Tieňová AI: Prečo zamestnanci obchádzajú IT a čo tomu bráni

AI je dnes súčasťou každodennej práce mnohých zamestnancov, často viackrát za deň. Nástroje, po ktorých siahajú, však nie vždy patria medzi oficiálne, ktoré im poskytuje IT oddelenie.

„Tieňová AI“ je používanie neschválených produktov AI v práci, vrátane:

• Osobný chatbot
• Agenti AI
• Účty asistentov AI

Približne polovica zamestnancov uvádza, že používa AI spôsobmi, ktoré porušujú politiky a usmernenia ich organizácie, vyplýva to z prieskumu KPMG medzi viac ako 48 000 ľuďmi v 47 krajinách. Často vkladajú citlivé informácie o spoločnosti do verejných nástrojov AI.

Náhradné riešenie sa stalo varovaním. Prieskum BCG medzi viac ako 10 000 zamestnancami, manažérmi a lídrami zistil, že takmer štyria z desiatich tvrdia, že ich spoločnosť neposkytuje správne nástroje.

Keď zamestnanci používajú neschválené nástroje, ide o toto:

• Pridelené na základe prídelov
• S obmedzením
• Horšie než to, čo môžu získať sami

Keď sú schválené nástroje dostatočne dobré, väčšina zamestnancov prestane IT obchádzať. Poučenie: Dopyt po AI je silný, ale tieňová AI je často známkou problému s ponukou.

Čo je tieňová AI?

Tieňová AI znamená, že zamestnanci používajú v práci vlastné nástroje AI namiesto tých, ktoré poskytuje ich organizácia. Zahŕňa to:

• Chatboty, ktoré odpovedajú na otázky
• Agenti, ktorí vykonávajú rutinné úlohy
• Boty, ktoré nahrávajú a prepisujú schôdze
• Asistenti, ktorí riešia celé pracovné rutiny

Tieto nástroje sa môžu pripojiť k pracovným systémom a aplikáciám. Niektoré sú samostatné produkty, zatiaľ čo iné sú funkcie AI zabudované v nástrojoch, zariadeniach a platformách, ktoré zamestnanci už majú, ako sú Copilot, Gemini a Apple Intelligence.

V prieskume medzi 2 000 zamestnancami, ktorý si objednala bezpečnostná spoločnosť BlackFog, 58 % používateľov tieňovej AI uviedlo, že sa spoliehajú na bezplatné verzie, ktorým často chýba:

• Zabezpečenie na podnikovej úrovni
• Správa údajov
• Ochrana osobných údajov

hlavne preto, že oceňovali rýchlosť. Vedúci pracovníci uvádzali používanie tieňovej AI takmer dvakrát častejšie než juniorní zamestnanci.

Používanie zamestnancami môže byť ťažké odhaliť. Prieskum Cloud Security Alliance zistil, že:

• 82 % respondentov uviedlo, že v ich systémoch bežia neznámi agenti
• 65 % zažilo incidenty súvisiace s agentmi vrátane úniku údajov, narušenia prevádzky a finančných strát

Tieňová AI vs. tieňové IT

Tieňové IT bolo prvé. Aditya Patel, špecialista na cloudovú bezpečnosť v AWS, nazýva tieňovú AI jeho „buntovným bratrancom“.

Tieňové IT označuje situáciu, keď pracovníci obchádzajú preferované technologické produkty firemného IT oddelenia a používajú vlastné, niekedy zámerne a niekedy bez toho, aby poznali pravidlá. Zamestnanec sa prihlási do osobného účtu Google, Dropbox, WhatsApp alebo Trello vo webovom prehliadači na pracovnom zariadení alebo pošle dokument e-mailom na osobnú adresu, aby ho dokončil doma.

Nové na tieňovej AI je jej rozsah a pretrvávanie. Niekoľko príkladov:

• Údaje vložené do verejného nástroja môžu zostať v systémoch dodávateľa na neurčito
• Agenti a asistenti bežia ďalej, zatiaľ čo zamestnanec robí niečo iné, pracujú naprieč aplikáciami, e-mailom a platformami

Tradičný bezpečnostný monitorovací softvér nebol vytvorený na to, aby ich videl. Zatmenie karty v prehliadači nezastaví prácu, ktorá je často neviditeľná pre každého okrem človeka, ktorý ju zadal.

