影子 AI：員工為何繞過 IT 以及如何終結

當員工使用公司未批准的 AI 工具時，他們正展現出官方工具的不足之處。

Diagram showing how workers’ preference for faster, less restricted personal AI tools can bypass approved company protections, creating data, visibility, and accuracy risks.

AI 現在已經成為許多員工日常工作的一部分，而且通常一天會使用多次。但他們手邊觸及的工具並不總是 IT 部門提供的官方工具。

「影子 AI」是指在工作中使用未獲批准的 AI 產品，包括：

  • 個人聊天機器人
  • AI 代理
  • AI 助理帳戶

根據一項針對 47 個國家超過 48,000 人的 KPMG 調查，大約一半的員工表示他們使用 AI 的方式違反了組織的政策與指南。通常，他們會將敏感的公司資訊貼到公開的 AI 工具中。

權宜之計已變成了警訊。一項針對超過 10,000 名員工、經理和領導者的 BCG 調查發現，近十分之四的人表示他們的公司沒有提供合適的工具。

當員工使用未經批准的工具時，他們會：

  • 配額限制
  • 設有上限
  • 比他們自己能取得的還要糟糕

當核准的工具足夠好時，大多數員工就會停止繞過 IT。教訓：對 AI 的需求很強烈，但影子 AI 通常是供應問題的徵兆。

什麼是影子 AI？

影子 AI 意指員工在工作中使用自己的 AI 工具，而不是組織提供的工具。它包括：

  • 回答問題的聊天機器人
  • 執行常規任務的代理
  • 錄製並轉錄會議的機器人
  • 處理整個工作流程的助理

這些工具可以連接到工作系統和應用程式。有些是獨立產品，有些則是內建於員工已擁有的工具、裝置和平台中的 AI 功能，例如 Copilot、Gemini 和 Apple Intelligence。

在安全公司 BlackFog 委託進行的一項針對 2,000 名員工的調查中，58% 的影子 AI 使用者表示他們依賴通常缺乏以下功能的免費版本：

  • 企業級安全性
  • 資料治理
  • 隱私保護

主要是因為他們重視速度。高階領導者回報使用影子 AI 的頻率幾乎是初級員工的兩倍。

員工的使用情況可能很難偵測。一項雲端安全聯盟 (Cloud Security Alliance) 調查發現：

  • 82% 的受訪者表示其組織的系統上運行著未知的代理
  • 65% 曾經歷與代理相關的事件，包括資料外洩、營運中斷以及財務損失

影子 AI 與影子 IT

影子 IT 出現得較早。AWS 雲端安全專家 Aditya Patel 稱影子 AI 是它的「叛逆表親」。

影子 IT 描述的是工作者繞過企業 IT 偏好的科技產品並使用自己的產品，有時是故意為之，有時則是在不知曉規則的情況下發生。員工在工作裝置的網頁瀏覽器中登入個人的 Google、Dropbox、WhatsApp 或 Trello 帳戶，或將文件發送電子郵件到個人地址以便在家完成。

