影子 AI：員工為何繞過 IT 及其終結之道

當員工使用公司未批准的 AI 工具時，正好反映出官方工具的不足之處。

Diagram showing how workers’ preference for faster, less restricted personal AI tools can bypass approved company protections, creating data, visibility, and accuracy risks.

AI 現已成為許多員工日常工作的一部分，通常一天會使用多次。但他們順手拿來用的工具，並不一定是 IT 部門提供的官方工具。

「影子 AI」是指在工作中使用未獲批准的 AI 產品，包括：

  • 個人聊天機器人
  • AI 代理程式
  • AI 助理帳戶

根據一項針對 47 個國家超過 48,000 人的 KPMG 調查，大約有一半的員工表示他們使用 AI 的方式違反了組織的政策與指導方針。通常，他們會將敏感的公司資訊貼到公開的 AI 工具中。

替代方案已成為一項警訊。一項針對超過 10,000 名員工、經理與領導者的 BCG 調查發現，將近十分之四的人表示公司未提供正確的工具。

當員工使用未獲批准的工具時，他們會：

  • 配給制
  • 設有上限
  • 比他們自己能取得的還要差

當核准的工具夠好時，多數員工就會停止繞過 IT。教訓：對 AI 的需求強烈，但影子 AI 通常是供應問題的徵兆。

什麼是影子 AI？

影子 AI 是指員工在工作中使用自己的 AI 工具，而非組織所提供的工具。其中包括：

  • 回答問題的聊天機器人
  • 執行常規任務的代理程式
  • 記錄並轉錄會議的機器人
  • 處理整個工作流程的助理

這些工具可以連線到工作系統與應用程式。有些是獨立產品，有些則是內建於員工已擁有的工具、裝置和平台中的 AI 功能，例如 Copilot、Gemini 和 Apple Intelligence。

在安全公司 BlackFog 委託進行的一項針對 2,000 名員工的調查中，58% 的影子 AI 使用者表示他們依賴通常缺乏以下功能的免費版本：

  • 企業級安全性
  • 資料治理
  • 隱私保護

主要是因為他們重視速度。高階主管回報使用影子 AI 的頻率幾乎是基層員工的兩倍。

員工的使用情形可能很難被偵測。根據雲端安全聯盟 (Cloud Security Alliance) 的調查指出：

  • 82% 的受訪者表示其組織的系統上運行著未知的代理程式
  • 65% 的受訪者曾遭遇與代理程式相關的事件，包括資料外洩、營運中斷與財務損失

影子 AI 與影子 IT 的比較

影子 IT 出現得較早。AWS 的雲端安全專家 Aditya Patel 稱影子 AI 是其「叛逆的表親」。

影子 IT 是指工作程序繞過公司 IT 部門偏好的科技產品，改用自己的產品，有時是有意為之，有時則是在不知情的情況下違反規定。員工在工作裝置的網頁瀏覽器中登入個人的 Google、Dropbox、WhatsApp 或 Trello 帳戶，或將文件透過電子郵件寄到個人地址以便在家完成。

