QuickBooks സജ്ജീകരണം ഓഡിറ്റ് ചെയ്യുക, വെണ്ടർ പേയ്‌മെന്റ് ചോദ്യങ്ങൾക്ക് ഉത്തരം നൽകുക

अवलोकन

ഒരു ക്വിക്ക്ബുക്സ് (QuickBooks) എക്സ്പോർട്ട് ഇൻജെസ്റ്റ് ചെയ്യാനോ നേരിട്ട് കണക്റ്റുചെയ്യാനും ഒ ഒറ്റ പാസ്സിൽ നിർദ്ദിഷ്ട സാമ്പത്തിക ചോദ്യങ്ങൾക്കൊപ്പം പൂർണ്ണമായ സജ്ജീകരണ ഓഡിറ്റ് നടത്താനും Computer-ന് കഴിയും. പൊരുത്തക്കേടുകൾ, നഷ്‌ടമായ എൻട്രികൾ, ഘടനാപരമായ വിടവുകൾ എന്നിവ കണ്ടെത്തുന്നതിനായി ഇത് ചാർട്ട് ഓഫ് അക്കൗണ്ട്സ്, വെണ്ടർ മാസ്റ്റർ, ബില്ലുകൾ, പേയ്‌മെന്റുകൾ, ജനറൽ ലെഡ്ജർ എന്നിവ ക്രോസ്-റെഫറൻസ് ചെയ്യുന്നു, തുടർന്ന് കൃത്യമായ ഡോളർ തുകയും ട്രാൻസാക്ഷൻ വിശദാംശങ്ങളും ഉപയോഗിച്ച് ചോദ്യങ്ങൾക്ക് ഉത്തരം നൽകുന്നു.

പ്രധാന ഔട്ട്പുട്ട്

Computer ക്വിക്ക്ബുക്സ് (ചാർട്ട് ഓഫ് അക്കൗണ്ട്സ്, വെണ്ടർമാർ, ബില്ലുകൾ, ബിൽ പേയ്‌മെന്റുകൾ, ജിഎൽ വിശദാംശങ്ങൾ) പാഴ്‌സ് ചെയ്യുകയും രണ്ട് കാര്യങ്ങൾ നൽകുകയും ചെയ്തു: വെണ്ടർ പേയ്‌മെന്റ് ചോദ്യത്തിന് നേരിട്ടുള്ള ഉത്തരവും സമഗ്രമായ സജ്ജീകരണ ഓഡിറ്റും.

വെണ്ടർ പേയ്‌മെന്റ് ഉത്തരത്തിനായി, ഇത് നിർമ്മാണ വെണ്ടറെ (Skyline Construction LLC) തിരിച്ചറിഞ്ഞു, തീയതികൾ, പേയ്‌മെന്റ് ഐഡികൾ, തുകകൾ, മെമ്മോ വിവരണങ്ങൾ എന്നിവ സഹിതം 1,350,000 ഡോളർ വരുന്ന രണ്ട് YTD പേയ്‌മെന്റുകൾ വ്യക്തമായ ഒരു പട്ടികയിൽ പട്ടികപ്പെടുത്തി.

