hanno utilizzato l'IA contro le regole, solo circa la metà viene scoperta, secondo un sondaggio di PagerDuty.

Cosa può andare storto con la shadow AI

I rischi rientrano in almeno cinque categorie:

1. Violazioni della sicurezza: Uno strumento non approvato può offrire agli aggressori una via d'accesso ai sistemi interni. Vercel, un provider di infrastrutture web, ha rivelato nell'aprile 2026 che hacker sofisticati hanno violato i suoi sistemi dopo che un dipendente ha collegato un'app di terze parti di Context.ai a un account Google aziendale. Gli aggressori si sono impossessati delle credenziali dei clienti e i dati rubati sono stati successivamente offerti per 2 milioni di dollari.

2. Fuga di proprietà intellettuale: I dati proprietari possono uscire dai server controllati dall'azienda con un semplice comando di copia e incolla in un chatbot. Nel marzo 2023, i dipendenti di Samsung hanno incollato codice sorgente e trascrizioni interne riservate in ChatGPT. Il timore era che altri utenti potessero aver avuto accesso ai dati. Samsung ha vietato gli strumenti di IA generativa poche settimane dopo.

3. Impatti normativi: Una violazione o un fatto inventato dall'IA possono comportare controlli normativi, multe e danni alla reputazione. CB Financial Services, la capogruppo di Community Bank, ha depositato un modulo 8-K nel maggio 2026 presso la Securities and Exchange Commission in cui ha rivelato un incidente interno che ha coinvolto informazioni riservate sui clienti tramite un'applicazione di IA non autorizzata. È stato il primo modulo 8-K noto depositato in risposta all'uso di shadow AI.

4. Complicazioni legali: Incollare informazioni riservate in un chatbot per consumatori può compromettere le tutele dei segreti commerciali di un'azienda. In una decisione dell'aprile 2026, un giudice federale in California ha respinto un reclamo sui segreti commerciali "con pregiudizio" poiché il ricorrente aveva sviluppato il materiale con ChatGPT e non aveva adottato misure ragionevoli per mantenerlo riservato. In una sentenza separata, un tribunale ha stabilito che i log di chat di IA personali di un imputato non erano protetti dal segreto professionale tra avvocato e cliente né dalla dottrina del lavoro del legale, rendendoli azionabili in giudizio.

5. Privacy: Un bot di riunione può registrare le persone senza il loro permesso o la loro conoscenza. Una causa presso il tribunale distrettuale degli Stati Uniti contro Otter.ai chiede se un sistema di presa di appunti automatico possa registrare i partecipanti senza il consenso di tutte le parti e se Otter possa utilizzare le conversazioni per addestrare il proprio modello. Inoltre, nel 2024, il ricercatore Alex Bilzerian ha dichiarato a The Washington Post di aver rinunciato a un accordo dopo che Otter gli aveva inviato via email la trascrizione completa di una riunione che aveva già lasciato, in cui gli investitori discutevano di passi falsi strategici e metriche manipolate.

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Perché i divieti falliscono

Le aziende hanno vietato specifici prodotti di IA per poi fare marcia indietro.

• Samsung ha bandito gli strumenti di IA generativa nel 2023 e ha adottato ChatGPT, Gemini e Claude a livello aziendale nel 2026.
• Citigroup ha limitato ChatGPT nel 2023 e ha introdotto i propri strumenti di IA per i dipendenti nel 2024.
• Dopo che l'Italia ha bloccato ChatGPT nel 2023, la produzione dei programmatori di software italiani è diminuita di circa la metà per due giorni per poi riprendersi, mentre i download di strumenti per aggirare il blocco sono aumentati vertiginosamente, secondo quanto scoperto da due economisti in un documento di ricerca.
• Su Reddit, un professionista della sicurezza di rete ha scritto che, dopo che l'azienda per cui lavorava ha bloccato ChatGPT, i dipendenti sono passati alle funzioni di IA integrate nelle app aziendali approvate, che non potevano essere disattivate.

I divieti spesso spostano il lavoro altrove anziché fermare l'uso non autorizzato dell'IA.

• In un sondaggio di KPMG, il 67% dei dipendenti che vietano gli strumenti di IA pubblici ha dichiarato di aver inserito materiale sensibile o protetto da copyright in uno strumento, rispetto al 33% delle organizzazioni senza una policy formale.
• Un blocco aggressivo spinge l'uso dell'IA sui dispositivi personali e limita ciò che l'organizzazione può vedere, secondo quanto rilevato dalla ricerca.
• Una cattura dello schermo o la foto di una pagina web possono eludere i controlli basati sui file.

Come porre fine alle soluzioni alternative di shadow AI

Le aziende con una minore presenza di shadow AI rendono la via autorizzata quella più semplice. Politiche di utilizzo dell'IA efficaci, formazione continua sull'alfabetizzazione informatica, misure di sicurezza tecniche e responsabilità umana costituiscono la base. Quattro pratiche vanno oltre:

• Scegli lo strumento che i dipendenti avrebbero scelto comunque. Un sondaggio di Recon Analytics ha rilevato che il 68% dei dipendenti a cui è stato assegnato solo Copilot lo ha indicato come il proprio strumento di IA principale, rispetto all'8% quando venivano forniti tre strumenti principali. Moderna ha confrontato il proprio assistente con Copilot e ChatGPT Enterprise nei test con gli utenti, scegliendo poi quello che i dipendenti avevano valutato più positivamente.
• Fornisci l'alternativa prima di limitare la soluzione alternativa. Uno studio australiano sui professionisti delle infrastrutture critiche ha rilevato che diverse organizzazioni hanno bloccato gli strumenti di IA pubblici solo dopo aver iniziato a offrire l'opzione autorizzata, un approccio che gli autori hanno definito "prima la sostituzione". "Se non dai loro gli strumenti, troveranno un modo per averli", ha dichiarato un partecipante. Netskope Threat Labs, il ramo di ricerca del provider di sicurezza cloud, ha riferito che l'uso di account di IA personali presso i suoi clienti dei servizi finanziari è sceso dal 76% al 36% con le soluzioni ufficiali, mentre l'uso approvato è salito dal 33% al 79%.
• Offri una gamma di opzioni di formazione personalizzate. Nel sondaggio del governo australiano su Copilot, tre quarti delle persone che hanno ricevuto tre o più forme di formazione erano sicure nell'uso dello strumento, 28 punti percentuali in più rispetto a coloro che ne avevano ricevuta una sola. Un sondaggio BCG ha rilevato che il 18% dei dipendenti che non avevano ricevuto alcuna formazione utilizzava regolarmente l'IA, rispetto all'82% di coloro che avevano ricevuto da cinque a dieci ore di istruzione, sessioni in presenza e coaching. Solo il 36% dei dipendenti si è detto soddisfatto della propria formazione sull'IA, definendola troppo breve o superficiale.
• Inizia con le persone che desiderano già uno strumento. Peter Tucker, all'epoca direttore IT di IK Partners, una società di private equity con 250 dipendenti, ha utilizzato una strategia basata sulla domanda senza alcun mandato per raggiungere 190 utenti di ChatGPT Enterprise. Ha iniziato con 20 volontari, che sono diventati sostenitori interni quando hanno visto come potesse far risparmiare loro tempo. Ha creato connettori con gli strumenti con cui le persone lavoravano già, tra cui Exchange, Egnyte e Notion. E ha tenuto sessioni volontarie con un data scientist a cui hanno partecipato 120 dei 250 dipendenti dell'azienda. BBVA è passata da 3.300 a 11.000 licenze con una formazione per 250 leader, incluso il suo CEO, presentando lo strumento aziendale come un'alternativa più sicura alla shadow AI.

In sintesi

Quando i dipendenti aggirano gli strumenti forniti dalla propria azienda, mostrano esattamente dove quegli strumenti sono carenti. Bloccarli nasconde queste informazioni. Le aziende con il minor utilizzo di shadow AI forniscono un buon strumento, scelgono quello che i dipendenti avrebbero scelto comunque e trattano qualsiasi uso ombra rimanente come un elenco di funzionalità ancora mancanti.

Come può aiutare Perplexity

Perplexity Enterprise offre alle aziende uno strumento sicuro che i dipendenti scelgono per i suoi meriti, con un accesso tramite account aziendale che gli amministratori possono imporre; permessi basati sui ruoli affinché le persone vedano solo ciò che l'IT consente; registrazione di audit su input degli utenti, passaggi degli agenti e risposte; informazioni aziendali mai utilizzate per addestrare modelli di IA; e link alle fonti in ogni risposta per consentire a chiunque di verificare un fatto prima di passarlo a un cliente. Inoltre, il browser Comet for Enterprise segue gli standard di sicurezza e i controlli che un'azienda ha già implementato.

Domande frequenti

Come faccio a sapere se sto usando la shadow AI senza volerlo?

Verifica se uno strumento di IA è presente nell'elenco approvato dall'azienda. Estensioni del browser, strumenti per prendere appunti e funzionalità di IA automatiche rientrano tutti nel conteggio, e la maggior parte delle persone che violano la policy non se ne rende mai conto.

Cosa devo fare se ho incollato qualcosa di sensibile in uno strumento di IA personale?

Informi qualcuno del team IT o della sicurezza lo stesso giorno, specificando esattamente cosa è stato condiviso. Le aziende e i tribunali hanno trattato la divulgazione tempestiva e volontaria in modo diverso rispetto all'occultamento, e il danno pratico dipende solitamente da quanto rapidamente l'accesso può essere revocato e le credenziali modificate.

Cosa succede se un collega porta un assistente IA per la presa di appunti a una riunione?

Chiedi prima che la conversazione abbia inizio, poiché la scelta di un partecipante registra tutti. Le regole sul consenso alla registrazione variano da stato a stato e coprono ogni persona in una chiamata, non solo l'organizzatore; quindi parla tempestivamente o chiedi che le parti sensibili non vengano trascritte.

Fornire uno strumento di IA approvato fa scomparire la shadow AI?

No, e pochi studi affidabili misurano direttamente l'utilizzo prima e dopo il lancio di uno strumento approvato. Gli strumenti autorizzati efficaci rimuovono una delle ragioni principali per ricorrere a soluzioni esterne, ma una percentuale di persone continuerà sempre a usarli entrambi, e quel segnale merita attenzione piuttosto che punizione.

Come può un manager distinguere un problema disciplinare da un problema di strumenti?

Osserva a cosa ricorrono le persone e perché. Se la soluzione alternativa fa risparmiare tempo reale, rivela ciò che manca allo strumento approvato. La risposta più pratica è colmare la lacuna. L'occultamento segnala solitamente la paura delle conseguenze, non una cattiva intenzione.