影子 AI 的新之處在於其規模與持續性。一些範例包括：

  • 貼在公開工具中的資料可能會無限期地留在供應商的系統中
  • 當員工在做其他事情時，代理和助理會持續運行，在應用程式、電子郵件和平台之間不斷運作

傳統的安全監控軟體並未設計來發現它們。關閉瀏覽器分頁並不能停止工作，這對提示它的人以外的所有人來說通常是隱形的。

影子 IT

影子 AI

功能

儲存並移動資料

讀取、重寫並生成資料

風險

資料位於 IT 無法控制的地方

資料被修改、捏造或不再保密後返回

如何偵測

檔案傳輸和應用程式安裝會留下痕跡

貼上內容、提示詞或代理透過瀏覽器和 API 以機器速度運行，使偵測更加困難

受影響的對象

主要是使用它的人

團隊與整個組織，包括從未選擇該工具的客戶

工作中的影子 AI 範例

影子 AI 通常出現在幾個關鍵情況中：

出現的位置

外觀與表現

真實範例

趕工以符合期限

將真實的客戶記錄、原始碼或內部逐字稿貼到消費者聊天機器人中。沒有人是在惡意行事。他們只是試圖更快地獲得答案。

銀行員工將客戶姓名、社會安全號碼和出生日期貼到未經授權的 AI 應用程式中；軟體工程師將專有程式碼和機密逐字稿貼到聊天機器人中。

會議過載

一名與會者開啟個人筆記機器人，它便祕密地錄製並轉錄會議。該機器人的主管可能不會去想逐字稿中所包含的敏感資訊。

一家 AI 筆記公司因未經事先同意而遭到違反隱私的起訴；某個線上會議平台坦承其控制措施無法觸及參與者帶入會議的非官方機器人。

「實用」的 AI 附加元件

第三方 AI 擴充功能連接到電子郵件、檔案或行事曆，現在可以存取公司資料。沒有人擁有該附加元件，也不知道它可以讀取什麼。

安全漏洞始於員工連接到企業 Google Workspace 帳戶的 AI 工具；影子 AI 稽核發現有 47 個 AI 系統正在使用中，而領導者原本預期只有六或七個，其中大多數沒有擁有者，也無法判斷它們是否接觸了客戶資料。

隱藏在公司系統內部

指令碼、工作流程和服務帳戶悄悄地與 AI 模型互動。這些自訂代理永遠不會出現在任何清單上，以人類無法產生的模式全天候進行驗證。

對單一平台的單次掃描浮現了七個無人知曉正在運行的未註冊代理，以及一個沒有可識別擁有者的憑證。

面向客戶和受管制的業務

提交了從未檢查過且帶有捏造事實的 AI 生成文件。承擔後果的是員工和雇主，而不是工具。

全球有超過 2,000 起法院案件涉及 AI 虛構的引文，其中一些帶有鉅額罰款。

當工具遭到封鎖時

封鎖會轉移工作而非停止工作，將任務轉移到個人手機、關閉的 VPN、將貼上的文字片段輸入聊天機器人而非上傳附件，或是將螢幕截圖轉換為文字。

銀行的開發人員關閉公司 VPN 並在聊天機器人中來回複製程式碼；貼上與截圖方法繞過了基於檔案的控制。

當核准的工具達到使用上限或不足時

工具獲得官方授權，但在月中達到預算上限，或者核准的版本運作不佳。人們自費購買消費級工具。

工程師在幾天內耗盡了每月上限；雇主因高昂成本而限縮 AI 的使用。

為什麼員工會使用未經批准的 AI

員工使用未經批准的 IT 工具的原因有很多。

  • 有些人面臨使用 AI 的壓力，包括糟糕的績效考核或失業，而雇主提供的工具其運作效果不如他們在家中使用的工具。
  • 他們會去拿更好的工具來妥善完成工作。
  • 其他人則發現核准的工具推出太慢、太複雜、缺乏彈性，或是出錯頻率太高。

大量使用 AI 可能會變得昂貴，這導致許多知名公司對「代幣極大化 (tokenmaxxing)」的使用者設定上限。 在 2026 年 6 月，在花費了四個月的年度 AI 預算後，Uber 將每位員工每月在每個代理式編碼工具上的支出上限設為 1,500 美元。

配額限制迫使一些員工自費購買消費級版本，而不是面臨「代幣末日 (tokenpocalypse)」。一些叫員工使用 AI 的公司同時也在對其存取進行把關。

員工會繞過限制。

  • 他們將公司資料貼到公開的聊天機器人中以草擬報告。
  • 他們使用 AI 個人助理或編碼工具來加速常規任務。

有些研究人員將此描述為「影子使用者創新。」許多員工從未意識到他們違反了公司政策。根據 PagerDuty 的調查，在違規使用 AI 的員工中，只有大約一半被抓到。

影子 AI 可能會出什麼問題

這些風險至少可分為五大類：

1. 安全漏洞：未經核准的工具可能會為攻擊者提供進入內部系統的路徑。 網路基礎設施提供商 Vercel 於 2026 年 4 月揭露，在一名員工將 Context.ai 的第三方應用程式連接到企業 Google 帳戶後，高階駭客入侵了其系統。攻擊者盜走了客戶憑證，被竊取的資料後來以 200 萬美元的價格被兜售。