സജ്ജീകരണ ഓഡിറ്റിനായി, ചാർട്ട് ഓഫ് അക്കൗണ്ട്സ് പൂർണ്ണത, വെണ്ടർ മാസ്റ്റർ സമഗ്രത, ബിൽ സ്റ്റാറ്റസ് കൃത്യത, ബിൽ-ടു-പേയ്‌മെന്റ് അനുരഞ്ജനം, ജിഎൽ ബാലൻസ് പരിശോധനകൾ, നഷ്‌ടമായ എൻട്രി കണ്ടെത്തൽ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്ന ഏഴ് ഭാഗങ്ങളുള്ള സാധുത പരിശോധന ഇത് നടത്തി. ജിഎല്ലിൽ നിന്ന് കാണാതായ രണ്ട് പേയ്‌മെന്റുകൾ (ഫാന്റം AP-യിൽ $281K), ബിൽ സ്റ്റാറ്റസ് പൊരുത്തക്കേട്, തെറ്റായി അലോക്കേറ്റ് ചെയ്ത പേയ്‌മെന്റ് സ്പ്ലിറ്റ് മൂലമുണ്ടായ ഒരു അനാവശ്യ ഓവർപേയ്‌മെന്റ്, നഷ്‌ടമായ രണ്ട് അക്കൗണ്ട് വിഭാഗങ്ങൾ (ഇക്വിറ്റി, ദീർഘകാല ബാധ്യതകൾ) എന്നിവയുൾപ്പെടെ അഞ്ച് പ്രത്യേക പ്രശ്നങ്ങൾ ഇത് പുറത്തു കൊണ്ടുവന്നു. നന്നായി പ്രവർത്തിക്കുന്നത് എന്താണെന്നും ഇത് സ്ഥിരീകരിച്ചു: എല്ലാ ജിഎൽ ഇടപാടുകളും ബാലൻസ് ചെയ്യുന്നു, എല്ലാ വെണ്ടർ ഐഡികളും പൊരുത്തപ്പെടുന്നു, കോർ അക്കൗണ്ട് തരങ്ങൾ ഉണ്ട്, നിബന്ധനകൾ സ്ഥിരതയുള്ളവയാണ്.

ഓരോ ഫിക്സിനുമുള്ള വ്യക്തമായ അടുത്ത ഘട്ടങ്ങളോടെ പ്രശ്നങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് നേരിട്ട് ഒരു ബുക്ക് കീപ്പർക്കോ അക്കൗണ്ടന്റിനോ കൈമാറുന്നതിനാണ് ഔട്ട്പുട്ട് ഘടന ചെയ്തിരിക്കുന്നത്.

വലുതാക്കുക

നുറുങ്ങുകൾ

• ഒരു പ്രോപ്റ്റിൽ "പരിശോധിക്കുക", "എന്നോട് പറയുക" എന്നിവ ചോദിക്കുക: Computer ഡയഗ്നോസ്റ്റിക്, ലുക്ക്അപ്പ് ചോദ്യങ്ങൾ ഒരുമിച്ച് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു, അതിനാൽ "ഇത് ശരിയായി സജ്ജീകരിച്ചിട്ടുണ്ടോ?", "ഞാൻ എത്രയാണ് ചെലവഴിച്ചത്?" എന്നിങ്ങനെ പ്രത്യേക ടാസ്കുകൾ നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമില്ല.
• വെണ്ടറെക്കുറിച്ചോ വിഭാഗത്തെക്കുറിച്ചോ കൃത്യമായി പറയുക: നിങ്ങൾക്ക് ഒന്നിലധികം നിർമ്മാണ വെണ്ടർമാർ ഉണ്ടെങ്കിൽ, അവ്യക്തത ഒഴിവാക്കാൻ "ഈ വർഷം ഞാൻ സ്കൈലൈൻ കൺസ്ട്രക്ഷന് എത്ര രൂപ നൽകി?" എന്ന് ചോദിക്കുക. അല്ലെങ്കിൽ കൂടുതൽ വിശാലമായി പോകുക: "Q1-നായുള്ള എല്ലാ വെണ്ടർ പേയ്‌മെന്റുകളും വിഭാഗം തിരിച്ച് തരംതിരിക്കുക."
• പരിഹാരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ഫോളോ-അപ്പ് ചെയ്യുക: പ്രശ്നങ്ങൾ അവലോകനം ചെയ്ത ശേഷം, നഷ്‌ടമായ രണ്ട് ജിഎൽ പേയ്‌മെന്റുകൾക്കായി "Draft the correcting journal entries for the two missing GL payments" എന്ന് Computer-നോട് ആവശ്യപ്പെടുക അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് നേരിട്ട് പോസ്റ്റ് ചെയ്യാവുന്ന പ്രവർത്തനക്ഷമമായ എൻട്രികൾ ലഭിക്കുന്നതിന് "Reclassify P-2002 across B-1001 and B-1002" എന്ന് നൽകുക.