क्विकबुक्स सेटअप ऑडिट करा आणि व्हेंडर पेमेंटच्या प्रश्नांची उत्तरे द्या

आढावा

Computer क्विकबुक्स (QuickBooks) निर्यात इनपुट करू शकते किंवा थेट कनेक्ट करू शकते आणि एकाच पासमध्ये विशिष्ट आर्थिक प्रश्नांसह संपूर्ण सेटअप ऑडिट चालवू शकते. ते बेमेल, गहाळ नोंदी आणि स्ट्रक्चरल त्रुटी शोधण्यासाठी चार्ट ऑफ अकाउंट्स, व्हेंडर मास्टर, बिले, देयके आणि जनरल लेजरचा क्रॉस-संदर्भ देते, त्यानंतर अचूक डॉलर रकमा आणि व्यवहाराच्या तपशीलांसह प्रश्नांची उत्तरे देते.

महत्त्वाचे आऊटपुट

Computer ने क्विकबुक्स (चार्ट ऑफ अकाउंट्स, व्हेंडर्स, बिले, बिल पेमेंट, जीएल तपशील) पार्स केले आणि दोन गोष्टी दिल्या: व्हेंडर पेमेंटच्या प्रश्नाचे थेट उत्तर आणि सर्वसमावेशक सेटअप ऑडिट.

व्हेंडर पेमेंटच्या उत्तरासाठी, त्याने कन्स्ट्रक्शन व्हेंडर (स्कायलाइन कन्स्ट्रक्शन एलएलसी - Skyline Construction LLC) ओळखले, तारीख, पेमेंट आयडी, रकमा आणि मेमो वर्णनांसह $१,३५०,००० एकूण YTD देयकांची यादी एका स्वच्छ टेबलमध्ये दिली.

सेटअप ऑडिटसाठी, त्याने चार्ट ऑफ अकाउंट्स पूर्णता, व्हेंडर मास्टर अखंडता, बिल स्थिती अचूकता, बिल-ते-पेमेंट रीकन्सिiliation, जीएल बॅलन्स तपासणी आणि गहाळ-नोंद शोधणे कव्हर करणारे सात-भाग प्रमाणीकरण चालवले. त्यात जीएलमधून गहाळ झालेली दोन देयके ($२८१K फँटम एपी मध्ये), बिल स्थितीतील बेमेल, चुकीच्या पद्धतीने वाटप केलेल्या पेमेंट स्प्लिटमुळे झालेली उघड ओव्हरपेमेंट आणि दोन गहाळ खाते श्रेणी (इक्विटी आणि लाँग-टर्म लायबिलिटीज) यासह पाच विशिष्ट समस्या समोर आल्या. तसेच काय चांगले काम करत आहे याचीही पुष्टी केली: सर्व जीएल व्यवहार बॅलन्स होतात, सर्व व्हेंडर आयडी जुळतात, मूळ खाते प्रकार उपस्थित आहेत आणि अटी सुसंगत आहेत.

प्रत्येक दुरुस्तीसाठी स्पष्ट पुढील पायऱ्यांसह समस्यांची यादी थेट बुककीपर किंवा अकाउंटंटला सुपूर्द करण्यासाठी आऊटपुटची रचना केली आहे.

विस्तृत करा

टिपा

• एकाच प्रॉम्प्टमध्ये "तपासा" आणि "मला सांगा" दोन्ही विचार आणा: Computer डायग्नोस्टिक आणि लूकअप क्वेरी एकत्र हाताळते, त्यामुळे तुम्हाला "ते बरोबर सेट केले आहे का?" आणि "मी किती खर्च केला?" यासाठी स्वतंत्र कामांची आवश्यकता नाही.
• व्हेंडर किंवा श्रेणीबद्दल विशिष्ट रहा: तुमच्याकडे अनेक कन्स्ट्रक्शन व्हेंडर असल्यास, अस्पष्टता टाळण्यासाठी "मी या वर्षी स्कायलाइन कन्स्ट्रक्शनला किती पैसे दिले आहेत?" असे म्हणा. किंवा अधिक व्यापक व्हा: "Q1 साठी श्रेणीनुसार सर्व व्हेंडर पेमेंटचे ब्रेकडाउन द्या."
• फिक्ससह फॉलो अप करा: समस्यांचे पुनरावलोकन केल्यानंतर, थेट पोस्ट करू शकाल अशा कृती करण्यायोग्य नोंदी मिळवण्यासाठी Computer ला "दोन गहाळ जीएल देयकांसाठी सुधारित जर्नल नोंदी ड्राफ्ट करा" किंवा "B-1001 आणि B-1002 वर P-2002 रीक्लासिफाय करा" असे सांगा.