Zväčšiť

Príklady tieňovej AI v práci

Tieňová AI sa zvyčajne objavuje v niekoľkých kľúčových situáciách:

Prečo zamestnanci používajú neschválenú AI

Zamestnanci majú mnoho dôvodov na používanie neschváleného IT.

• Niektorí čelia tlaku na používanie AI vrátane slabých hodnotení výkonnosti alebo straty zamestnania, zatiaľ čo nástroje, ktoré poskytuje ich zamestnávateľ, fungujú horšie ako tie, ktoré používajú doma.
• Siahajú po tom lepšom, aby prácu urobili poriadne.
• Iní považujú schválený nástroj za príliš pomalý, príliš zložitý, príliš neflexibilný alebo príliš často nesprávny.

Intenzívne používanie AI sa môže stať drahým, čo mnoho známych spoločností prinútilo obmedziť používateľov maximalizujúcich tokeny. V júni 2026 Uber obmedzil výdavky zamestnancov na 1 500 USD mesačne pre každý nástroj na kódovanie agentov po tom, čo svoj ročný rozpočet na AI minul za štyri mesiace.

Prídelový systém núti niektorých zamestnancov platiť si spotrebiteľskú verziu sami, než aby čelili „tokenokalypse.“ Niektoré z tých istých spoločností, ktoré hovoria zamestnancom, aby používali AI, zároveň obmedzujú prístup k nej.

Zamestnanci obchádzajú limity.

• Vkladajú údaje spoločnosti do verejného chatbota, aby vytvorili návrh správy.
• Používajú osobného asistenta AI alebo nástroj na kódovanie na urýchlenie rutinných úloh.

Niektorí výskumníci to opisujú ako „inováciu tieňových používateľov.“ Mnohí zamestnanci si nikdy neuvedomia, že porušujú firemné predpisy. A medzi zamestnancami, ktorí používali AI v rozpore s pravidlami, prichytených je podľa prieskumu PagerDuty len asi polovica.

Čo sa môže s tieňovou AI pokaziť

Rziká možno rozdeliť do najmenej piatich skupín:

1. Bezpečnostné narušenia: Neschválený nástroj môže útočníkom poskytnúť cestu do interných systémov. Vercel, poskytovateľ webovej infraštruktúry, v apríli 2026 zverejnil, že sofistikovaní hackeri prenikli do jeho systémov po tom, čo zamestnanec pripojil aplikáciu tretej strany od Context.ai k firemnému účtu Google. Útočníci si odniesli zákaznícke prihlasovacie údaje a ukradnuté údaje boli neskôr ponúknuté za 2 milióny dolárov.

2. Úniky duševného vlastníctva: Vlastnícke údaje môžu opustiť servery kontrolované spoločnosťou jediným vložením do chatbota. V marci 2023 zamestnanci spoločnosti Samsung vložili zdrojový kód a dôverné interné prepisy do ChatGPT. Obávali sa, že k údajom mohli získať prístup iní používatelia. Samsung o niekoľko týždňov neskôr zakázal generatívne nástroje AI.

3. Regulačné dopady: Porušenie pravidiel alebo fakt vymyslený umelou inteligenciou môže priniesť regulatívnu kontrolu, pokuty a poškodenie povesti. Spoločnosť CB Financial Services, materská spoločnosť Community Bank, podala v máji 2026 formulár 8-K Komisii pre cenné papiere a burzu (SEC), v ktorom odhalila vnútorný incident zahŕňajúci citlivé zákaznícke informácie prostredníctvom neautorizovanej aplikácie AI. Išlo o prvý známy formulár 8-K podaný v reakcii na používanie tieňovej AI.

4. Právne komplikácie: Vloženie dôverných informácií do spotrebiteľského chatbota môže ohroziť ochranu obchodného tajomstva spoločnosti. V rozhodnutí z apríla 2026 federálny sudca v Kalifornii zamietol nárok na ochranu obchodného tajomstva „s právomou nemennosti“, pretože žalobca vyvinul materiál pomocou ChatGPT a neprijal primerané opatrenia na jeho zachovanie v tajnosti. V samostatnom rozhodnutí súd zistil, že osobné záznamy z chatu AI obžalovaného nie sú chránené dôverným vzťahom medzi advokátom a klientom ani doktrínou pracovného produktu, čo z nich robí materiály prístupné na súde.