2. 智慧財產權外洩：只要在聊天機器人中貼上一次，專有資料就可能流出公司控制的伺服器。在 2023 年 3 月， 三星員工將原始碼和機密的內部逐字稿貼到 ChatGPT 中。令人擔憂的是其他使用者可能已經存取了這些資料。幾週後，三星禁止了生成式 AI 工具。

3. 法規衝擊：違規或 AI 捏造的事實可能會招致法規審查、罰款和商譽受損。Community Bank 的母公司 CB Financial Services 於 2026 年 5 月向美國證券交易委員會 (SEC) 提交了一份 8-K 表格，揭露了一起涉及透過未授權的 AI 應用程式處理敏感客戶資訊的內部事件。這是第一起已知針對影子 AI 使用所提交的 8-K 表格。

4. 法律複雜性：將機密資訊貼到消費者聊天機器人中可能會危及公司的營業秘密保護。在 2026 年 4 月的一項裁決中，加州聯邦法官「駁回有偏見 (with prejudice)」了營業秘密訴訟，因為原告是用 ChatGPT 開發該材料的，且未採取合理步驟來保持其機密性。在另一項裁決中，法院發現被告的個人 AI 聊天記錄不受律師與委託人特權或工作產品原則的保護，使其成為可在法院中被發現 (discoverable) 的證據。

5. 隱私：會議機器人可以在未經許可或不知情的情況下錄製人員。 美國聯邦地區法院針對 Otter.ai 的一起訴訟質疑自動筆記員是否可以在未經所有各方同意的情況下錄製參與者，以及 Otter 是否可以使用對話來訓練其模型。另外在 2024 年，研究人員 Alex Bilzerian 告訴《華盛頓郵報》，在 Otter 將他已經離開的會議的完整逐字稿（其中投資人討論了戰略失誤和操縱指標）以電子郵件寄給他後，他便退出了一筆交易。

為什麼禁止政策會失效

企業曾禁止特定的 AI 產品，隨後又改變了作法。

  • 三星 (Samsung) 於 2023 年禁止生成式 AI 工具，並於 2026 年在全公司範圍內採用 ChatGPT、Gemini 和 Claude。
  • 花旗集團 (Citigroup) 於 2023 年限制使用 ChatGPT，並於 2024 年向員工推出自己的 AI 工具。
  • 兩名經濟學家在一篇工作論文中發現，在義大利於 2023 年封鎖 ChatGPT 後，義大利軟體開發者的產出在兩天內下降了大約一半，隨後便恢復，而繞過封鎖的工具下載量則急劇上升。
  • 在 Reddit 上，一名網路安全專家寫道，在他工作的公司封鎖 ChatGPT 後，員工轉而使用無法關閉的已核准公司應用程式內建的 AI 功能。

禁止政策通常是將工作轉移到其他地方，而不是阻止未授權的 AI 使用。

  • 在 KPMG 的調查中，禁絕公開 AI 工具的員工中有 67% 表示曾將敏感或受版權保護的材料輸入工具中，相較之下，沒有正式政策的組織中這一比例為 33%。
  • 研究發現，激進的封鎖會將 AI 的使用推向個人裝置，並限制組織所能看到的範圍。
  • 網頁的螢幕截圖或相片可以破解基於檔案的控制。

如何終結影子 AI 權宜之計

影子 AI 較少的公司會讓獲得批准的路徑成為最簡單的路徑。有效的 AI 使用政策、持續的 AI 素養培訓、技術防護措施以及人員當責機制是基本要求。以下四種做法能更進一步：