影子 AI 的新奇之處在於其規模與持續性。以下是一些範例：

  • 貼在公開工具中的資料可能會無限期地留在供應商的系統中
  • 代理程式與助理會在員工從事其他事情時持續運行，在應用程式、電子郵件與平台之間不斷運作

傳統的安全監控軟體並未設計來發現這些行為。關閉瀏覽器分頁並不能停止工作，這對除了發起提示的人之外的其他人來說通常是隱形的。

影子 IT

影子 AI

功能

儲存並移動資料

讀取、改寫並生成資料

風險

資料位於 IT 無法控制的某個地方

資料返回時已被更改、捏造或不再機密

如何偵測

檔案傳輸與應用程式安裝會留下痕跡

貼上、提示或代理程式透過瀏覽器與 API 以機器速度運行，使偵測更加困難

受影響對象

主要是使用者本人

團隊與整個組織，包括從未選擇該工具的客戶

工作中的影子 AI 範例

影子 AI 通常出現在以下幾個關鍵情境中：

出沒地點

外觀模樣

真實範例

趕著在期限內完成工作

將真實的客戶記錄、原始碼或內部記錄貼到消費者聊天機器人中。沒有人蓄意惡意行事，他們只是想更快獲得答案。

銀行員工將客戶姓名、社會安全號碼與出生日期貼到未授權的 AI 應用程式中；軟體工程師將專有程式碼與機密記錄貼到聊天機器人中。

會議過載

一名與會者開啟了個人筆記機器人，它便暗中錄音並將會議轉錄。機器人的老闆可能沒有考慮到轉錄稿中包含的敏感資訊。

一家AI 筆記公司在未事先取得同意的情況下因侵犯隱私而被起訴；一家線上會議平台承認其控制措施無法觸及參與者帶入會議的非官方機器人。

「實用」的 AI 外掛程式

第三方 AI 擴充功能會連線至電子郵件、檔案或行事曆，現在可以存取公司資料。沒有人擁有該外掛程式，也沒有人知道它能讀取什麼。

資安外洩始於員工的 AI 工具連接到企業 Google Workspace 帳戶；影子 AI 稽核發現有 47 個 AI 系統正在使用中，而領導者原本預期只有 6 到 7 個，其中大多數沒有擁有者，也無法判斷它們是否觸及客戶資料。

隱藏在公司系統內部

腳本、工作流程與服務帳戶在不經意間與 AI 模型互動。這些自訂代理程式從未出現在任何清單中，以人類無法產生的模式日夜進行驗證。

對單一平台的單次掃描就浮現了七個無人知曉正在運行的未註冊代理程式，以及一個沒有可識別擁有者的憑證。

面向客戶與受管制的的工作

提交了從未檢查過的 AI 生成文件，其中包含捏造的事實。承擔後果的是員工與雇主，而非工具。

超過 2,000 起全球法院案件涉及 AI 捏造的引文，部分案件面臨鉅額罰款。

當工具遭到封鎖時

封鎖會轉移工作而非停止工作，將任務轉移到個人手機、關閉的 VPN、貼到聊天機器人中取代上傳附件的一段文字片段，或是轉換為文字的螢幕截圖。

銀行的開發人員關閉公司 VPN，並在聊天機器人中來回複製程式碼；貼上與螢幕截圖的方法繞過了基於檔案的控制措施。

當核准的工具達到使用上限或不足時

工具雖有官方授權，但月中達到了預算上限，或者核准的版本運作不佳。人們自行花錢購買消費者工具。

工程師在幾天內用盡每月上限；雇主因高昂成本而限制 AI 使用。

為什麼員工會使用未獲批准的 AI

員工使用未獲批准的 IT 工具原因繁多。

  • 有些人面臨使用 AI 的壓力，包括不良的績效評估或失業，而雇主提供的工具表現卻不如他們在家中使用的工具。
  • 他們會尋求更好的工具來妥善完成工作。
  • 其他人則發現核准的工具到手速度太慢、太複雜、太不靈活，或經常出錯。

大量使用 AI 可能會變得昂貴，這導致許多知名企業對「代幣極大化 (tokenmaxxing)」的使用者設限。 在 2026 年 6 月，Uber 在將一年的 AI 預算在四個月內花光後，將每個代理程式化編碼工具的員工每月花費上限設為 1,500 美元。

配給制迫使部分員工自行支付消費者版本的費用，以免面臨「代幣末日 (tokenpocalypse)」。有些告訴員工使用 AI 的企業同時也對其實施存取控制。

員工會繞過限制。

  • 他們將公司資料貼到公開的聊天機器人中來草擬報告。
  • 他們使用 AI 個人助理或編碼工具來加速常規任務。

有些研究人員將此形容為「影子使用者創新」。許多員工從未意識到自己違反了公司政策。根據 PagerDuty 的調查，在違規使用 AI 的員工中，只有大約一半被抓到。

影子 AI 可能會出什麼問題

風險至少可分為以下五大類：

1. 資安外洩：未獲批准的工具可能會為攻擊者提供進入內部系統的途徑。 網路基礎設施提供商 Vercel 於 2026 年 4 月揭露，在一名員工將 Context.ai 的第三方應用程式連接到企業 Google 帳戶後，高階駭客入侵了其系統。攻擊者盜走了客戶憑據，被竊取的資料隨後以 200 萬美元的價格被兜售。

