Suderinkite „Excel“ biudžeto darbaknygę su sąskaitomis faktūromis „SharePoint“

Apžvalga

Computer paima naujausią biudžeto darbaknygę iš Excel, palygina ją su SharePoint saugomomis sąskaitomis faktūromis, pažymi reikšmingus nuokrypius ir paskelbia aiškią suvestinę „Microsoft Teams“, kad finansų komandos galėtų laiku pastebėti išlaidų viršijimą ir spragas, kiekvieną savaitę rankiniu būdu netvarkydamos skaičiuoklių ir aplankų.

Pagrindiniai rezultatai

Computer pateikia suderintą biudžeto ir faktinių išlaidų vaizdą: paima naujausią biudžeto darbaknygę iš Excel ir sulygina ją su esamomis sąskaitomis faktūromis SharePoint, todėl finansų ir operacijų vadovai gali matyti, kur išlaidos valdomos gerai, o kur atsirado nuokrypių. Sistema pažymi reikšmingus nuokrypius eilutės ar kategorijos lygmeniu, įvertindama, kiek kiekviena išlaida viršija biudžetą arba nesiekia jo, ir iškeldama visus trūkstamus ar prieštaringus elementus, kurie gali rodyti laiko suderinimo problemas, neteisingą kodavimą ar klaidas.

Remdamasis tuo, Computer parengia glaustą apibendrinamąją suvestinę ir nusiunčia ją į „Microsoft Teams“ kanalą, susistemindamas skaičius į kelis sakinius apie tai, kam šį laikotarpį reikia skirti dėmesio. Prie šios suvestinės pateikiama paprasta didžiausių nuokrypių lentelė, suteikianti vadovams ir biudžeto valdytojams greitą kontekstinę apžvalgą, į kurią jie gali reaguoti neatidarinėdami skaičiuoklių ir neieškodami SharePoint kataloguose.

Padidinti

Padidinti

Naudingi patarimai

• Sutvarkykite biudžeto darbaknygės ir sąskaitų faktūrų aplankų struktūrą ir pavadinkite juos vienodai, kad Computer galėtų patikimai ir be nesklandumų rasti „naujausius“ failus „Excel“ ir „SharePoint“.
• Apibrėžkite, ką jūsų komandai reiškia „reikšmingas nuokrypis“ (pavyzdžiui, fiksuota piniginė suma, procentinė riba arba atskiros taisyklės skirtingoms kategorijoms), ir įtraukite tai į instrukcijas, kad Computer sutelktų dėmesį į tas spragas, kurios tikrai svarbios.
• Naudokite „Teams“ suvestinę kaip atskaitos tašką kas mėnesį ar kas savaitę vykstantiems susitikimams – atsakykite gijoje įkeltais klausimais ar pataisymais, o vėliau palaipsniui tikslinkite instrukcijas, kad Computer išmoktų, kuriuos nuokrypius ignoruoti, kuriuos perduoti aukštesniam lygiui ir kaip pateikti ataskaitą vadovų auditorijai.