5. Súkromie: Bot na schôdze môže nahrávať ľudí bez ich povolenia alebo vedomia. Prípad na okresnom súde v USA proti Otter.ai sa pýta, či automatický tvorca poznámok môže nahrávať účastníkov bez súhlasu všetkých strán a či Otter môže používať konverzácie na trénovanie svojho modelu. Výskumník Alex Bilzerian nezávisle v roku 2024 uviedol pre The Washington Post, že odstúpil od dohody po tom, čo mu Otter poslal e-mailom úplný prepis schôdze, ktorú už opustil, na ktorej investori diskutovali o strategických misrohoch a manipulovaných metrikách.

Zväčšiť

Prečo zákazoví politiky zlyhávajú

Spoločnosti zakázali konkrétne produkty umelej inteligencie a potom zmenili názor.

• Samsung v roku 2023 zakázal generatívne nástroje AI a v roku 2026 zaviedol ChatGPT, Gemini a Claude v rámci celej spoločnosti.
• Citigroup v roku 2023 obmedzila ChatGPT a v roku 2024 sprístupnila zamestnancom vlastné nástroje AI.
• Po tom, čo Taliansko v roku 2023 zablokovalo ChatGPT, výstup talianskych softvérových vývojárov klesol asi o polovicu na dva dni a potom sa zotavil, zatiaľ čo sťahovanie nástrojov na obídenie bloku prudko vzrástlo, zistili dvaja ekonómovia v pracovnej štúdii.
• Na Redditu odborník na sieťovú bezpečnosť napísal, že po tom, čo spoločnosť, v ktorej pracoval, zablokovala ChatGPT, zamestnanci prešli na funkcie AI vo vnútri schválených firemných aplikácií, ktoré sa nedali vypnúť.

Zákazy často presúvajú prácu na iné miesta namiesto toho, aby zastavili neautorizované používanie AI.

• V prieskume KPMG uviedlo 67 % zamestnancov, ktorí zakazujú verejné nástroje AI, že do nástroja vložili citlivý alebo chránený materiál, v porovnaní s 33 % v organizáciách bez formálnych pravidiel.
• Agresívne blokovanie tlačí používanie AI na osobné zariadenia a obmedzuje to, čo organizácia vidí, zistil výskum.
• Zachytenie obrazovky alebo fotografia webovej stránky môže prekonať kontroly založené na súboroch.

Ako ukončiť náhradné riešenia tieňovej AI

Spoločnosti s menším podielom tieňovej AI robia zo schválenej cesty tú jednoduchšiu. Základom sú účinné zásady používania AI, priebežné vzdelávanie o AI, technické opatrenia a zodpovednosť ľudí. Štyri postupy idú ešte ďalej:

• Vyberte nástroj, ktorý by si zamestnanci aj tak vybrali. Prieskum od Recon Analytics zistil, že 68 % zamestnancov, ktorým bol daný iba Copilot, ho označilo za svoj primárny nástroj AI, v porovnaní s 8 %, keď im boli poskytnuté tri hlavné nástroje. Moderna porovnala svojho vlastného asistenta s Copilot a ChatGPT Enterprise pri testovaní používateľov, pričom potom vybrala ten, ktorý zamestnanci hodnotili najvyššie.
• Poskytnite alternatívu predtým, než obmedzíte náhradné riešenie. Austrálska štúdia odborníkov na kritickú infraštruktúru zistila, že niekoľko organizácií zablokovalo verejné nástroje AI až po tom, čo začali ponúkať schválenú možnosť, čo je prístup, ktorý autori nazvali „najskôr nahradenie“. „Ak im nedáte nástroje, nájdu spôsob, ako si ich zaobstarať,“ uviedol jeden účastník. Netskope Threat Labs, výskumná divízia poskytovateľa cloudovej bezpečnosti, uviedla, že používanie osobných účtov AI u jej zákazníkov z finančných služieb kleslo zo 76 % na 36 % vďaka oficiálnym riešeniam, zatiaľ čo schválené používanie vzrástlo z 33 % na 79 %.
• Poskytnite rôzne možnosti šitého na mieru. V prieskume austrálskej vlády týkajúcom sa nástroja Copilot malo tri štvrtiny ľudí, ktorí absolvovali tri alebo viac typov školení, istotu pri používaní nástroja, čo je o 28 percentuálnych bodov viac než u tých, ktorí absolvovali len jeden typ školenia. Prieskum BCG zistil, že 18 % zamestnancov, ktorí neabsolvovali žiadne školenie, pravidelne používalo AI, v porovnaní s 82 % tých, ktorí absolvovali päť až desať hodín výučby, osobných relácií a koučingu. Len 36 % zamestnancov uviedlo, že sú so svojím školením AI spokojní, pričom ho označili za príliš krátke alebo povrchné.
• Začnite s ľuďmi, ktorí už nástroj chcú. Peter Tucker, v tom čase IT riaditeľ v súkromnej investičnej firme IK Partners s 250 zamestnancami, použil stratégiu založenú na dopyte bez akéhokoľvek nariadenia, aby oslovil 190 používateľov ChatGPT Enterprise. Začal s 20 dobrovoľníkmi, ktorí sa stali internými zástancami, keď videli, ako im to môže ušetriť čas. Vytvoril konektory s nástrojmi, s ktorými ľudia už pracovali, vrátane Exchange, Egnyte a Notion. A viedol dobrovoľné relácie s dátovým vedektom, ktorých sa zúčastnilo 120 z 250 zamestnancov firmy. BBVA prešla z 3 300 licencií na 11 000 so školením pre 250 lídrov vrátane jej generálneho riaditeľa, pričom nástroj spoločnosti prezentovala ako bezpečnejšiu alternatívu k tieňovej AI.