2. 智慧財產權外洩：只要在聊天機器人中貼上一次，專有資料就可能流出公司控制的伺服器。在 2023 年 3 月， 三星員工將原始碼與機密內部記錄貼到 ChatGPT 中。令人擔憂的是其他使用者可能已經存取了這些資料。三星數週後便禁止了生成式 AI 工具。

3. 法規影響：發生違規或 AI 編造的事實可能會招致法規審查、罰款與商譽受損。社群銀行 (Community Bank) 的母公司 CB Financial Services 於 2026 年 5 月向美國證券交易委員會 (SEC) 提交 8-K 表格，揭露了一起內部事件，涉及使用未授權的 AI 應用程式處理敏感客戶資訊。這是已知第一份針對影子 AI 使用所提交的 8-K 表格。

4. 法律複雜性：將機密資訊貼到消費者聊天機器人中可能會危及公司的營業秘密保護。在 2026 年 4 月的一項判決中，加州聯邦法官「駁回」了一起營業秘密索賠訴訟，因為原告是用 ChatGPT 開發該材料的，且未採取合理步驟來保持其機密性。在另一項裁決中，法院裁定被告的個人 AI 聊天記錄不受律師與客戶特權或工作成果學說的保護，使其成為法院可調閱的資料。

5. 隱私：會議機器人可能會在未經許可或不知情的情況下錄製人員談話。 美國地區法院針對 Otter.ai 的一起訴訟質疑，自動筆記員是否可以在未經所有各方同意的情況下錄製參與者，以及 Otter 是否可以使用對話來訓練其模型。另外在 2024 年，研究人員 Alex Bilzerian 告訴《華盛頓郵報》，他在 Otter 將他已經離開的會議完整轉錄稿寄給他後，便退出了一項交易，該轉錄稿中投資者討論了策略失誤和被操縱的指標。

為什麼禁止政策會失效

企業曾禁止特定 AI 產品，隨後又改變作法。

  • 三星 (Samsung) 於 2023 年禁止生成式 AI 工具，並於 2026 年在全公司範圍內採用 ChatGPT、Gemini 與 Claude。
  • 花旗集團 (Citigroup) 於 2023 年限制使用 ChatGPT，並於 2024 年向員工推出自家 AI 工具。
  • 兩位經濟學家在一篇工作論文中發現，在義大利於 2023 年封鎖 ChatGPT 後，義大利軟體開發人員的產出在兩天內下降了大約一半，隨後便恢復，而繞過封鎖的工具下載量則急劇上升。
  • 在 Reddit 上，一名網路安全專家寫道，在其工作的公司封鎖 ChatGPT 後，員工轉而使用無法關閉的已核准公司應用程式內的 AI 功能。

封鎖通常會將工作轉移到其他地方，而不是停止未授權的 AI 使用。

  • 根據 KPMG 調查，在禁止公開 AI 工具的企業中，有 67% 的員工表示曾將敏感或受版權保護的資料輸入工具中；而在沒有正式政策的組織中，此比例為 33%。
  • 研究發現，積極封鎖會將 AI 的使用推向個人裝置，並限制組織能看到的範圍。
  • 網頁的螢幕擷取畫面或相片可以破解基於檔案的控制措施。