  • 挑選員工本來就會選擇的工具。雷康分析 (Recon Analytics) 的一項調查發現，僅獲配 Copilot 的員工中有 68% 將其命名為主要 AI 工具，而在獲配三大工具時這一比例為 8%。莫德納 (Moderna) 在使用者測試中將自己的助理與 Copilot 和 ChatGPT Enterprise 進行了比較，然後挑選了員工評分最高的工具。
  • 在限制權宜之計之前先提供替代方案。一項針對澳洲關鍵基礎設施從業人員的研究發現，幾個組織是在開始提供核准的選項之後才封鎖公開 AI 工具，作者將這種方法稱為「替代優先」。一名參與者表示：「如果你不給他們工具，他們就會想辦法找到工具。」雲端安全提供商的研究機構 Netskope Threat Labs 報告指出，在其金融服務客戶中，官方解決方案使個人 AI 帳戶的使用率從 76% 下降到 36%，同時核准的使用率從 33% 上升到 79%。
  • 提供一系列量身打造的培訓選項。在澳洲政府的 Copilot 試用計畫中，接受三種或更多形式培訓的人中有四分之三對使用該工具充滿信心，比接受一種培訓的人高出 28 個百分點。一項 BCG 調查發現，未接受培訓的員工中只有 18% 是定期 AI 使用者，相較之下，接受五到十小時指導、實體工作階段和教練輔導的人中這一比例為 82%。只有 36% 的員工表示對他們的 AI 培訓感到滿意，認為時間太短或流於表面。
  • 從已經想要該工具的人開始著手。250 人規模的私募股權公司 IK Partners 當時的 IT 主管 Peter Tucker 採用了需求導向的策略，在零強制的情況下達成了 190 名 ChatGPT Enterprise 使用者。他從 20 名志願者開始，當他們看到該工具如何節省時間時，便成為了內部倡導者。他與人們已經在使用的工具（包括 Exchange、Egnyte 和 Notion）建立了連接器。他還與一位資料科學家舉辦了自願參加的工作階段，該公司 250 名員工中有 120 人出席。透過對 250 名領導者（包括執行長）進行培訓，BBVA 的授權數從 3,300 個增加到 11,000 個，並將公司工具定位為比影子 AI 更安全的替代方案。

總結

當員工繞過公司提供的工具時，他們正好暴露了這些工具的不足之處。封鎖它們只會掩蓋這些資訊。影子 AI 使用率最低的公司會提供良好的工具，挑選員工本來就會選擇的工具，並將剩餘的任何影子使用情況視為仍待補齊的功能清單。

Perplexity 如何提供協助

Perplexity Enterprise 為公司提供了一款員工因其實用性而選擇的安全工具，並具備管理員可強制執行的工作帳戶登入功能；基於角色的權限設定，確保人員只能看到 IT 允許的內容；跨使用者輸入、代理步驟和回答的稽核日誌；絕不用於訓練 AI 模型的公司資訊；以及在每個回答上提供來源連結，以便任何人都能在將事實傳遞給客戶之前進行查證。此外，Comet for Enterprise 瀏覽器也遵循公司現有的安全標準與控制措施。

常見問題

我該如何判斷自己是否在不知情的情況下使用影子 AI？

檢查 AI 工具是否在公司的核准清單上。瀏覽器擴充功能、筆記工具和自動 AI 功能都算在內，而且大多數違反政策的人從未意識到這一點。

如果我不小心將敏感內容貼到個人 AI 工具中，該怎麼辦？

在同一天告知 IT 或安全團隊的某人，並具體說明分享了什麼內容。公司和法院對迅速、自願揭露與隱瞞的處理方式不同，而實際損害通常取決於多快能撤銷存取權限和更改憑證。

如果同事將 AI 筆記員帶入會議中怎麼辦？

在對話開始前先詢問，因為其中一名參與者的選擇會記錄所有人。錄製同意規則因州而異，且涵蓋通話中的每個人，而不僅僅是主持人，因此請儘早發言或要求不要轉錄敏感部分。

提供核准的 AI 工具能讓影子 AI 消失嗎？

不會，而且很少有可靠的研究直接衡量在推出核准工具之前和之後的使用情況。有效的核准工具消除了向外尋求的最大原因之一，但一定比例的人總是會繼續同時使用這兩者，而這個訊號值得關注而非懲罰。

經理該如何分辨紀律問題與工具問題？

觀察人們伸手去拿什麼工具以及原因。如果權宜之計確實節省了時間，那就反映了核准工具所欠缺的功能。最務實的做法是填補這個缺口。隱瞞通常代表對後果的恐懼，而非不良意圖。