Bütçe dosyalarını haftalık bir sapma brifingine dönüştürün

Genel Bakış

Computer bütçe dosyalarını, fiili harcamaları ve finans notlarını incelemek için haftalık bir otomasyon kullanarak Finans ekibinin bütçe aşımlarının önünde kalmasına yardımcı olur. Her inceleme, harcamaları önceki hafta ile karşılaştırır, yeni sorunları bilinen istisnalardan ayırır ve bütçe sahipleri için sorular içeren kısa bir brifing hazırlar.

İlk sonuca ulaşma süresi: Planlanan bir sonraki Pazartesi incelemesinde; ilk örnek için hemen bir çalıştırma isteyin.

Zorluk: kurulum gerektirir

İhtiyacınız olanlar

• Microsoft 365 bağlıdır, böylece Computer SharePoint'teki bütçe çalışma kitabını, fiili harcama takipçisini ve finans notlarını okuyabilir.
• İnceleme dönemi için bir fiili harcama takipçisi; canlı bir veri ambarı kaynağı için Snowflake'i bağlayın veya güncel bir dışa aktarma sağlayın.
• Takip sorularının halihazırda bilinenleri yansıtması için bütçe sahipleriyle yapılan finans notları ve önceki istisnalar için açıklamalar.
• Önceki inceleme, böylece Computer yeni, kötüleşen, giderilen ve değişmeyen sorunları belirleyebilir; bu olmadan ilk brifing bir başlangıç çizgisi oluşturur.
• Brifingin inceleme gerektiren sapmalara odaklanmasını sağlamak için %5 veya 100.000 $ gibi bir önem eşiği.

Sorgu

Elde edeceğiniz sonuç

Haftalık bütçe sapma brifingi

Demo çıktısından alıntı: Bütçe sahipleri için sorular

Eylül ayında ek Q4 ön ödemeleri bekliyor musunuz? Bekliyorsanız, lütfen bunları yeniden tahmin çalışmasına ekleyin.

Güncellenmiş Q3 kapanış tahmininiz nedir ve Q4 bütçesi hala geçerli mi?

Özel bir proje kodu mu açmalıyız, yoksa Genel Yönetim giderlerine kaydetmeye devam mı etmeliyiz?

Örnek brifingi ve orijinal görevi açın. Örnek, kurgusal şirket verilerini ve açıklayıcı rakamları kullanır.

• Manşet özeti: Genel harcama durumu ve sonraki tahminden önce dikkat edilmesi gereken sorunlar.
• Sapma tablosu: Sekiz maliyet merkezi genelinde bütçe, fiili harcama, dolar ve yüzde olarak sapma, sorumlu ve durum.
• Haftadan haftaya inceleme: Yeni sorunlar, kötüleşen istisnalar, çözülen kalemler ve önceden açıklanan sapmalar.
• Sorumlu soruları: Yanıt verme tarihiyle birlikte, bütçe sorumlusuna göre gruplandırılmış belirli takip soruları.
• Önerilen eylemler: Finans ekibinin onaylaması için önerilen tahmin değişiklikleri, harcama incelemeleri ve izleme listesi güncellemeleri.

Finans ile gözden geçirmek ve bütçe sorumlusu takiplerini hazırlamak için kısa yazılı bir brifing olarak sunulur; planlanan bir sonraki inceleme önceki brifing ile karşılaştırma yapar.

Daha iyi hale getirin

• Bağlam ekleyin: Çözülen sorunların yeni sorular haline gelmemesi için son incelemeyi ve sorumlu yanıtlarını dahil edin.
• Daha fazla bağlantı kurun: Manuel olarak yenilenen bir takipçi yerine depodaki gerçekleşen değerleri kullanmak için Snowflake'i ekleyin.
• Özelliklere işaret edin: Karşılaştırmanın tutarlı bir temel kullanması için dosyaları, raporlama dönemini ve sapma eşiğini adlandırın.
• Formatı isteyin: Bir sapma tablosu ve sorumluya göre gruplandırılmış sorular içeren tek sayfalık bir brifing belirtin.
• Yinelenen hale getirin: İncelemeyi haftalık finans toplantısından önce planlayın ve sonraki karşılaştırma için her brifingi saklayın.

Bir varyasyon deneyin

• [Pazarlama ekibinin bütçesini, gerçekleşenlerini ve finans notlarını] [geçen haftanın brifingine] göre inceleyin ve yeni aşımlar ve [Pazarlama bütçesi sorumlusu] için sorular hakkında tek sayfalık bir brifing oluşturun.
• [Bu ayın bütçesini ve gerçekleşenlerini] [geçen ayın incelemesi] ile karşılaştırın ve maddi sapmaların, açıklamaların, sorumluların ve açık soruların yer aldığı bir elektronik tablo oluşturun.
• [Bütçe çalışma kitabını], [fiili harcama takipçisini] ve [sorumlu yanıtlarını] inceleyin ve yeni riskler ile [tahmin kilidinden] önce gereken kararlar hakkında iki slaytlık bir liderlik güncellemesi oluşturun.

İlgili kullanım örnekleri

• Aylık tahmin güncellemesi hazırlayın: Gözden geçirilmesi gereken varsayımları belirlemek için sapma brifingini ve sorumlu yanıtlarını kullanın.
• Tedarikçi harcamalarını denetleyin: Brifingde işaretlenen maliyet merkezlerinin arkasındaki tedarikçileri ve faturaları araştırın.
• Bir finans liderliği panosu oluşturun: Bütçe istisnalarını finansal performansın daha geniş bir görünümüne taşıyın.