如何終結影子 AI 替代方案

影子 AI 較少的企業會讓獲批准的路徑變得更簡單。有效的 AI 使用政策、持續的 AI 素養培訓、技術防護措施以及人員當責是基本要求。以下四種做法能更進一步：

  • 挑選員工本來就會選擇的工具。 來自 Recon Analytics 的一項調查發現，僅獲配 Copilot 的員工中有 68% 將其命名為主要 AI 工具，相較之下，獲配三大主要工具時此比例僅為 8%。莫德納 (Moderna) 在使用者測試中將自家助理與 Copilot 及 ChatGPT Enterprise 進行比較，然後選擇了員工評價最高的工具。
  • 在限制替代方案之前先提供替代選擇。一項針對澳洲關鍵基礎設施從業人員的研究發現，數個組織在開始提供核准的選項後才封鎖公開 AI 工具，作者將這種方法稱為「替代優先」。一名參與者表示：「如果你不給他們工具，他們就會想辦法找到工具。」雲端安全提供商的研究機構 Netskope Threat Labs 報告指出，在其金融服務客戶中，隨著官方解決方案的推出，個人 AI 帳戶的使用率從 76% 下降至 36%，而核准的使用率則從 33% 上升至 79%。
  • 提供一系列量身打造的培訓選項。在澳洲政府的 Copilot 試用計畫中，接受三種或更多形式培訓的人中，有四分之三對使用該工具充滿信心，比僅接受一種形式培訓的人高出 28 個百分點。波士頓顧問公司 (BCG) 的調查發現，未接受培訓的員工中只有 18% 是定期 AI 使用者，相較之下，接受 5 到 10 小時指導、實體課程與教練輔導的人中，此比例高達 82%。僅有 36% 的員工表示對 AI 培訓感到滿意，認為培訓時間太短或過於表面。
  • 從本來就想使用工具的人開始著手。 擁有 250 名員工的私募股權公司 IK Partners 當時的 IT 主監 Peter Tucker 採用了需求導向的策略，在零強制命令下成功觸及 190 名 ChatGPT Enterprise 使用者。他從 20 名志願者開始，當這些志願者發現該工具如何節省時間後，便成為了內部擁護者。他建立了與人們原本工作所用工具的連接器，包含 Exchange、Egnyte 與 Notion。他還與資料科學家舉辦了自由參加的工作階段，該公司 250 名員工中有 120 人出席。BBVA 透過對包括執行長在內的 250 名領導者進行培訓，將授權數量從 3,300 個擴增到 11,000 個，並將公司工具定位為比影子 AI 更安全的替代方案。

總結

當員工繞過公司提供的工具時，正好反映出這些工具的不足之處。封鎖這些工具只會掩蓋問題。影子 AI 使用率最低的企業會提供優質工具，挑選員工本來就會選擇的工具，並將殘存的任何影子功能視為仍待補足的清單。

Perplexity 如何提供協助

Perplexity Enterprise 為企業提供員工會憑實力選擇的安全工具，具備管理員可強制執行的工作帳戶登入功能、讓使用者只能看到 IT 允許內容的基於角色的權限、涵蓋使用者輸入、代理程式步驟與解答的稽核記錄、絕不用於訓練 AI 模型的公司資訊，以及在每個解答上附上來源連結以便任何人將事實傳遞給客戶前進行查證。此外，Comet for Enterprise 瀏覽器遵循公司現有的安全標準與控制措施。

常見問題

如何判斷自己是否在不知情的情況下使用了影子 AI？

檢查 AI 工具是否列在公司的核准清單上。瀏覽器擴充功能、筆記工具與自動 AI 功能都算在內，多數違反政策的人甚至從未察覺。

如果我不小心將敏感內容貼到個人 AI 工具中，該怎麼辦？

在同一天內通知 IT 或資安團隊成員，並具體說明分享了哪些內容。企業和法院對主動、自願揭露的處理方式與隱匿不同，實際損害通常取決於撤銷存取權限與變更憑據的速度。

如果同事將 AI 筆記員帶入會議中該怎麼辦？

在對話開始前先詢問，因為其中一位參與者的選擇會記錄所有人。錄音同意規則因州而異，且涵蓋通話中的每個人，而不只是主持人，因此請儘早發言或要求不要記錄敏感部分。

提供核准的 AI 工具能讓影子 AI 消失嗎？

不會，而且幾乎沒有可靠的研究直接衡量推出核准工具前後的使用情況。有效的核准工具消除了向外尋求的最大原因之一，但仍有一部分人會一直兩者並用，這種訊號值得關注而非懲罰。

經理如何分辨紀律問題與工具問題？

觀察人們會選用什麼工具以及原因。如果應變方法真的能節省時間，那就反映出獲批准的工具缺少了什麼功能。最實際的做法是填補這個缺口。隱瞞通常代表對後果感到恐懼，而非心懷不軌。