Zhrnutie

Keď zamestnanci obchádzajú nástroje, ktoré im spoločnosť poskytuje, presne ukazujú, v čom tieto nástroje zaostávajú. Ich blokovanie túto informáciu iba skrýva. Spoločnosti s najmenším podielom tieňovej AI poskytujú dobrý nástroj, vyberú ten, ktorý by si zamestnanci aj tak zvolili, a akékoľvek zostávajúce tieňové použitie považujú za zoznam funkcií, ktoré stále chýbajú.

Ako môže Perplexity pomôcť

Perplexity Enterprise poskytuje spoločnostiam bezpečný nástroj, ktorý si zamestnanci vyberajú na základe jeho kvalít, s prihlásením cez pracovný účet, ktoré môžu správcovia vynútiť; povoleniami založenými na rolách, aby ľudia videli iba to, čo IT oddelenie povolí; záznamom auditov používateľských vstupov, krokov agentov a odpovedí; informáciami o spoločnosti, ktoré sa nikdy nepoužívajú na trénovanie modelov AI; a odkazmi na zdroje pri každej odpovedi, takže si každý môže overiť fakty predtým, ako ich posunie klientovi. A prehliadač Comet for Enterprise dodržiava bezpečnostné štandardy a kontroly, ktoré už spoločnosť má zavedené.

Často kladené otázky

Ako zistím, či nevedome používam tieňovú AI?

Skontrolujte, či je nástroj AI na schválenom zozname spoločnosti. Počítajú sa rozšírenia prehliadača, nástroje na písanie poznámok a automatické funkcie AI, pričom väčšina ľudí, ktorí porušia pravidlá, si to vôbec neuvedomuje.

Čo mám robiť, ak som do osobného nástroja AI vložil/a niečo citlivé?

Povedzte to niekomu z IT alebo bezpečnostného tímu v ten istý deň a uveďte presne, čo bolo zdieľané. Spoločnosti a súdy pristupujú k okamžitému dobrovoľnému zverejneniu inak než k utajovaniu a praktická škoda zvyčajne závisí od toho, ako rýchlo možno zrušiť prístup a zmeniť poverenia.

Čo ak kolega prinesie na schôdzu bota na poznámky AI?

Opýtajte sa pred začatím rozhovoru, pretože voľba jedného účastníka zaznamenáva všetkých. Pravidlá súhlasu s nahrávaním sa líšia v závislosti od štátu a zahŕňajú každú osobu na hovore, nielen hostiteľa, takže sa ozvite skoro alebo požiadajte, aby sa citlivé časti neprepisovali.

Spôsobuje poskytnutie schváleného nástroja AI zánik tieňovej AI?

Nie a len máloktoré spoľahlivé štúdie priamo merajú používanie pred a po spustení schváleného nástroja. Účinné schválené nástroje odstraňujú jeden z najväčších dôvodov na obchádzanie, ale určitá časť ľudí bude vždy naďalej používať oba, a tomuto signálu sa oplatí venovať pozornosť namiesto trestania.

Ako môže manažér rozoznať problém s disciplínou od problému s nástrojmi?

Pozrite sa, po čom ľudia siahajú a prečo. Ak toto riešenie šetrí reálny čas, odhaľuje, čo schválenému nástroju chýba. Najpraktickejšou reakciou je túto medzeru vyplniť. Utajenie zvyčajne signalizuje strach z dôsledkov, nie zlý úmysel.